Должностная инструкция, порядок её оформления. Проект должностной инструкции секретаря-референта

3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых  на подпись руководству предприятия.

4. Осуществлять контроль исполнения  документов и поручений руководства,  принимать оперативные меры, направленные  на своевременное и качественное  их исполнение.

5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения  их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и  докладов, предоставляемых руководству,  давать по ним компетентные  заключения.

6. Осуществлять оперативную связь  со сторонними организациями  (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по  вопросам текущей деятельности  предприятия (телефон, факс и  т. п.).

7. Вести прием посетителей.

8. Выполнять работу по документационному  обеспечению кадровой деятельности  предприятия:

- оформление приказов по личному  составу;

- оформление личных карточек формы  ___ или личных дел;

- оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых  контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего  времени;

- выдача справок о трудовом  стаже и зарплате.

9. Обеспечивать выполнение машинописных  и копировально-множительных работ.

10. Использовать ПЭВМ как средство  автоматизации документационного  обеспечения предприятия.

11. Проводить ежегодный отбор документов  на архивное хранение или на  уничтожение.

12. Выполнять отдельные поручения  руководства по профилю финансово-хозяйственной  деятельности предприятия.

III. Права

Секретарь-референт имеет право:

1. Запрашивать от функциональных  служб необходимые материалы,  а также объяснения о причинах  задержки выполнения заданий  и поручений руководства.

2. Рассматривать документы и направлять  их на исполнение руководителям  и специалистам предприятия.

3. Требовать от исполнителей доработки  документов, подготовленных с нарушением  установленных правил их составления  и оформления, международных правил  оформления документов (ISO).

4. Визировать документы управленческой  деятельности в рамках своей  компетенции.

5. Вносить на рассмотрение руководства  предложения по улучшению документационного  обеспечения деятельности предприятия,  совершенствованию форм и методов  управленческого труда на основе  применения электронной техники.

6. Требовать от руководства создания  нормальных условий для выполнения  служебных обязанностей и сохранности  всех документов, образующихся в  деятельности предприятия.

7. Работать с документами, имеющих  гриф "КТ" или "Конфиденциально".

8. Принимать решения в пределах  своей компетенции.

9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам  проверки исполнения документов  и представления необходимой  информации руководству.

IV. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

1. Качество документов, предоставляемых  на подпись руководству предприятия.

2. Небрежное, халатное отношение  к регистрации и ведению документов.

3. Сохранность документации, разглашение  сведений, имеющих гриф "Конфиденциально"  или "КТ".

4. Нечеткое и несвоевременное выполнение  должностных обязанностей, предусмотренных  настоящей инструкцией [6].

 

 

 

Заключение

В ходе теоретического анализа было установлено, что должностная инструкция является основным организационно - правовым документом организации. Содержанием должностной  инструкции является трудовая функция  работника и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту  на занятие той или иной должности. Кроме того, должностная инструкция является средством защиты прав, как  работника, так и работодателя при  возникновении трудовых споров.

Принимая  во внимание, выше сказанное, нами был  сделан однозначный выбор о необходимости  разработки данного документа в  любой организации.

Подводя итоги можно сказать, что:

1) Должностная инструкция является  основным организационно - правовым  документом организации;

2) Содержанием должностной инструкции  является трудовая функция работника  и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту  на занятие той или иной  должности;

3) Должностная инструкция является  средством защиты прав, как работника,  так и работодателя при возникновении  трудовых споров;

4) Разрабатывать должностные инструкции  и утверждать их работодателем  следует по всем вакантным  должностям, имеющимся в штатном  расписании организации.

5) Необходимо согласовать должностную  инструкцию с юрисконсультантом.

6) Должностная инструкция должна  включать в себя обязательные  разделы: общая часть, должностные  обязанности, права, ответственность,  взаимоотношения. Рекомендуется  включать и такой раздел как  поощрение.

7) В качестве основы должностных  инструкций используется Единый  квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов и  служащих, утв. постановлением Минтруда  России от 09.02.04 №9.

8) Должностная инструкция разрабатывается  исходя из функций и задач  структурного подразделения организации  с учетом требований, предусмотренными  квалификационными справочниками.

Таким образом, можем сделать заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая  одну из проблем эффективного управления организацией.

 

 

 

Список  литературы

1. Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н. Новгород: НИМБ, 1999. - 624с.

2. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 1998. №3

3. Костян И.А. Должностная инструкция: нужна или нет? // Справочник кадровика. - 2007, №3. - с.92-99.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002.

5. Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению  // Трудовое право 2002. №2.

6. Санкина Л.В. Должностная инструкция  секретаря-референта (рекомендации  по составлению) // Секретарское дело 1997. №4.