Автоматизация учета заявок в ОсОО «СВ Логистика» с помощью программы 1С:Управление IT-отделом 8

 

 

 

2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

 

В существующей схеме  планирования задач выделяются несколько  этапов. Первый этап – анализ стратегии  развития бизнеса.

В условиях конкуренции выигрывают те предприятия, чьи стратегии в бизнесе объединяются со стратегиями в области информационных технологий. Поэтому реальной альтернативой варианту выбора автоматизированной системы является подбор некоторого набора пакетов различных поставщиков, которые удовлетворяют наилучшим образом той или иной функции ИС управления (подход mix-and-match). Такой подход смягчает некоторые проблемы при внедрении и привязке программных средств, а ИТ оказывается максимально приближенной к функциям конкретной индивидуальности предметной области.

В последнее время все большее число организаций, предприятий, фирм предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо, добавлять к ним свое программное обеспечение, так как разработка собственных ИС и ИТ связана с высокими затратами и риском. Эта тенденция привела к тому, что поставщики систем изменили ранее существовавший способ выхода на рынок. Как правило, разрабатывается и предлагается теперь базовая система, которая адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов. При этом пользователям предоставляются консультации, помогающие минимизировать сроки внедрения систем и технологий, наиболее эффективно их использовать, повысить квалификацию персонала .

Бизнес будет развиваться эффективно при хорошо организованной и отлаженной работе всех отделов предприятия.

Следующим этапом в этом процессе является поиск и обработка  всей отчетной информации, полученной по телекоммуникационным каналам связи.

Далее производится конкретный подход к каждой поставленной задаче для снижения нагрузки на сотрудника. Затем результаты решения этих задач передаются руководителю. На этом этапе возможна корректировка работы.

Система должна быть оптимальна для использования, и иметь формы, которые выполняют следующие  функции:

• получение данных;
• обработка, анализ, сохранение и печать данных.

Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная) автоматизация, автоматизация  по участкам, автоматизация по направлениям и комплексная автоматизация.

Кусочная автоматизация  предполагает под собой приобретение предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы предприятию в целом. Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с новыми, значительными затратами.

Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию  отдельных производственных участков, объединенных по набору выполняемых  функций. Этот способ автоматизации  выбирается при условии, если существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала.

Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию  отдельных направлений деятельности предприятия [2].

В нашем случае будет  выбрана стратегия автоматизации по участкам. Вследствие этого предприятие сможет автоматизировать деятельность по работе с клиентами, получив при этом экономический эффект.

Для рассматриваемой фирмы разработка стратегии реализации проекта будет такой:

• Анализ области деятельности предприятия;
• Анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
• Определения стратегических свойств разрабатываемой системы ;
• Определение функциональности системы;
• Анализ существующих разработок;
• Выбор стратегии автоматизации;
• Выбор способа приобретения;
• Определение архитектуры;
• Формирование бизнес-плана

На сегодня существуют две ключевых стратегии автоматизации: подгонка существующего программного продукта под бизнес-процессы организации, предварительная реорганизация  бизнес-процессов и последующая  автоматизации уже упрощенной структуры. Выбор стратегии автоматизации зависит от целей развития организации-заказчика и ее долгосрочных экономических возможностей.

Для рассматриваемой  фирмы более подходит вариант  с подгонкой существующего программного продукта под бизнес-процессы.

Кроме того, существуют следующие  стратегии автоматизации:

1) Хаотичная (кусочная) автоматизация является одним  из наиболее неэффективных видов  инвестирования средств для развития  предприятия. Под автоматизацией  понимается отсутствие стратегического плана создания и развития. При таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется локальными сиюминутными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. В этом случае предприятие получает разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых может быть сравнима с комплексным решением.

Выбрав эту стратегию  можно сэкономить время и средства на развертывание системы. Но при  возможной последующей в будущем  модернизации, которая будет затрагивать  полную автоматизацию, использование системы будет не рациональным и экономически невыгодным.

2) Автоматизация по  участкам подразумевает процесс  автоматизации отдельных производственных  или управленческих подразделений  предприятия, объединенных по  функциональному признаку. Подобный подход автоматизации выбирается, когда у предприятия не хватает инвестиций на автоматизацию в полном объеме или существующие участки дают большой экономический эффект. Часто данная автоматизация применяется на производственных участках.

3) Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия. Отличительной чертой от автоматизации по участкам является, что деятельность предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Конечным результатом автоматизации по направлениям может быть полная автоматизация компании.

4) Полная автоматизация  подразумевает собой систему,  состоящую из большого количества  элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции и т. д. Это позволяет использовать один алгоритм для расчета схожих задач. Так же исключается необходимость дублирования различных справочников в разных системах, так как всё собрано в одной. Есть и минусы полной автоматизации. Полная автоматизация требует значительных финансовых и временных затрат, а также очень точного и тщательного планирования. Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана стратегия полной автоматизации, т.к. это наиболее подходящий вариант для нашего предприятия.

 

 

 

3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

 

Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет внедрена на предприятия. Существуют следующие способы приобретения ИС:

• разработка (самостоятельная и заказная);
• покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
• покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
• аренда.

