Внутрихозяйственная отчетность в системе управленческого учета

    -минимальный  набор документов, необходимых для  сверки, - это баланс, отчет о прибылях  и убытках и отчет о движении  денежных средств. 

    Исходя  из вышесказанного, главная идея экспресс-контроля заключается в том, что если отчетность правильная, то при любом способе расчета одного и того же показателя должен получаться одинаковый результат [4].

3.  Система внутрихозяйственной отчетности

  3.1 Организационная и информационная система управленческой отчетности

    Любая учетная система представляет собой  подробную и точную модель бизнеса, причем составные его части и  бизнес-процессы могут быть исследованы  на предмет возможных изменений.  Моделирование тесно связано  с планированием, при этом возможны две категории моделирования: подробное моделирование и макро-моделирование.

    Первая  категория представляет собой моделирование, когда каждая номенклатурная или товарная позиция, заказ, рабочий, оборудование и т.д. может подвергаться процедуре моделирования на детальном уровне, чтобы оценить их влияние на общий результат или на отдельный аспект работы компании.

    В качестве альтернативного способа моделирования может выступать макромоделирование, обычно заключающееся в построении математической модели бизнеса. Оно выступает в тех случаях, когда у менеджеров отсутствует время для адаптации модели к изменениям.

    Внутренняя  учетная система предприятия  представляет собой комплекс по учету  доходов и расходов, как между  отдельными центрами ответственности, так и внутри каждого из них. В процессе сопоставления затрат и результатов различных центров ответственности выявляется эффективность производственной, торговой или хозяйственной деятельности организации. Для обеспечения хозяйственных связей между  рекомендуется использовать механизм трансфертного, то есть внутрифирменного ценообразования.

    Трансфертная  цена – это условная, она же расчётная, цена на продукцию одного центра ответственности, передаваемую другому центру ответственности  того же предприятия. Трансфертные цены должны устанавливаться так, чтобы для каждого из центров можно было определить не только реальное значение расходов, но и прибыли, что в дальнейшем позволит сформировать развернутую информационную систему объективной оценки эффективности и выявления "узких мест" в деятельности предприятия. Таким образом, трансфертное ценообразование представляет собой основу для методов измерения, оценки, контроля и стимулирования деятельности центров ответственности [11].

    Еще одним способом интегрировать информационные системы предприятия, связать центром ответственности предприятия и наладить внутренние потоки информации внутри них, безусловно, является организация управленческого документооборота, то есть системы внутрихозяйственной отчетности.

    В отличие от бухгалтерского документооборота, управленческий жестко не регламентируется извне, тем более, не может идти речи и об использовании в управленческом документообороте унифицированных форм бухгалтерской отчетности. При этом главное – отобрать и сгруппировать для целей управленческого учета ровно столько данных, сколько нужно для обеспечения заданной точности. Многие события на предприятии не отражаются в бухгалтерии, но эти события всё равно должны находить свое отражение в управленческом документообороте. Такой документооборот лучше организовывать по уровням управления и сегментам бизнеса.

    Кроме бюджетирования и управления на уровне центров ответственности, часто  выделяется отдельно управление проектами. Для планирования и анализа рентабельности необходимо сопоставлять расходы фирмы с ее доходами. Так как доходы и расходы проходят по разным центрам ответственности, необходимо группировать доходы и расходы еще и по различным направлениям деятельности фирмы (проектам) [8].

    Организация системы управленческого учета  и внедрение корпоративной информационной системы предполагают изменение форматов поведения всех без исключения сотрудников компании, особенно топ-менеджеров. Это, в свою очередь, означает реструктуризацию предприятия (так называемый реинжиниринг – фундаментальное переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов с целью достижения радикальных улучшений ключевых показателей деятельности компании, таких как себестоимость продукции, качество, сервис и скорость выполнения работы) и смену принятой управленческой модели.

