Контрольная работа по "Делопроизводству"

СОДЕРЖАНИЕ

Вопрос № 10. Понятие распорядительных документов, их роль в процессе управления. Виды распорядительных документов. Стадии подготовки распорядительных документов, издаваемых коллегиально и на основе единоначалия. Реквизиты и требования к тексту распорядительного документа. Выписка из приказа. Правила оформления реквизитов «Виза», «Гриф согласования», «Отметка о заверении копии».

Вопрос № 25 Номенклатура дел, ее назначение, порядок составления и утверждения

Вопрос № 41. Оформить телефонограмму со всеми реквизитами. Минпромстрой РФ. Передал – секретарь Сергеева, тел.147 83 35. Мосстрой N 8. Принял – секретарь Мурашова, тел.375 92 48. Время передачи: 11 час. 30 мин. 27 февраля 2010 года в 10.00 состоится Коллегия Министерства. Явка начальника Мосстроя обязательна. Заведующий общим отделом В.К.Воронов.

Вопрос № 51 Бухгалтер-кассир ЗАО «Восток» оформил заявление об увольнении по собственному желанию. Задание: Подготовьте приказ о прекращении действия трудового договора с работником унифицированной формы № Т-8. Внесите в трудовую книжку запись об увольнении по собственному желанию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос № 10. Понятие распорядительных документов, их роль в процессе управления. Виды распорядительных документов. Стадии подготовки распорядительных документов, издаваемых коллегиально и на основе единоначалия. Реквизиты и требования к тексту распорядительного документа. Выписка из приказа. Правила оформления реквизитов «Виза», «Гриф согласования», «Отметка о заверении копии».

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты, действующие на федеральном уровне, акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;
• правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);
• правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

1. Документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
2. Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно с группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например коллегии министров. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятие решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узком кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации – ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. 

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:

1. Инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение  материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей.
7. Доведение решения до исполнителей.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 -Государственный герб Российской Федерации;

02 -герб субъекта Российской Федерации;

03 -эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 -код организации;

05-основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 -код формы документа;

08 -наименование организации;

09 -справочные данные об организации;

10 -наименование вида документа;

11 -дата документа;

12 -регистрационный номер документа;

13 -ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 -место составления или издания документа;

15 -адресат;

16 -гриф утверждения документа;

17 -резолюция;

18 -заголовок к тексту;

19 -отметка о контроле;

20 -текст документа;

21 -отметка о наличии приложения;

22 -подпись;

23 -гриф согласования документа;

24 -визы согласования документа;

25 -оттиск печати;

26 -отметка о заверении копии;

27 -отметка об исполнителе;

28 -отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 -отметка о поступлении документа в организацию;

30 -идентификатор электронной копии документа.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия сними и дублирования, заострить внимание на нерешённых сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Выписка из приказа - это своего рода фрагмент приказа, но в то же время отдельный документ. Выписки из приказов по личному составу готовят по запросам вышестоящих организаций, государственных и муниципальных органов (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии). Обязательным условием подготовки выписки из приказа является точное указание начальных реквизитов приказа (наименование предприятия, даты и номера подлинного приказа, места издания, заголовка к тексту, необходимого фрагмента приказа). При оформлении фрагмента приказа необходимо руководствоваться следующими правилами:

1) если в приказе есть констатирующая  часть, ее приводят полностью;

2) из распорядительной части  “извлекают” тот пункт, ради  которого и готовится выписка.