Должностная инструкция, порядок её оформления. Проект должностной инструкции секретаря-референта

- с обеспечением эффективной системы  управления персоналом организации  независимо от форм собственности  и организационно-правовых форм  деятельности.

Руководствуясь  государственными нормативами, работодатель в праве самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или  иной мере соответствовать требованиям, установленным централизованно.

Кроме того, работодатель в праве расширить  круг трудовых обязанностей работника  в сравнении с установленными в централизованном порядке. Однако данная возможность имеет некоторые ограничения. В соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ.

Таким образом, должностная инструкция разрабатывается  исходя из функций и задач структурного подразделения организации с  учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками.

Содержание  должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС [3].

Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности (карта  функциональных обязанностей), права, ответственность, взаимоотношения. Кроме  того, рекомендуется включать и такой  раздел как поощрение [1].

Раздел  «Общая часть»

Определяется  назначение и место работника  в аппарате управления. В общей  части устанавливаются следующие  положения:

1. Основная функция управления, которую  реализует работник в соответствии  с матрицей распределения функций  между структурными подразделениями.  Подчиненность работников в соответствии  со схемой организационной структуры  с указанием конкретного структурного  подразделения и выше стоящего  руководителя. Перечень должностных  лиц (для руководителей), непосредственно  подчиненных по штатному расписанию  предприятия.

2. Порядок назначения, перевода и  освобождение работника по данной  должности определяется в соответствии  с квалификационным справочником  должностей руководителей, специалистов  и служащих и Правилами внутреннего  трудового распорядка.

3. Квалификационные характеристики  кандидата на должность, устанавливающие  стаж работы по специальности  и уровень образования, определяются  по квалификационному справочнику  должностей руководителей, специалистов  и служащих.

4. Профессиональные требования к  кандидату на должность («что  должен уметь») устанавливается  из квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов  и служащих.

5. Перечень основных нормативных  актов, положений и инструкций, которыми должен руководствоваться  работник при выполнении своих  обязанностей («что должен знать»), определяется на основе квалификационного  справочника должностей руководителей,  специалистов и служащих и  внутренних нормативных документов  предприятия.

6. Основная цель деятельности работника,  определяющая главное направление  его работы при выполнении  функциональных обязанностей.

Этот  раздел может содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем  к должности самостоятельно с  учетом специфики деятельности организации, условий труда работника [1].

Раздел  «Должностные обязанности»

Наиболее  важный раздел, занимающий центральное  место в должностной инструкции, поскольку работодатель не в праве требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

В этот раздел включается выполнение работником обязанностей, предусмотренных как  ТК РФ, федеральными законами, иными  нормативными правовыми актами, так  и иными локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или (Положение о персональных данных работников организации) и т. д. В то же время с учетом специфики работы могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя [3].

Егоршин А.П. предлагает в данном разделе  определять функциональные обязанности  работника, количественные показатели их выполнения и функциональные взаимосвязи  с другими работниками. Представляется в табличной форме.

Исходными данными для разработки карты  функциональных обязанностей являются:

- квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов  и служащих;

- матрица распределения функций  управления между структурными  подразделениями;

- положение о структурном подразделении;

- нормативы трудоемкости решения  задач управления, при отсутствии  нормативов трудоемкости - материалы  экспертного опроса специалистов  о затратах труда и сроках  решения задач управления [1].

Разделы: «Права», «Ответственность»

Раздел  «Права» охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник, в связи  с исполнением трудовых обязанностей. Права характеризуют возможность  использования различных ресурсов (трудовых, финансовых, материальных, технических, энергетических) для решения задач  управления. Права реализуются по принципу единоначалия руководителем  предприятия, который их может делегировать своим заместителям и специалистам.

Права устанавливают перечень полномочий работника, обеспечивающих реализацию возложенных на него функциональных обязанностей. Исходными данными  для их разработки являются: Гражданский  кодекс РФ; КЗоТ РФ; типовые правила  внутреннего трудового распорядка; Философия предприятия; положение  о структурном подразделении; типовые (примерные) положения и должностные  инструкции.

