Деятельность архивов муниципальных образований

     При изменении структуры органов  местного самоуправления архивные документы  в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

     При реорганизации муниципальных предприятий  и учреждений архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых предприятий и учреждений.

     При ликвидации органов местного самоуправления муниципального образования, муниципальных предприятий и учреждений включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают на хранение в архивный отдел.

     Все работы, связанные с отбором, подготовкой  и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, передающих документы.

     Основными функциями архивного отдела являются:¹⁴

     Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному  и длительному хранению, в том  числе:

• Хранение и учет принятых документов.
• Представление в установленном порядке учетных данных в Главное архивное управление области.
• Проведение мероприятий, обеспечивающих оптимальные условия хранения документов и обеспечение их физической сохранности.
• Подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.
• Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности.
• Хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения.
• Хранение документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования.
• Хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела.
• Хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.
• Хранение документов, находящихся в собственности области, на основании договоров между собственником документов и архивным отделом от имени администрации.

     Комплектование  отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в том числе:

     1. Отбор и прием документов постоянного  хранения.

     2. Проведение в установленном порядке  экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.¹⁵

     Руководство организационно-методической деятельностью  ведомственных архивов, муниципальных  организаций и содействие организациям других форм собственности.

     1. Проведение проверок состояния  делопроизводства и ведомственного  хранения документов, в том числе  по личному составу.

     2. Ведение в установленном порядке  учета документов, хранящихся в  организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования.

     3. Рассмотрение и согласование  положений о ведомственных архивах,  экспертных комиссиях, номенклатур  дел организаций.

     4. Рассмотрение и представление  в Главное архивное управление области поступивших от организации описей дел постоянного хранения.

     5. Рассмотрение и согласование  описей дел по личному составу.

     6. Оказание организационно-методической  помощи, проведение совещаний, семинаров,  консультаций по организации  и методике работы с документами.

     7. Информационное обеспечение органов  местного самоуправления, организация  использования архивных документов, удовлетворение прав граждан  на архивную информацию, в том  числе:

     - информирование органов местного  самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;

     - организация работы пользователей  с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;

     - исполнение социально-правовых и  иных запросов граждан, выдача  архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан по вопросам компетенции отдела;

     - создание и совершенствование  научно-справочного аппарата к  документам отдела, автоматизированных  информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

     Администрация муниципального образования:¹⁶

     - организует исполнение муниципальных  правовых актов, муниципальных  целевых программ развития архивного  дела и управление архивным делом на территории муниципального образования;

     - содержит муниципальный архив,  обеспечивает финансовые, материально-технические  и иные условия, необходимые  для комплектования, хранения, учета  и использования архивных документов, предоставляет муниципальному архиву здание и (или) помещение, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов;

     - заключает договоры с государственными (в том числе федеральными) и  негосударственными организациями  о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства;

     - осуществляет иные полномочия, предусмотренные  законодательством Российской Федерации,  области об архивном деле, Уставом  муниципального образования, Положением  о формировании и содержании  архивов муниципального образования.

     К муниципальной собственности относятся  архивные документы органов местного самоуправления, муниципальных организаций, а также документы, хранящиеся в  муниципальном архиве, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договоров хранения без передачи их в собственность).

     Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной  собственности, хранятся:

     - постоянно - в муниципальном архиве, музеях, библиотеках;

     - временно - в органах местного  самоуправления, муниципальных организациях  и создаваемых ими архивах  в течение сроков, установленных  законодательством Российской Федерации.¹⁷

     Архивные  документы, находящиеся в муниципальной  собственности, не подлежат приватизации, продаже, мене, дарению.

     В случае приватизации муниципальных  предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности документы, в том  числе по личному составу, остаются в муниципальной собственности.

     Финансирование  и материально-техническое обеспечение отдела осуществляются за счет средств местного бюджета муниципального образования. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия, проводимые в муниципальном образовании; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации, в том числе полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории муниципального образования).

     Администрация муниципального образования предоставляет архивному отделу здание и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников. Принимая решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен отдел, предоставляет здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов. Земельные участки, используемые отделом, передаются в его бессрочное (безвозмездное) пользование. 

2. Источники комплектования муниципальных  архивов архивными  документами

 

     Органы  местного самоуправления, организации  и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного  фонда Российской Федерации и  другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в муниципальные архивы, выступают источниками комплектования муниципальных архивов архивными документами.

     Муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы  Архивного фонда Российской Федерации  и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

     Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной  собственности, по истечении сроков их временного хранения в органах местного самоуправления либо муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие муниципальные архивы.

     Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.

     Органам местного самоуправления, муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, организации Российской академии наук и негосударственные организации.

     Передача  на постоянное хранение в муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов.

     Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

     1) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов  федеральных органов государственной  власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России)), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

     2) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

     3) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

     4) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации отдельных  видов архивных документов:

     а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

     б) документов по личному составу, записей  нотариальных действий, похозяйственных  книг и касающихся приватизации жилищного  фонда документов - 75 лет;

     в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

     г) технологической и конструкторской  документации - 20 лет;