Должностная инструкция, порядок её оформления. Проект должностной инструкции секретаря-референта

 

Негосударственное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Институт управления»

(г. Архангельск)

 

 

Кафедра: социально-культурного  сервиса и туризма

 

 

 

Дисциплина:

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

 

Контрольная работа

Тема: «Должностная инструкция, порядок её оформления.  Проект должностной инструкции секретаря-референта».

 

 

 

                                                        Выполнил:

Студент	Мелентьев А.В.
Факультет	юридический
Курс	1
Группа	31ЮЗСБ
Специальность	юриспруденция
Шифр зачетной книжки	ЮЗСБ-3118207
Проверил	Т.Е. Волобуева

 

 

 

 

Город Архангельск

2012 год

Введение		3
1.	Должностная инструкция как один из основных организационно-правовых документов предприятия
1.1	Определение понятия «должностная инструкция»	4
1.2	Значение должностной инструкции	5
2.	Обзор методов разработки должностных  инструкций
2.1	Правовая основа и оптимальная  структура должностной инструкции	7
3.	Проект должностной инструкции секретаря-референта	11
Заключение		14
Список литературы		15

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

        На сегодняшний день в обществе произошли значительные социальные и экономические перемены. За последние 3-5 лет было образовано множество компаний малого и среднего бизнеса, включая групповой бизнес. Все компании и фирмы на определенном этапе столкнулись с одной из проблем эффективного менеджмента организации - разработка взаимоотношений полномочий и определение должностных обязанностей каждого исполнителя. В связи с этим был поставлен вопрос о разработке должностных инструкций.

        В специальной литературе сложилось неоднозначное отношение к вопросу о необходимости разрабатывать должностные инструкции. Ряд специалистов утверждает, что должностные инструкции обязательны по каждой должности, профессии, специальности, предусмотренным штатным расписанием организации. Другие отвергают их. В связи с данным положением актуализируется ряд вопросов:

1) Что такое должностная инструкция?

2) Каково предназначение должностной  инструкции?

Ответы  на данные вопросы помогут нам  сформировать собственную точку  зрения о необходимости разработки должностной инструкции.

Однако, те категории руководителей, которые  считают обязательным разрабатывать  должностные инструкции, сталкиваются с рядом других проблем:

1) Как грамотно разработать должностную  инструкцию, с учетом всех требований  предъявляемых сотруднику?

2) И, собственно, как определить  все требования, предъявляемые сотруднику  организации?

       Поскольку каждая организация является уникальной, с особой спецификой и направленностью, то необходимо учитывать данный факт при разработке должностной инструкции.

       Таким образом, внимательный и глубокий подход к разработке должностной инструкции приобретает значимую актуальность.

       Исходя из актуальности, была определена цель работы: разработка должностной инструкции.

       Задачи:

1) Теоретическое изучение должностной  инструкции.

2) Анализ основных методов разработки  должностных инструкций.

 

 

1. Должностная инструкция как один  из основных организационно-правовых  документов предприятия

1.1 Определение понятия «должностная  инструкция»

Должностная инструкция - внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение  работника. Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту  на занятие той или иной должности. Это имеет позитивное значение при  решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке [3].

Так, по смыслу ч. 2 ст.64 ТК РФ обоснованным является отказ в приеме на работу по деловым  качествам претендента на заключение трудового договора. В соответствии с п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового  кодекса Российской Федерации» под  деловыми качествами работника понимаются способности физического лица выполнять  определенную трудовую функцию с  учетом имеющихся у него:

- профессионально-квалификационных  качеств (например, наличие определенной  профессии, специальности, квалификации);

- личностных качеств (например, состояние  здоровья, наличие определенного  уровня образования, опыт работы  по данной специальности, в  данной отрасли).

При этом, по мнению Верховного Суда РФ, работодатель в праве предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, которые:

- обязательны для заключения трудового  договора в силу прямого предписания  федерального закона (например, наличие  российского гражданства, являющееся  по смыслу п. 6, 7 ст. 16 Федерального  закона от 27.07.04 № 79-Ф3 (ред. от.02.02.2006) «О государственной гражданской  службе Российской Федерации»  обязательным условием для принятия  на государственную службу, за  исключением случаев, когда иное  предусмотрено международным договором  РФ);

- необходимы в дополнение к  типовым или типичным профессионально-квалификационным  требованиям в силу специфики  той или иной работы (например, владение одним или несколькими  иностранными языками, способность  работать на компьютере) [3].

