Характеристика современных технических средств и программных продуктов, используемых в деятельности секреторя

С начала 1960-х  годов в Советском Союзе стали  действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.

С конца 1980-х  гг. в нашей стране начинается широкое  использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве  организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”. 

1.2. Разновидности носителей  документов 

В современном  мире информация является ценнейшим  ресурсом, сопоставим разве что со временем. Информация выполняет множество  задач в жизни общества, обеспечивая  коммуникационное воздействие всех его составляющих, фиксируя, сохраняя и передавая полученные и накопленные знания. И все же ключевую роль информация играет именно в управлении. Управленческая информация фиксируется в документах. Документ как носитель информации, является информационным ресурсом управление которым возложено на специалистов-документоведов. Приведём несколько определений понятия Информация:

На сегодняшний  день в Российской Федерации накоплены  огромные запасы информации, сосредоточенной  в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.

Сама информация не выступает достаточным признаком  документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.Носитель информации (информационный носитель) это - любой материальный объект или среда, содержащий (несущий) информацию и могущий достаточно длительное время сохранять её в своей структуре.

Носители информации применяются для записи, хранения, чтения, передачи и распространения  информации.

Рассмотрим классификацию  носителей информации:

*    по основному назначению

1. Общего широкого назначения (такие как бумага);

2. Специализированные (только для цифровой записи);

*    по количеству циклов записи

1. Для однократной  записи

2. Для многократной  записи

*    По долговечности

1.Для кратковременного хранения (накопления)

2.Для долговременного хранения

Наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных  документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или  заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

В этих носителях  информация отображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированной  информации и представляет собой  различные виды документов.

К бумажным относятся  деловые документы, научно-техническая  документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, издания, перфоленты, перфокарты и др.

Бумага соответствует  многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать  информацию. Самое ценное качество бумаги — она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

Появление искусственных  носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски — материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

К полимерно-пленочным  документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фотодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты). Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск — как жесткий, так и мягкий.

Передача документированной  информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими  характеристиками её материального  носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.

Однако, решая  проблему долговечности, человек сразу  же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

Рассмотрим запоминающее устройство, как вид носителя информации.

Запоминающее  устройство (ЗУ) — носитель информации, предназначенный для записи и  хранения данных. В основе работы запоминающего  устройства может лежать любой физический эффект, обеспечивающий приведение системы к двум или более устойчивым состояниям. ЗУ можно классифицировать по устойчивости записи на:

· Постоянные ЗУ (ПЗУ), содержание которых не может быть изменено конечным пользователем (например, CD-ROM). ПЗУ в рабочем режиме допускает только считывание информации;

· Записываемые ЗУ (ППЗУ), в которые конечный пользователь может записать информацию только один раз (например, CD-R);

· Многократно перезаписываемые ЗУ (ПППЗУ) (например, CD-RW);

· Оперативные ЗУ (ОЗУ) обеспечивает режим записи, хранения и считывания информации в процессе её обработки. Быстрые, но дорогие ОЗУ (SRAM) строят на триггерах, более медленные, но дешёвые разновидности ОЗУ — динамические ЗУ (DRAM) строят на конденсаторах. В обоих видах ЗУ информация исчезает после отключения от источника тока.

По  типу доступа ЗУ делятся на:

·Устройства с последовательным доступом (например, магнитные ленты);

·Устройства с произвольным доступом (RAM) (например, оперативная память);

·Устройства с прямым доступом (например, жесткие магнитные диски);

·Устройства с ассоциативным доступом (специальные устройства, для повышения производительности БД).

По  геометрическому  построению:

·дисковые (магнитные диски, оптические, магнитооптические);

·ленточные (магнитные ленты, перфоленты);

·барабанные (магнитные барабаны);

·карточные (магнитные карты, перфокарты, флэш-карты, и др.)

·печатные платы (карты DRAM).

