Характеристика современных технических средств и программных продуктов, используемых в деятельности секреторя

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  НАЦИОНАЛЬНЫЙ

ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

( Н И У « Б  е л Г У »  ) 
 

ИСТОРИЧЕСКИЙ  ФАКУЛЬТЕТ 

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 
 

Характеристика  современных технических  средств и программных  продуктов, используемых в деятельности секретаря 

Курсовая  работа

студентки заочного отделения 5 курса группы 070752

Тарасовой Анны Павловны 
 
 
 

   Научный руководитель: 

                            кандидат  исторических наук

      Рябцева М.Л.   
 
 
 
 
 
 
 
 

БЕЛГОРОД 2011

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение……………………………………………………………………………...3

1. Технические средства в широком и узком смысле……………………….…....7

1.1. Способы  документирования……………………………………….…….…9

   1.2. Разновидности  носителей документов……………………………………12

2.  Современные  технические средства, используемые для создания и обработки документов……………………………………………………………..19

   2.1. Способы  и средства изменения, тиражирования  и физической обработки документов………………………………………………………………………….22

   2.2. Средства телекоммуникаций……………………………………….……..26

   2.3. Факсимильная связь…………………………………………….………….31

   2.4. Модемная связь……...……………………………………………………..34

Заключение………………………………………………………………………....38

Библиографический список………………………………………………….…….39 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

С точки зрения технологии управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Недокументируемые управленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.

Как известно, в  настоящее время человечество переживает период лавинообразного роста количества информации. В полной мере это относится  и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.

По мере расширения и усложнения деятельности любой  организации, роста количества деловых  документов процессы, связанные с  обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.

В большей степени  для использования новых технических  средств и технологий приспособлены  делопроизводственные процессы, т. к. для  создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

Итак, в настоящее  время имеют место, с одной  стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации.

В связи с  вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Тема  актуальна тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство, внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Объект  исследования: средства обработки информации.

Предмет исследования: современные технические средства, используемые для создания и обработки документов секретарем.

Цель  работы: изучить особенности использования в деятельности секретаря современных технических средств обработки документов в делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- изучить способы  документирования информации;

- рассмотреть  разновидности носителей документов;

- описать способы  изменения, тиражирования и физической обработки документов;

- выявить особенности  применения средств телекоммуникаций.

Ряд авторов  в своих работах рассматривают  проблему современных технических средств, используемых в деятельности секретаря.¹ Следует отметить, что по данной проблеме  имеется большое количество литературы.²

Однако наибольший интерес представляют статьи, опубликованные в профессиональных периодических изданиях таких, как «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Делопроизводство», «Секретарское дело».³ Можно отметить наличие отдельных интрнет-публикаций по рассматриваемой проблематике⁴.

Салков В.В. в  своей работе проанализировал и  обобщил основные вопросы теории и практики современных технических  средств и программных продуктов.⁵

Специфику работы компьютерных сетей России в своей статье изложила Ю.И. Волкова.⁶ 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Технические средства  в широком и  узком смысле 
 

Техника — общее  название различных приспособлений, механизмов и устройств, не существующих в природе и изготовляемых  человеком.⁷

Основное назначение техники — избавление человека от выполнения физически тяжёлой или рутинной (однообразной) работы, чтобы предоставить ему больше времени для творческих занятий облегчить его повседневную жизнь.

Основными задачами техники  является:

-Создание материальных и культурных ценностей;

-Производство, преобразование и передача различных видов энергии;

-Сбор, обработка и передача информации;

-Создание и использование различных средств передвижения;

-Поддержание обороноспособности

Универсальная классификация технических средств ещё не создана, да и вряд ли будет создана в будущем. В настоящее время техника классифицируется по областям применения, например: промышленная техника, транспорт, бытовая техника, вычислительная техника и т. д. Дополнительно технику можно разделить на производственную, например, станки, инструменты, средства измерения и т. д., и непроизводственную — бытовая техника, легковой транспорт, техника для досуга.

Различные технические  устройства позволяют значительно  повысить эффективность и производительность труда, более рационально использовать природные ресурсы, а также снизить вероятность ошибки человека при выполнении каких-либо сложных операций. 

1.1. Способы документирования

Фиксация информации на материальных носителях, как это  явствует из определения документа, осуществляется созданным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ. Этот способ заключается в  нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального  носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества. Сначала с использованием простейших пишущих средств (стило, калам) VII-VI в. до Р.Х.

На смену простейшим средствам приходят перья гусиные, утиные, вороновые. Однако уже в Древнем  Риме появились перья из бронзы и меди. В 1809 году была запатентована первая ручка, изобретателем которой стал Фридерик Фолш из Австрии. В 1938 Венгерским журналистом Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой «Вечное перо» было заменено свободно вращающимся шариком. В 1949 году появилась первая советская шариковая ручка. В 1960-1970 годах в процессе усовершенствования чернил для перьевых ручек стали появляться маркеры, рапидографы, фломастеры. Процесс усовершенствования и модификации ручек продолжается. Простейшие орудия письма по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного, текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, разнообразием. Практически все кому приходиться работать с документами пользуются ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Среди разнообразия способов документирования можно выделить:

1.Механическая запись:

1.1.Перфорирование (таким способом создают документы массивы, которых (полностью или частично) называют технотронными, машиночитаемыми, аудиовизуальными;

1.2.Аналоговая и механическая звукозапись. Механическая запись звука – это система с помощью, которой на движущемся материальном носителе вырезается или выдавливается канавка в соответствии с записываемыми звуковыми колебаниями. Механическая звукозапись представляет собой типичную аналоговую запись информации;

2.Фотохимический способ (фото-документирование);

3.Кинодокументирование;

4. Электронный способ документирования. Электронное документирование.

5.Оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации;

6.Голография;

Документирование  может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме.⁸ Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

К кодированию  информации человек стал прибегать  с давних пор. Как справедливо  отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой  не что иное, как системы кодирования  речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения, так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit – binary digit – двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое  распространение в радиотехнике получили электронные лампы.

В результате на рубеже 1930-х – 1940-х годов сразу  в нескольких странах мира, в том  числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г. С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.