    Построение регулярного менеджмента является одним из факторов, критических для успешного внедрения системы управленческого учета. Объективные потребности постсоветской экономики требуют поддержки наиболее современных технологий корпоративного управления. К числу таких технологий относятся:

    -методология  планирования бизнес-ресурсов;

    -система  управления затратами и себестоимостью (контроллинг);

    -система  поддержки принятия решений; 

    -антикризисное  управление.

    Сложность проблемы подтверждает мировая статистика: не более 70% попыток внедрения систем управленческого учета заканчивается успешно, и из них только половина укладывается в намеченные бюджеты и сроки, что и обеспечивает необходимость системного подхода к ее решению. Поэтому необходимо предварительно провести исследование, объединяющее теорию управленческого учета, методологии формализации и оптимизации бизнес-процессов, а также технику разработки и внедрения корпоративных информационных систем с учетом специфики деятельности предприятия.

    Бизнес-процессы в любой организации можно разделить на две группы:

    -основные  бизнес;

    -вспомогательные  бизнес-процессы.

    Вспомогательные бизнес-процессы практически идентичны  на верхнем уровне абстракции во всех организациях, к ним относятся  бухгалтерия, логистика, склад, кадры и т.п., а существующие различия проявляются на нижних уровнях детализации. Такие бизнес-процессы очень хорошо изучены и формализованы.

    Далее следует выбрать для себя подходящее программное обеспечение. Весомость  фактора уровня автоматизации системы  управления по разным оценкам находится в интервале от 10 до 30%. В составе информационной системы выделяются следующие, относительно независимые составляющие: -информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС;

    -регламент  развития информационной модели  и правила внесения в нее  изменений; 

    -кадровые  ресурсы, отвечающие за формирование  и развитие информационной модели;

    -компьютерная  инфраструктура;

    -прикладная  программная часть – взаимосвязанные  функциональные подсистемы;

    -пользовательские  инструкции, регламент обучения  и сертификации пользователей.

    Обычно  в ходе разработки информационной системы  анализируются функции системы, потоки данных и управление между  ними, определяются функции конкретных типов рабочих мест, специфицируются хранилища данных и способы доступа к ним для каждого рабочего места, все формализуется и затем кодируется [2].  

3.2 Аналитическая и управленческая роль программных продуктов

    Вести управленческий учет в системе, не связанной  с системой финансового учета, могут позволить себе лишь небольшие предприятия. Для крупных и средних компаний такая организация учета и т. д.) будет попросту неэффективной и дорогой, так как будет предполагать двойной ввод информации, различные системы автоматизации, две базы данных. Поэтому, как правило, на крупных и средних предприятиях в системе управленческого учета используется информация из бухгалтерского учета или единая база данных для всех видов учета. Это неизбежно приводит к ряду проблем при автоматизации управленческого учета.

    Выбор информационной системы для автоматизации  управленческого учета компании зависит от ее потребностей. Крупные  предприятия, которым необходима полная и подробная информация, внедряют дорогие ERP-системы, небольшие же компании для этих целей часто используют Excel. Вместе с тем очень многие компании ведут управленческий учет с помощью бухгалтерских систем.

    Следует помнить, что при принятии решения  об автоматизации управленческого  учета должны учитываться следующие  критерии:

    -автоматизированные системы должны рассматриваться как инструмент реализации ее стратегии;

    -должно  соблюдаться соответствие целей  проекта корпоративной стратегии;

    -проект  автоматизации по стоимости, решаемым  задачам и другим параметрам  должен соответствовать объему или специфике бизнеса.

    По  данным исследования «Информационные  технологии на российских предприятиях: практика и перспективы», проведенного в рамках проекта iOne, уровень затрат на информационные технологии в российских фирмах колеблется от 0,5 до 2% от оборота. 

    При внедрении информационных систем финансовый директор зачастую выступает в роли основного заказчика. Одни считают, что внедрять информационные системы  имеет смысл только после того, как налажены все бизнес-процессы, определены требования к системе управленческого учета и разработаны бюджетные регламенты. Другие же придерживаются мнения, что автоматизация должна начинаться как можно раньше, поскольку применение специализированного программного обеспечения ускорит решение различных вопросов.