По  физическому принципу:

1.перфорационные (с отверстиями или вырезами):

- перфокарта;

- перфолента;

2.с магнитной записью:

- ферритовые  сердечники;

- магнитные диски  (жесткий и гибкий);

- магнитные ленты;

- магнитные карты;

3.оптические:

- CD

- DVD

- HD-DVD

- Blu-ray Disc

4.Магнитооптические

- CD-MO

5.Использующие накопление электростатического заряда в диэлектриках (конденсаторные ЗУ, запоминающие электроннолучевые трубки);

6.Использующие эффекты в полупроводниках (EEPROM, флэш-память);

7.Звуковые и ультразвуковые (линии задержки);

8.Использующие сверхпроводимость (криогенные элементы) и др.

По форме записанной информации выделяют аналоговые и цифровые запоминающие устройства.

Цифровые запоминающие устройства — устройства, предназначенные  для записи, хранения и считывания информации, представленной в цифровом коде.

Говоря об электронном  документе необходимо учитывать  форматы этих документов. Формат электронного документа – это формат файла в котором содержится текстовая и аудиовизуальная информация в закодированном виде. Текстовые форматы используются для создания текстов при помощи текстовых процессоров.

- DOC для просмотра  и изменения текста документа

- PDF формат отображения  документа в идентичном виде

- RTF предназначен  для просмотра документов, их  редактирования в различных версиях  программных продуктов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Современные технические  средства, используемые  для создания и  обработки документов

Средства, используемые для создания и обработки документов, являются в свою очередь средствами обработки информации, их можно разделить на две большие группы. Это основные и вспомогательные средства.⁹ Вспомогательные средства – это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также оборудование, облегчающее и делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно производственной связи и так далее, что делает работу управленца удобной и комфортной. Основные средства – это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояния и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К основным средствам технической обработки относятся: средства регистрации и сбора информации, средства приема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработки информации и средства отображения информации. Ниже, все эти средства рассмотрены подробно.                                          Получение первичной информации и регистрация является одним из трудоемких процессов. Поэтому широко применяются устройства для механизированного и автоматизированного измерения, сбора и регистрации данных. Номенклатура этих средств весьма обширна. К ним относят: электронные весы, разнообразные счетчики, табло, расходомеры, кассовые аппараты, машинки для счета банкнот, банкоматы и многое другое. Сюда же относят различные регистраторы производства, предназначенные для оформления и фиксации сведений о хозяйственных операциях на машинных носителях.                                                                                                              Средства приема и передачи информации.¹⁰ Под передачей информации понимается процесс пересылки данных (сообщений) от одного устройства к другому. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных, называется сетью. Объединяют устройства, предназначенные для передачи и приема информации. Они обеспечивают обмен информацией между местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методов передачи данных определяется расположением источников информации и средств обработки данных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами (АП), аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.                                                      Средства подготовки данных представлены устройствами подготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информации с документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и корректирование.                                              Средства ввода служат для восприятия данных с машинных носителей и ввода информации в компьютерные системы.                                                       Средства обработки информации играют важнейшую роль в комплексе технических средств обработки информации. К средствам обработки можно отнести компьютеры, которые в свою очередь разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и суперЭВМ. Микро ЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И универсальные и специализированные могут быть как многопользовательскими - мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ.   Малые ЭВМ – работают в режиме разделения времени и в многозадачном режиме. Их положительной стороной является надежность и простота в эксплуатации.                                                                                                   Большие ЭВМ – (мейнфермы) характеризуются большим объемом памяти, высокой отказоустойчивостью и производительностью. Также характеризуется высокой надежностью и защитой данных; возможностью подключения большого числа пользователей.                                                                          Супер-ЭВМ – это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд. операций в секунду.                                                                                    Сервер - компьютер, выделенный для обработки запросов от всех станций сети и представляющий этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющий эти ресурсы. Универсальный сервер называется - сервер-приложение. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл, а также существуют серверы Cray (64 процессора).