Контрольная работа по "Делопроизводству"

Вариант №16

1. Раскрыть содержание  следующих понятий: общий бланк,  положение, служебная записка,  номенклатура дел. 

2. Каковы правила  оформления реквизита «Почтовый  адрес отправителя»?

3. Организационные  документы. Особенности оформления  организационных документов.

4. Практическое задание

Оформить на листах формата А4 протокол, используя следующие данные:

ПРОТОКОЛ  №2, 05.12.2008 г., г.Минск, заседание экспертной комиссии. Председатель - А.В.Иванов, секретарь - Н.А.Овчинникова. Присутствовали: 9 человек. Повестка дня: 1. О рассмотрении сводной  номенклатуры дел министерства образования  Республики Беларусь. Информация зав.общим  отделом А.С.Сидоровой. 2. О подготовке документов к передаче на государственное  хранение. Информация зав. архивом В.И.Беловой. СЛУШАЛИ: Сидорову А,С. Информация прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Соловьева В.М. (зав. архивом). - Номенклатура дел министерства подготовлена на основании номенклатур дел, разработанных  структурными подразделениями. Все  подразделения министерства представили  номенклатуры в установленные сроки. В них полно отражен комплекс документов, откладывающихся в деятельности подразделений, учтены требования, предъявляемые  к формированию дел и составлению  заголовков, включенных в номенклатуру. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить номенклатуру дел министерства на 2009 год. 2. Представить  номенклатуру дел на согласование в  Национальный архив Беларуси. СЛУШАЛИ: Белову В.Н. - В ходе подготовки документов к передаче на государственное хранение были выделены к уничтожению как  не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы за 1994-1999 гг. Экспертиза проводилась  в соответствии с "Перечнем ...". За эти же годы подготовлены для  утверждения описи дел постоянного  хранения. ВЫСТУПИЛИ: Грачева А.Н. - Текст  выступления прилагается. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить акт от 00.00.00 №00 о выделении  к уничтожению документов и дел. 2. Рекомендовать для утверждения описи дел постоянного хранения. ПредседательА.В.Иванов. Секретарь Н.А.Овчинникова.

Все недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

 

 

 

1. Раскрыть содержание  следующих понятий: общий бланк,  положение, служебная записка,  номенклатура дел

Общий бланк – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий;

- свод правил, регулирующих  определенную отрасль государственного  управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной  жизни.

Служебная записка- записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Номенклатура  дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

 

2. Каковы правила  оформления реквизита «Почтовый  адрес отправителя»?

Реквизит «Почтовый адрес  отправителя» оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.

На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и  «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т. д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т. д.).         

 

ПРИМЕР:

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита «Адресат»  может входить почтовый адрес.

Министерство образования

Республики Беларусь

 

Начальнику финансового  отдела

Богдановичу

 

ул. Советская,9

220010, г. Минск

 

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию  и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Столяровой Н.М.

 ул. П. Глебки, д. 15, кв. 26

223120, п/о Логоза

 Логойского р-на

Минской области

3. Организационные  документы. Особенности оформления  организационных документов.

Организационные документы  реализуют нормы административного  и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и  строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно  процедуру утверждения непосредственно  руководителем с проставлением  грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или  заседанием коллегиального органа и  действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые  организационные документы. 

К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция. Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются обязательными для исполнения.

Организационные документы  проходят обязательную процедуру утверждения. В зависимости от вида документа  они могут утверждаться вышестоящей  организацией, руководителем данной организации, руководителем структурного подразделения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Датой  организационного документа является дата его утверждения. Бланк организационного документа должен иметь обязательный набор реквизитов: название организации  или подразделения(если документ утверждает руководитель подразделения), наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст  организационных  документов содержит пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Организационные документы  в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.

Устав- документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организаций, учреждений с другими организациями, обществами и гражданами в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Структура устава и его  содержание определяются разработчиком  и включают следующие разделы:

- общие положения (указываются задачи и цели организации);

- организационное единство (перечисляются структурные подразделения  и их взаимосвязи);

- регламент деятельности (содержатся сведения о формах  управления, правах и обязанностях  должностных лиц);

- финансово-материальная  база (указываются источники финансовых  ресурсов, порядок распоряжения  средствами);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации и  ответственность за дела организации.  Кроме перечисленных в устав  могут быть включены и другие  разделы в соответствии со  спецификой деятельности организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной  власти; уставы общественных организаций- съездами этих организаций; уставы государственных  предприятий и учреждений- вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы частных предприятий утверждаются их коллективами и регистрируются вышестоящими административными органами (областными, краевыми, городскими, районными).

При оформлении Уставов используются:

• наименование министерства или ведомства;

• наименование организации;

• наименование вида документа (устав);

• дата документа;

• регистрационный номер  документа;

• место составления или издания документа(город);

• гриф утверждения документа (для часиного предприятия указывается, кем зарегистрировано);

• текст документа;

• подпись руководителя.

Отметка о регистрации  устава включает наименование органа, осуществляющего государственную  регистрацию создаваемых  организаций, дату регистрации, государственный  регистрационный номер и заверяется печатью регистрирующего органа.

Положение- документ, определяющий задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы учреждения, предприятия или его подразделения. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях. Текст положения организации включает следующие разделы.

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3.Функции.

4.Права и обязанности.

5.Руководство.

6.Взаимоотношения и связи.

7.Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8.Реорганизация и ликвидация.

Положение об организации  утверждается вышестоящей организацией.

Текст положения о подразделении  включает следующие разделы:

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3.Функции.

4.Права и обязанности.

5.Ответственность.

6.Взаимоотношения.

Положение оформляется на общем бланке организации.

Положение о структурном  подразделении подписывает его  руководитель, вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик; положение согласовывается с юридическим отделом.

Положение учреждения утверждается вышестоящей организацией.

При оформлении положения  используют следующие реквизиты:

• наименование ведомства;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• гриф утверждения документа;

• наименование вида документа (положение);

• дата документа;

• регистрационный номер  документа;

• место составления или издания документа (город);

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• подпись;

• гриф согласования документа;

• визы согласования документа.

 

Договор (контракт)- документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких- либо отношений (характера сделки, условий и сроков поставки, транспортировки, оплаты, гарантий и т.п.).

Договорные отношения  могут быть установлены путем  представления одной из сторон проекта  договора (контракта). Получив проект, другая сторона рассматривает его и при отсутствии возражений подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

Составными частями договора (контракта) являются:

• заголовок документа (договор  купли-продажи, контракт на покупку, контракт о техническом содействии и т.п.);

• дата, место составления, номер;

• наименование сторон (полное и сокращенное название фирм);

• предмет контракта;

• условия и сроки (поставки, перевода, хранения, упаковки, рекламы, реализации и т.п.);

• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

• порядок сдачи и приема выполненных работ;

• ответственность сторон (в том числе за невыполнение принятых обязательств);

• юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты, номера телефонов, факсов);

• подписи должностных  лиц (с указанием должностей, расшифровок  подписей и дат подписания документов);

•  печати фирм-контрагентов.

Штатное расписание- документ, содержащий перечень должностей сотрудников предприятия, учреждения, фирмы; сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание оформляется  на бланке предприятия, подписывается  заместителем руководителя предприятия  и согласовывается с главным  бухгалтером. Штатное расписание утверждается руководителем предприятия. В грифе  утверждения указывается общая  штатная численность предприятия  и месячный фонд заработной платы, на грифе утверждения ставится гербовая печать или печать организации. Текст  штатного расписания составляется в  табличной форме. В заголовке  к тексту указывается год, на который  составляется штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несет отдел  кадров.

Должностная инструкция- документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции. Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.