Рассмотрим детально каждый из способов на предмет его  применения к автоматизации поставленной задачи.

При покупке готового решения необходимо выбрать такое  решение, которое полностью будет  соответствовать схемам ведения  бизнеса. Это очень сложно, так как производители систем автоматизации пытаются угодить всем потенциальным клиентам и их системы получаются перегруженными лишним функционалом, за который приходится платить, либо система представляет собой каркас для построения решения под конкретного потребителя. Оба эти варианта не подходят для решения поставленной задачи, так как приобретение готовой информационной системы для автоматизации по направлениям является невыгодным с точки зрения вложения денег в систему автоматизации.

Также приобретаемая  информационная система нам не подходит из-за ряда недостатков, а также нехватки функциональности, хуже продумано направление  будущего развития информационной системы, длительный срок адаптации под требования предприятий, так же требуется частое обращение в службу поддержки.

Заказ разработки у сторонних  разработчиков позволит получить информационную систему, удовлетворяющую бизнес-правилам компании в настоящий момент. Однако при изменении бизнес-процессов  возможно потребуется ее переработка, что выльется в лишение затраты на реинжененринг имеющейся ИС.

Покупка и доработка  возможна, если требует небольшой  объем доработки, данная доработка  часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает затруднения  из-за отсутствия развернутой документации. У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:

• улучшает инновационные возможности компании за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
• обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность компании, ликвидируя одни мощности и ресурсы и создавая новые;
• ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
• позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно сохранить под ее контролем.

Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы слишком многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и возможностей. В таких случаях компания утратит виды деятельности, которые в течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.

Поэтому информационная система будет разрабатываться  в компании собственными силами, так  как компания располагает квалифицированными сотрудниками для разработки и внедрения  данной информационной системы. Разработка собственной системы предполагает наличие у предприятия специалистов, способных провести анализ бизнес-процессов, разработать и внедрить систему их автоматизации. Так как автоматизируется одно достаточно небольшое направление деятельности ООО, имеющимся работникам не составит особого труда провести весь комплекс работ по проектированию, разработке и внедрению системы автоматизации.

Разрабатываемая информационная система будет включать весь необходимый  функционал, и учитывать все особенность  работы и пожелания сотрудников  данной компании, так как будет являться индивидуальным (уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в соответствии с требованием внутреннего заказчика.

 

 

2. Конфигурация Управление IT-отделом 8 редакция 2.0

1. Общее описание

Конфигурация Управление IT-отделом 8 редакция 2.0  является готовым решением для автоматизации IT-отделов.

Решение  позволяет  в  едином  информационном  пространстве  успешно  вести много  векторный  учет  системным  администраторам,  программистам,  техникам компьютерных сетей, а так же  служит средой для контроля работы IT-отдела.

2. Требования к системе 

Конфигурация имеет  следующее системные требования:

Параметры  Ограничения 

Версия платформы «1С:Предприятия»  не ниже 8.2.13.202 (это важно!)

Вариант системы «1С:Предприятия»  файловый или клиент-серверный

Разрешение экрана  не менее 1024x768

Операционная система  MS Windows 2000/XP/2003/2008/7

Процессор  Intel Pentium III и выше

Оперативная память  512 Мб и выше

Свободное место на жестком  диске  не менее 50 Мб (в начале работы)

3. Начало работы

 

Информационная  база  при  первом  запуске    практически  пустой. Заполнены  лишь  системные  справочники  –  «Типы  номенклатуры», добавлены  основные  группы  номенклатуры  в  справочнике  «Номенклатура», создан  один элемент «Наша организация»  в справочнике «Организации». 

Для  настройки  необходимо открыть  Меню>Операции>Константы.  Данные  об организациях, сотрудниках, подразделениях, должностях можно импортировать из ЗУП, на соответствующей вкладке в настройке.

Можете приступать для  ввода первоначальных остатках об оборудовании,

Необходимо  в обработке  загрузки  создавать  документы  «Поступление»  на  дату предшествующую дате начала учета. Можно для себя в комментарии пометить, что  это  ввод  начальных  остатков.  Поле  контрагент  в  этом  случае  остается пустым. Документ «Инвентаризация» делать не нужно!

Внимание! Не любая версия AIDA64 или Everest подойдет. Нужна версия, которая поддерживает импорт данных в INI-файл. Переименовывать расширения текстового  файла  не  нужно,  должен  быть  «Формат  INI-файла»!  Экспорт  в формат  INI,  поддерживают  следующие  версии  из  поддерживаемых  программ фирмы Lavalys: «AIDA 64 BUSINESS», EVEREST Ultimate Edition.

Создайте  пользователей  в  справочнике  «Пользователи»  с  необходимыми правами.  Для  настройки  видимости  страниц  «Панели  функций»  для  каждого пользователя  откройте  элемент  справочника  "Пользователи",  перейдите  на страницу  "Видимость  страниц  панели  функций"  и  добавьте  те  страницы, которые должны быть видны этому пользователю. Если табличная часть будет пустой, то будут видны все страницы «Панели функций».