    Существуют различные способы автоматизации управленческого учета:

    -единая учетная система. Построение учетно-аналитической системы на основе ERP-системы(англ. Enterprise Resource Planning System — Система планирования ресурсов предприятия) типа SAP R/3, Oracle Applications, BAAN IV и др. является наиболее затратным способом, для которого нужно не только унифицировать методику учета во всех дочерних структурах, но и перенести данные из всех используемых систем в новую систему. Расходы на внедрение полномасштабной ERP-системы довольно значительны (от миллиона долларов), поэтому, чтобы их оправдать, компании стараются использовать все ее учетные возможности. Так, например, при грамотном внедрении помимо обеспечения данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе ERP-система способствует значительному повышению эффективности работы компании, ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплины работников. Бухгалтерская и управленческая отчетность при этом составляются на основе одной и той же первичной информации. Однако, учитывая сроки и затраты, внедрять ERP-систему для автоматизации управленческого учета имеет смысл, только если предприятие планирует оптимизировать все бизнес-процессы. В случае, если стоит задача автоматизировать только учетные функции, то достаточно внедрить учетные модули ERP-систем или же использовать более гибкие и в то же время более дешевые аналитические системы;

    -аналитическая система. Получать и анализировать управленческую отчетность можно при помощи системы на базе OLAP-технологии (англ. online analytical processing, аналитическая обработка в реальном времени). В этом случае информация из бухгалтерских программ и других учетных систем выгружается в аналитическую систему и на основе полученных данных по установленным правилам в ней формируются управленческие отчеты. В качестве аналитической системы могут использоваться как тиражируемые системы (Oracle Financial Analyzer, Comshare, Prophix, Adaytum Planner, Hyperion Pillar, «Инталев», «Контур Корпорация. Бюджет»), так и системы, разработанные для конкретной компании. Внедрение таких систем обходится значительно дешевле (несколько десятков или сотен тысяч долларов США) и осуществляется быстрее (3—6 месяцев), чем внедрение ERP-систем. Данный вариант автоматизации целесообразно использовать в средних компаниях и холдингах, где количество первичных данных сравнительно невелико;

    -корпоративное хранилище данных и аналитическая система. Позволяет путем внедрения в цепочку анализа и обработки данных еще одного звена — корпоративного хранилища данных. Оно представляет собой специально разработанное специалистами предприятия программное обеспечение, которое одновременно выполняет функции фильтра первичных данных и архива. Таким образом, формируется примерно следующая схема: первичные данные попадают в бухгалтерские и иные учетные системы, далее в хранилище, а затем в обработанном и упорядоченном виде переносятся в OLAP-систему. При импорте данных в хранилище дублирующая информация устраняется автоматически по заранее установленным правилам. На этом этапе контролируется большая часть несоответствий: незаполненные аналитические справочники, неправильная корреспонденция счетов, в результате чего достоверность итоговой информации значительно возрастает, а объем обработанных данных становится примерно в 10 раз меньше объема первичной информации, что позволяет разгрузить аналитическую систему. Компаниям, для которых суточное запаздывание информации не критично, а объем первичной информации велик, имеет смысл использовать корпоративные хранилища, поскольку, с одной стороны, это позволяет избежать искажений данных, а с другой требует меньших вложений, чем внедрение ERP-системы [4].

    Способы автоматизации управленческого  учета во многом зависят от особенностей бизнеса, сложившихся традиций управления, стратегических задач компании. Однако нужно понимать, что управленческий учет — это не цель, а средство поддержки принятия решений. Поэтому в результате ведения такого учета должны получаться ясные и правдивые финансово-экономические показатели, основываясь на которых руководство предприятия может им эффективно управлять. И наконец, стоимость внедрения новых методов управленческого учета не должна превышать выгод от их использования [5].