Лекции по "Делопроизводству"

 

Система коллежского  делопроизводства.

 

В 1699 г. Петр I вводит в  обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы  документа и всеобщем переходе к  тетрадной форме (листовой и книжной).

Тетради, обычно состоящие  из четырех листов бумаги, сложенных  пополам и сшитых ниткой, не имели  переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.

Первым новым учреждением  стал Сенат - первоначально законосовещательный  орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для  работы в новых условиях правительство  стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью "Секретно", они передавались лично генерал-прокурору Сената.

В результате петровских реформ в области управления сложилась  следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой  реформы стал "Генеральный регламент" утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный  регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры.

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным  актом окончательно отделяются обязанности  присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии.

Генеральный регламент  устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.

Появились новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные – прошениями.

Существенные изменения  в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: "Октября 17 дня 1723 года". Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

 

 Система министерского делопроизводства 19 - начала 20 вв.

 

Начало 19 в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения. Новая система управления – министерская, в ее основе лежит принцип единоначалия. Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию, на которую ложилась работа по документационному обеспечению министерства. В это время появляется термин делопроизводство – от производить дело, решать вопрос.

Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно было разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги". В этот период ведется работа по упрощению, стандартизации, классификации документов, появляется достаточно обширная делопроизводственная литература. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. В последней трети 18 века появились пишущая машинка, которая ускорила процесс создания документов, снизила расход бумаги и телеграф.

 

Делопроизводство  в 20 веке.

 

 В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

Для оформления административных документов принято постановление  СНК от 2 марта 1918 г "О форме  бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В 1926г. создается Государственный институт техники управления (ИТУ). В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

- организация делопроизводства  должна быть единой для всего  учреждения;

- регистрация документов  должна быть однократной и  производиться в самой упрощенной  форме; отказ, где возможно, от  регистрации;

- количество инстанций,  через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

- справочная работа  обеспечивается с наименьшей  затратой энергии и времени;

- контроль исполнения  документов должен быть проверкой  по существу, не носить формальный  характер;

- наблюдение, руководство  и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

Определенной вехой  в развитии вопросов работы с документами  стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная  инструкция о делопроизводстве для  учреждений и организаций РСФСР" в 1958г., в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.

Заметным явлением в  истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и  др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.

Внедрение указанных  материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД, а в 1997 г. был издан ГОСТ Р 6. 30-97., регламентирующий требования к оформлению документов. Последний вышедший – ГОСТ Р 6. 30-2003. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов.

 

 

Лекция 2. Нормативно-методическая база делопроизводства. Организация  делопроизводственного обслуживания.

 

2.1 Нормативно-методическая база делопроизводства.

 

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Документационное  обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Нормативно-методическая база включает в себя:

1) законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

2) государственные стандарты  на документацию;

3) нормативные документы  по организации управленческого  труда и охране труда;

4) государственную систему  документационного обеспечения  управления. Основные требования  к документам и службам документационного обеспечения (далее – ГСДОУ);

5) указы и распоряжения  Президента РФ, постановления и  распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного  обеспечения на федеральном уровне;

6) классификаторы социальной  и технико-экономической информации;

7) унифицированные системы  документации;

8) правовые акты федеральных  органов исполнительной власти (агентств, служб, комитетов и т.д.);

9) нормативные документы  по организации архивного хранения  документов [13].

Для сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (далее – УСД).

В основе УСД лежит  метод унификации, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. В данный момент существует восемь УСД:

– унифицированная система организационно-распорядительной документации;

– унифицированная система  внешнеторговой документации;

– унифицированная система  учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятий;

– унифицированная система  отчетно-статистической документации;

– унифицированная система  банковской документации;

– унифицированная система  финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

– унифицированная система  документации по труду;

– унифицированная система  документации Пенсионного фонда  РФ [7].

Государственный стандарт России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30 – 2003 был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива взамен ГОСТ Р 6.30 – 97 и принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификаторы являются важными средствами информационного обеспечения. Все классификаторы делятся на три группы:

1) классификаторы информации  об организационных структурах:

– Общероссийский классификатор  органов государственной власти и управления(ОКОГУ) 
           – Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР)

– Общероссийский классификатор  пунктов погрузки-выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном  транспорте (ОКППВ) и др.;

2) классификаторы информации  о населении и кадрах:

– Общероссийский классификатор  информации о населении (ОКИН)

– Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

 3) классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

– Общероссийский классификатор  стандартов (ОКС)