Лекции по "Делопроизводству"

– Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД)

– Общероссийский классификатор  валют (ОКВ) и др. [15].

Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит унифицированную систему документации и информацию о формах документов.

Задачи ОКУД:

1) регистрация форм  документов;

2) рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов;

3) контроль за составом  документов и исключением дублирования  информации, применяемой в сфере  управления;

4) сокращение количества  применяемых форм;

5) упорядочение информационных потоков;

6) исключение из обращения  неунифицированных форм документов [8].

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных  форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации.

Наиболее полным межотраслевым  документом по организации документационного обеспечения управления является Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ.

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ  – упорядочить документооборот  в организациях, сократить количество и повысить качество документов, создать наиболее благоприятные условия для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [7].

 

2.2 Организация  делопроизводственного обслуживания.

 

Одной из важнейших задач  современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации.

Существует три формы  организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная [18].  При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные и производительные технические средства;

- обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством. В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации  делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

 

 

Лекция 3,4. Правила оформления документов.

 

3.1. Бланки служебных  документов.

 

Бланк как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается, появился в 30-х гг. XIX в. и нашел широкое применение. В настоящее время документы, отправляемые из организации, в большинстве случаев оформляются на бланках. Установлены следующие виды бланков документов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного  вида документа.

Бланк может быть заранее  отпечатан в типографии (бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности изготавливаются только типографским способом), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, наименование министерства или ведомства, наименование предприятия, организации, адресные данные. В бланке ограничительными отметками – черточками и уголками – отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка писем. Вместо реквизита «Название вида документа» оставлено место для проставления названия вида документа. Вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» – «Место составления или издания». Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.

Бланки могут иметь  как продольное, так и угловое  расположение реквизитов (Рис.1,2). При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Вариант бланков с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое размещение наиболее рационально для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу. Продольное расположение реквизитов характерно когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, когда реквизиты оформляются на двух языках, в этом случае слева печатают реквизиты на языке субъекта РФ, справа – на русском на одном уровне.

 Большинство служебных документов оформляется на листах формата А4 (210x297) и А5 (248x210) , допускается использование бланков формата А3 и А6. Бланки документов должны иметь поля: левое – 20 мм, верхнее – 20 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм. Бумага бланков должна быть белого цвета, в исключительных случаях допускаются кремовые или желтые оттенки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1 Расположение реквизитов и границы  зон на формате А4 продольного  бланка.

 

 

Рис. 2 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка.

 

 

 

 

3.2. Правила оформления реквизитов документов.

 

Документ состоит из отдельных информационных элементов  – реквизитов (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенном порядке, составляет формуляр документа.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит – от лат. Requisitum, т. е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

1. Государственный  герб Российской Федерации.

В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб изображается на бланках: Президента Р. Ф.; палат Федерального собрания; Правительства Р. Ф.; Верховного Суда Р. Ф. и т. д.

2. Герб субъекта Р. Ф.

Изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, городов, поселений, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении, регламентируется правовыми актами субъектов Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблему предприятия  – символическое графическое  изображение. В качестве эмблемы, как  правило, используется товарный знак. Она облегчает поиск документа, но заменять наименование учреждения эмблемой не допускается. Размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована, не воспроизводится при изображении на бланке герба.

4. Код организации.

Согласно Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он является подтверждением правомочности организации и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращения количества ошибок, возникающих при передачи длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

5. Основной государственный регистрационный номер предприятия (ОГРН) юридического лица.

6. Индивидуальный  номер налогоплательщика / код  причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Представляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы  документа.

Согласно Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД), проставляется, если разновидность документа включена в классификатор.

8. Наименование  организации.

Реквизит содержит полное название автора документа. Сверху указывается  вышестоящее учреждение, под ним  наименование организации, ниже структурного подразделения, должностного или физического  лица. Все наименования в именительном падеже. Сокращенное название предприятия приводится ниже полного в скобках.

9. Справочные  данные об организации. 

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. Могут указываться банковские реквизиты.

10. Наименование  вида документа.

Позволяет судить о виде документа, определяет состав реквизитов, структуру текста. Проставляется  на всех документах, кроме писем, и  печатается прописными буквами под  названием организации.

11. Дата документа.

Обеспечивает юридическую  силу документу, может указываться  дата создания и/или подписания, утверждения события, отраженного в документе. На документе могут проставляться также даты согласования, резолюции, исполнения и др. Если документ издают 2 и более организации, то он должен иметь одну дату. При подготовке проекта документа печатают год и месяц, а число проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. Оформляется цифровым способом: 02.09.2009, словесно-цифровом: 02 сентября 2009 г.. Проставление нуля обязательно. Цифровым в обратном порядке: 2009.09.02 проставляется дата на международных документах.

12. Регистрационный  номер документа.

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Регистрационный номер проставляется при регистрации документа на уровне даты. Как правило, место на бланках для даты и регистрационного номера обозначается следующим образом: _______№_____

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Проставляется на документах ответах на запрос (ответных письмах, заключениях по поручениям и т.п.), дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформление: На № 02-1 3/36 от 04.03.2009, размещается под датой и номером документа.