Характеристика современных технических средств и программных продуктов, используемых в деятельности секреторя

Кроме того, применение ПК для управления работой факсимильных карт позволяет реализовывать множество  полезных и удобных алгоритмов - приложений КТ. Многие из них предоставляют  возможность полностью автоматизировать процесс обмена факсимильными сообщениями. К таким приложениям КТ, получившим наиболее широкое распространение, относятся ФАКС-СЕРВЕР, ФАКС ПО ЗАПРОСУ И ФАКС-РАССЫЛКА. Применение факс-сервера сводит к минимуму временные и материальные затраты при приеме и передаче факсимильных сообщений. Факс по запросу позволяет автоматизировать процесс предоставления абонентам часто запрашиваемых документов. Факс-рассылка значительно упрощает работу персонала при рассылке большого количества разных документов большому числу адресатов. 

2.4. Модемная связь 

Без модема немыслима  система электронных коммуникаций. Это устройство позволяет включиться в увлекательный, а сегодня, используя  последние изобретения мира телекоммуникаций, уже и просто жизненно необходимый, мир информационных потоков, электронных  баз данных, электронной почты, электронных справочников, электронных досок объявлений и многого другого. Возможности получения и обмена информацией с помощью модемов уже сегодня трудно переоценить, а то, что ждет нас завтра, мы не можем себе даже вообразить. Электронное письмо, посланное по электронной почте в любую точку земного шара, дойдет до адресата меньше, чем за два часа. Мы можем поместить какое-либо объявление или рекламу в систему телеконференции вашей сети электронной почты и эту информацию через сутки узнает весь мир. Посредством модема можно, например, из Москвы подключиться напрямую к серверу в Нью-Йорке и работать с информационными базами данных, которые он содержит. Наконец, мы можем послать факс. Уже сегодня ни одна солидная брокерская контора не может обойтись без оперативного получения и передачи информации с использованием компьютерных каналов связи и, как следствие, модемов.

Поясним, что  же такое модем, и как он работает. Когда компьютер используется для  обмена информацией по телефонной сети, необходимо устройство, которое может принять сигнал из телефонной сети и преобразовать его в цифровую информацию. На выходе этого устройства информация подвергается МОдуляции, а на входе ДЕМодуляции, отсюда и название МОДЕМ. Назначение модема заключается в замене сигнала, поступающего из компьютера (сочетание нулей и единиц), электрическим сигналом с частотой, соответствующей рабочему диапазону телефонной линии. Акустический канал этой линии модем разделяет на полосы низкой и высокой частоты. Полоса низкой частоты применяется для передачи данных, а полоса высокой частоты - для приема.

Рассмотрим некоторые  стандарты работы модемов.                                      Наибольшее распространение получили так называемые НAYES-совместимые модемы, по имени фирмы-производителя одного из первых модемов. Такие модемы используют AT-команды (от английского слова ATtention) , совместимые с Нayes Smartmodem. Кроме стандартного для всех Нayes-совместимых модемов набора команд каждый производитель в отдельности предлагает пользователю широкий спектр специфических команд, имеющих силу лишь в моделях этой фирмы (например, USRobotics, Rockwell, ZyXEL и т.д.)

Кроме совместимости  по набору команд модем должен соответствовать  какому-либо стандарту передачи информации по телефонным линиям. Такими стандартами являются рекомендации МККТТ (международный консультативный комитет по телеграфии и телефонии, фран. CCITT (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique).

Модемы, соответствующие  стандартам для скорости до 2400 бод, могут свободно обмениваться информацией. Следует отметить, что рекомендация CCITT V. 32 не является стандартом в полном смысле этого слова, поскольку практически каждый крупный производитель модемов скорости выше 2400 бод имеет привычку дополнительного приложения одного или нескольких специфических протоколов передачи данных. Их использование возможно только при связи аналогичных модемов, причем при этом достигается, как правило, более высокая скорость передачи, помехоустойчивость и быстрота соединения.

Наиболее распространенным и дешевым (почему и пользующимся успехом в предпочтении пользователей) является протокол НST (НigН Sрeed Transfer), разработанный  фирмой USRobotics еще в конце 80-х годов. Существуют разновидности этого  протокола: Н96, Н14, Н16, Н19, Н21, Н28, различие которых состоит лишь в скорости передачи информации, которая соответственно составляет 9600,14400,16800,19200,21600 и 28800 бод. Благодаря дешевизне, широким возможностям модернизации и высоким помехоустойчивости и скоростным данным протокола НST пользователи предпочитают приобретать широко известные модели USRobotics, такие как Sрortster, Worldрort, Courier.

Широкое распространение  получили также модемы фирмы ZyXEL, обладающие специфическим протоколом ZYX, дающим возможность передачи данных со скоростью 19200 бод полным дуплексом. Большую популярность модемы ZyXEL приобрели в начале 90-х годов исключительно из-за недоступности для отечественного покупателя других марок модемов. Главный их недостаток - высокая цена, отпугивает широкий круг потребителей. Но, несмотря на это, банковские структуры и государственные учреждения, исходя из сложившейся традиции, предпочитают модемы именно этой фирмы.