Раздел  «Ответственность» предусматривает  меры юридической ответственности  за несоблюдение требований должностной  инструкции, установленные трудовым законодательством. Исходные данные для  разработки являются: Гражданский кодекс РФ, ТК РФ, устав предприятия, философия предприятия, положение об оплате труда, типовые правила внутреннего трудового распорядка, типовые (примерные) должностные инструкции, матрица распределения функций управления, положения о структурных подразделениях.

Качество  выполнения функциональных обязанностей определяется по результатам деятельности структурного подразделения в целом  с учетом конкретного вклада работника  в общую работу.

Оценка  своевременности и качества выполнения функциональных обязанностей производиться  руководителем работника с применением  в случае необходимости следующих  форм воздействия:

- мер административного воздействия,  применяемых администрацией организации  в соответствии с гражданским  кодексом РФ, ТК РФ, философией предприятия и типовыми правилами внутреннего трудового распорядка;

- мер материального воздействия,  основной формой которых является  изменение должностного оклада  и депремирование, т.е. полное или частичное лишение премии в соответствии с действующим положением об оплате труда [1].

Разделы «Взаимоотношения» и «Поощрения»

Раздел  «Взаимоотношения» (связи по должности)»  устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:

- перечень структурных подразделений  и (или) отдельных должностей, которые непосредственно подчинены  работнику в связи с его  должностью (трудовой функцией) или  которым он обязан подчинятся по работе;

- условия и порядок замещения  временно отсутствующего работника.  В этом разделе могут быть  указаны иные дополнительные  положения, уточняющие положение  работника, занимающего указанную  должность, регламентирующие его  деятельность.

В разделе «Поощрения» указываются  формы морального и материального  поощрения за своевременное и  качественное выполнение функциональных обязанностей и отсутствие нарушений  трудовой дисциплины:

а) Формы морального поощрения: объявить благодарность, наградить Почетной грамотой, занести на Доску почета, представить к правительственной  награде.

б) Формы материального поощрения: увеличить гарантированную оплату, увеличить должностной оклад, изменить вознаграждение за результат, выдать премию, наградить ценным подарком, предоставить бесплатную путевку, предоставить беспроцентный  кредит на покупку дорогостоящего товара и др.

в) Оценка эффективности работы конкретного  работника осуществляется по результатам  выполнения показателей, закрепленных за структурным подразделением. Оценку конкретного вклада работника определяет руководитель подразделения, а последнего директор предприятия [1].

 

3. Проект должностной инструкции  секретаря-референта

Должностная инструкция необходима секретарю для  того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками  в случае отсутствия или в связи  с временной перегрузкой.

Значение  должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

- закрепляет правовой статус и  место работника в системе  управления;

- определяет его задачи, функции,  права и обязанности;

- позволяет обоснованно оценить  результаты деятельности;

- является правовой основой для  аттестации работника, определения  его дисциплинарной и материальной  ответственности;

- устанавливает организационные  основы работы секретаря [5].

Так как секретарь-референт является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются  повышенные требования. В связи с  этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором  перечисляются требования к профессиональным знаниям

На  основе наблюдений и анализа должностных  обязанностей секретаря-референта  предлагается его должностная инструкция.

I. Общие положения

1. Секретарь-референт относится к  категории специалистов предприятия,  принимается и увольняется директором.

2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

3. Секретарь-референт подчиняется  непосредственно директору предприятия.

4. В своей деятельности секретарь-референт  руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- уставом предприятия;

- положением о функциональных  службах предприятия;

- приказами (указаниями) руководства  предприятия;

- нормативно-методическими материалами  по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

5. На должность секретаря-референта  назначаются лица с высшим, средним  специальным образованием и стажем  работы не менее 1 года или  без стажа, но при условии  прохождения обучения на курсах  секретарей-референтов.

6. Секретарь-референт должен владеть  вопросами:

- перспектив развития предприятия,  его финансово-хозяйственной деятельности;

- организации работы с документами,  составления документации;

- организации управленческого труда;

- применение средств вычислительной  и организационной техники;

- перевода служебной документации  на иностранный язык коммерческого  партнера;

- культуры труда и служебной  этики;

- охраны труда, техники безопасности  и противопожарной защиты.

II. Должностные обязанности

1. Осуществлять подготовку необходимых  документов, обеспечивать финансово-хозяйственную  деятельность предприятия.

2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию,  контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание  и хранение документной информации.