СОДЕРЖАНИЕ 

 

      ВВЕДЕНИЕ

 

     Актуальность  данной темы определяется тем, что в муниципальном архиве формируется коллекция документов, отражающих историю образования и функционирования конкретных учреждений и предприятий города: администраций (мэрий) районов и администраций сельских округов, районных финансовых отделов, районных отделов управления культуры и народного образования, районных управлений сельским хозяйством, судов, школ, фабрик, промысловых артелей, колхозов и пр.

     В муниципальных архивах городов  и районов представлен значительный комплекс документов, содержащих информацию биографического и генеалогического характера, а также информацию о  быте и повседневной жизни граждан.

     В первую очередь, это – личные документы рабочих и служащих: личные карточки, характеристики, личные учётные листки, автобиографии, удостоверения, списки, анкеты. Перечисленные документы содержат, прежде всего, биографическую информацию: возраст человека, его образование, время и место работы, социальное положение, место жительства, а также некоторые генеалогические сведения - данные о ближайших родственниках (родители, жена муж, дети).

     Имеются сведения о награждении граждан  СССР орденами и медалями за доблестный труд в годы войны и в мирное время. Значительная группа документов содержит информацию о размерах заработной платы рабочих и служащих - ведомости на получение жалованья и лицевые счета. В некоторых архивах хранятся документы, полученные в результате социальных опросов. Например, переписей населения - всеобщих и местных. Эти документы содержат информацию биографического характера.

     В архивы поступают медицинские карты  граждан из лечебных заведений и  судебные (уголовные и гражданские) дела. Небольшая часть архивов  располагает документами земельных комиссий 1920-х - 1930-х годов, содержащими информацию о распределении и перераспределении земли между крестьянскими семьями. Особый комплекс документов составляют похозяйственные книги, содержащие информацию о крестьянских хозяйствах: глава семьи, количество членов семьи, места их работы, размер приусадебного участка, хозяйственные постройки и т.д.

     Муниципальные архивы принимают на хранение документы  от частных лиц - дневниковые записи, мемуары, авторские рукописи, различные  коллекции, личные документы. Следует отметить, что муниципальные архивы приступили к сбору аудио и видеодокументов от граждан и учреждений.

     Таким образом, муниципальные архивы сформировали обширные коллекции документов, содержащих информацию о государственной политике в области культурного развития региона в целом, а также отдельных его граждан.

     Целью данной работы является исследование особенностей работы архивов муниципальных образований.

     Достижению  поставленных целей способствует решение  следующих задач:

     - рассмотреть понятие и функции архивов муниципальных образований;

     - дать характеристику источникам  комплектования муниципальных архивов  архивными документами;

     - охарактеризовать работу отдела  по делам архивов администрации  муниципального образования г.  Новый Уренгой;

     - изучить нормативное регулирование работы архива муниципального образования;

     - провести анализ основных итогов  деятельности муниципального архива  города Новый Уренгой.

     Объектом  исследования является архив муниципального образования города Новый Уренгой.

     Предметом исследования является особенности его работы.

     В процессе исследования был использован  значительный круг источников. В ходе работы была изучена законодательная  и нормативно-правовая база, регламентирующая документационное обеспечение управленческой деятельности.

     При исследовании данной темы полезным источником были Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.¹

     Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)². Система разработана в 1990 году, внедрена в 1991 году. Это наиболее полный межотраслевой документ об организации документационного обеспечения управления.

     Положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации  работы с документами, механизации  и автоматизации работы с документами, организации службы документационного  обеспечения управления.

     В анализе проблем передачи документов на архивное хранение автор опирался на основные правила работы архивов  организаций» (изданы в 2002 году). В разделах 2-4 Правил³ детально изложены делопроизводственные вопросы: требования к номенклатуре дел, ее виды, порядок составления, заполнения, ведения номенклатуры; порядок формирования дел в делопроизводстве; организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве; порядок выделения документов к уничтожению; подготовка дел к передаче в архив, оформление дел (нумерация, подшивка, полное оформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив. В разделах 5-14 раскрывается работа с документами в архиве.

     Оказался  необходимым Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД) от 30декабря 1993 года № 299 принят и введен Постановлением Госкомстата России.⁴ Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские унифицированные формы документов утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).⁵

     В ОКУД приведены наименования и кодовые  обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные  системы документации.

     Квалификационный  справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержден Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37⁶ и содержит определенный перечень обязанностей отдельных категорий работников. Его цель – обеспечение рационального разделения труда, создание организма разграничения функций, полномочий и ответственности, четкой регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений.

     Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 года № 23 «Об утверждении Норм времени  на работу по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»⁷ эти нормы определяют четкость и оперативность движения, обработки документа, от которых зависит скорость получения информации необходимой для выработки решений.

     Оказался  необходимым перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000г.⁸ Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

     Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения⁹ включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен  использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 Унифицированные системы  документации «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению  документов»¹⁰  стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

     Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к  бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт носит рекомендательный характер.

     ГОСТ  Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».¹¹  Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

     В работе были использованы локальные  нормативные акты администрации  г. Новый Уренгой: устав муниципального образования город Новый Уренгой¹², положение об отделе по делам архивов администрации муниципального образования г. Новый Уренгой ¹³.

     Обращаясь к вопросу изученности данной темы нужно отметить, что многие исследователи, которые занимаются изучением документооборота, в своих изданиях очень часто рассматривали данную тематику.

     Почти во всех работах подготовка и передача документов в архив рассматривается  общими вопросами (Березина Е.Н., Рогожин  М., Сидорова В., Спивак В.).

     Структура работы подчинена общим требованиям  и включает: введение, основную часть, заключение и список использованных источников и литературы.

 

      ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ АРХИВОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ  ОБРАЗОВАНИЙ

1. Понятие и функции архивов  муниципальных образований

 

     Муниципальный архив - структурное подразделение администрации муниципального образования или муниципальное учреждение, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также иных архивных документов.

     Комплектование (формирование) муниципального архива - комплекс работ, направленный на систематическое пополнение муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации, иными архивными документами, включающими в себя определение состава организаций - источников комплектования муниципального архива, организацию работы по экспертизе ценности и упорядочению архивных документов в организациях - источниках комплектования муниципального архива, прием документов в муниципальный архив.

     Содержание  муниципального архива - деятельность администрации муниципального образования по созданию финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, предоставлению архивам зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников муниципального архива.

     Администрация муниципального образования в целях  обеспечения сохранности и учета  архивных документов образует в своем  составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

     Возглавляет отдел заведующий. Назначает и  освобождает от занимаемой должности  заведующего и специалистов отдела руководитель администрации муниципального образования.

     При смене заведующего отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также Главного архивного управления области. Акт приема-передачи утверждается руководителем администрации муниципального образования и представляется в Главное архивное управление области.