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала  в соответствии со штатным расписанием  и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном  подразделении. Они утверждаются руководителем  предприятия для всех сотрудников  малых предприятий, а на крупных  и средних предприятиях - для руководителей  структурных подразделений.

Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.

 

1.2 Значение должностной инструкции

К сожалению, приходится констатировать, что в настоящее время во многих организациях и на предприятиях (в  большей части негосударственных) отсутствует практика разработки и  введения должностных инструкций. Между  тем, их введением достигается целый  ряд целей [4].

Четкость  в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции позволяет:

- объективно оценить деловые качества  претендента при приеме его  на работу, в т.ч. в процессе  прохождение конкурса (избрания  или выборов на должность);

- наиболее точно оценить деятельность  работника в период его испытания,  установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации (соответствие  его занимаемой должности);

- рационально распределить функциональные  обязанности между работниками  (осуществит разделение труда  в целом);

- решить вопрос о переводе работника  на другую работу [3];

- повысить своевременность и надежность  выполнения задач, за счет введения  количественных показателей периодичности,  трудоемкости, продолжительности и  календарных сроков их выполнения;

- улучшить социально-психологический  климат в коллективе, устранить  конфликты между руководителями  и подчиненными;

- четко определить функциональные  связи работника и его взаимоотношения  с другими специалистами;

- конкретизировать права работника  в части подготовки и принятия  управленческих решений и использование  ресурсов;

- повысить коллективную и личную  ответственность работников за  своевременное и качественное  выполнение функциональных обязанностей;

- организовать равномерную загрузку  работников по периодам с минимальными  потерями рабочего времени и  перегрузками [1].

Следует отметить, что работник также заинтересован  в четком определении характера  его работы, круга должностных  обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности. В ряде случаев это  позволяет ему:

- объективно оценить свои возможности  и дальнейшую перспективу трудовой  деятельности;

- определить вид и род работы, круг своих обязанностей в  целях защиты трудовых прав;

- оценить меру юридической ответственности  по занимаемой им (или вакантной)  должности.

Кроме того, должностные инструкции можно  рассматривать и как своеобразное средство защиты прав, как работника, так и работодателя, поскольку  при возникновении трудового  спора именно должностная инструкция может служить доказательством  правомерности поведения работника  или работодателя.

Они разрабатываются в целях обеспечения:

- взаимосвязи и взаимозаменяемости  между отдельными должностями;

- исключения дублирования и параллелизма  в выполнении работниками организации  отдельных операций;

- четкого разграничения прав и  обязанностей работников организации  (структурного подразделения);

- установления их меры ответственности.

Должностная инструкция является документом, действующим  относительно продолжительное время. Она вступает в силу с момента  утверждения ее руководителем организации  и действует до замены ее новым  документом [3].

В современных компаниях должностная  инструкция, как правило, подготавливается отделом человеческих ресурсов, совместно  с руководителем подразделения: специалисты по человеческим ресурсам привносят свое знание процесса создания должностной инструкции, линейный руководитель - определяет субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей в соответствии с разработанными и утвержденными положениями  о структурных подразделениях организации. Кроме того, целесообразно согласование должностной инструкции с юрисконсультантом. Согласование - это в первую очередь  проведение юридической экспертизы содержания должностной инструкции, т.е. выявление положений в должностной  инструкции, которые противоречат трудовому  законодательству или не преследуют основную цель - установление правового  положения работника, который обязан выполнять трудовую функцию, предусмотренную  его должностной инструкцией.

Разрабатывать должностные инструкции и утверждать их работодателем следует по всем вакантным должностям, имеющимся  в штатном расписании организации. Их подобает утверждать и вводить  в действие до поиска подходящего  работника на вакантную должность  и заключение с ним трудового  договора.

 

 

 

 

2. Обзор методов разработки должностных  инструкций

2.1 Правовая основа и оптимальная  структура должностной инструкции

 

В качестве основы должностных инструкций целесообразно использовать нормативные  правовые акты, разработанные централизованно  государством.

Так, в соответствии с п. 5 Порядка применения Единого квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 №9 (далее порядок  применения ЕКС), квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных  инструкций.

Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенности организации  производства, труда и управления, их прав и ответственности.

Согласно  п. 1 Порядка применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для решения вопросов, связанных:

- с регулированием трудовых отношений;