Менее распространены, весьма дорогие, но обладающие сильным  и устойчивым сигналом, способным игнорировать даже защитные фильтры, ставящиеся на АТС во избежание бесплатного пользования модемами. Это модемы фирмы Telebit марки TrailBlazer и знаменитый протокол РEР (Рacket Ensemble Рrotocol) Практически все высокоскоростные модемы совместимы с менее быстрыми стандартами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

Прогрессивное развитие средств информационных технологий, позволяет внедрять в делопроизводство элементы «безбумажной» технологии, информационный обмен осуществляется с помощью электронных коммуникационных средств, хранение и обработка информации – с помощью персональных компьютеров и периферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации с помощью современного копировального оборудования.

Сейчас, в условиях многократно возрастающих каждый год  информационных потоков, уже практически  невозможно вообразить четкое взаимодействие банковских структур, торговых и посреднических фирм, государственных учреждений и других организаций без современной вычислительной техники и компьютерных сетей. В противном случае пришлось бы содержать гигантский штат обработчиков бумажных документов и курьеров, причем надежность и быстрота функционирования такой системы все равно была бы значительно ниже предоставляемой модемной связью и компьютерными сетями. А ведь каждая минута задержки в пересылке важных информационных сообщений может вылиться в весьма ощутимые денежные потери и имидживые крахи.

В настоящей  курсовой работе мы рассмотрели современные  технические средства, используемые при создании и обработке документа, изучили способы документирования информации, рассмотрели разновидности носителей документов, описали некоторые способы тиражирования документов, а так же выявили особенности применения средств телекоммуникаций.

Таким образом, цель изучения особенностей использования  современных технических средств  обработки документов в делопроизводстве, достигнута. 
 

Библиографический список 

I. Источники

   Опубликованные  источники

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов,1998.- 120 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.  – М: Издательство стандартов, 2003. – 56 с.

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии. – М.: Издательство стандартов, 2007. – 28 с. 

II. Литература

4. Антонова, П. Сеть RELCOM и электронная почта/ П. Антонова. - М.: Демос, 1991.- 171 с.

5. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации доку-

ментооборота: использование  многокритериального подхода / М.П. Бобы-

лева // Делопроизводство. — 2002. — № 2. — С. 11—26.

6. Вильховченко, С.Д. Модемы (выбор, установка, настройка)/ С.Д. Вильховченко.- М.: ABF, 1997.- 189 с.

7. . Волкова, Ю.И.Справочник, компьютерные сети России. Услуги международной связи/ Ю.И. Волкова.- М.: ТОО ЭЛИС. ЛТД, 1992.- 321 с.

8. Гасов, В.М. Технические средства ввода-вывода графической информации/ В.М. Гасов.- М.: 2006.- 202 с.

9. Галахов, В.В. Секретарское дело. Учебно-практическое пособие/ В.В. Галахов.– М.: Проспект, 2005. – 608 с.

10. Гедрович, Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности/Ф.А. Гедрович // Вестник архивиста.- 2004.- № 1.С.21-25.

Кудряева, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряева.– М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

 

11. Джоунс, Р. Теория передачи данных/Р. Джоунс. - М.: Наука и техника, 1993.-50 с.

 Салков, В.В.  Информационные технологии и  компьютеризации делопроизводсва/  В.В. Салков.-М.: 2006.- 92 с. 

12. Мигель, И.Н. Документирование управленческой деятельности : курс лекций / И.Н. Мигель. – М.: Флинта, 2006. – 200с.

13. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству/ М.Ю. Рогожин. – М.:

Юстицинформ, 2005.- 105 с.

14. Пшенко, А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса/ А.В. Пшенко.-М.: 2 издание, 2003.- 54 с.

15. Левин, А.Ш. Работа на компьютере/А.Ш.Левин.-М.: 7 издание, 2003.- 162 с.

16.

17. Седова, О.Л. Размножаем документы. /О.Л. Седова //Секретарское дело.-1999.- №1.- С. 7-9

18. Соломенчук, В.Г. Аппаратные средства персональных компьютеров/В.Г. Соломенчук.-Санкт-Петербург, 2003.- 205 с.

19. Шейнов, П.В. Секретарь:секреты профессии/ П.В. Шейнов.-М.: 2005.- 44 с.

20. Фионова, Л.Р. Современные технологии делопроизводства и документооборота/ Л.Р. Фионова//Документоведение.-2010.- №1.- С.67-70

21. Фищенко, Л.П. Внутренние PCI модемы/ Л.П. Фищенко.-М.: Мир, 1992.- 67 с

22. Кузнецова, Т.В., Санкина, Л.В., Быкова, Т.А. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспеченья управления): Учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В.  Санкина, Т.А. Быкова. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – 359 с.

23. Березина, Н.М., Воронцова, Е.П., Лысенко, Л.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. – Спб.: Питер, 2006. – 272 с.

24