Внутрихозяйственная отчетность в системе управленческого учета

    -во-вторых, любое предприятие в том или  ином виде формирует отчеты, характеризующие  состояние и динамику наиболее  важных активов и обязательств. Так, на каждом предприятии  ведется учет товарно-материальных  запасов, взаиморасчетов с покупателями и поставщиками продукции или иных активов и обязательств.

    В процессе формирования управленческого  баланса будут автоматически  выявлены все несоответствия в отчетах, и, соответственно, будут обнаружены источники возникновения затрат, которые ранее просто игнорировались. 

    Рассмотрим  особенности формирования основных отчетов.

2.2 Формирование отчета  о движении денежных  средств

    Прежде  чем формировать отчет о движении денежных средств, необходимо провести следующие процедуры, которые обеспечат впоследствии получение информации в необходимом разрезе и с требуемой степенью детализации:

    -анализ структуры предприятия. Если предприятие ведет несколько независимых направлений деятельности, то управленческий учет по ним целесообразно вести раздельно. Для каждого направления следует выделить те счета движения денежных средств, которые его обслуживают;

    -анализ структуры отдельных направлений и подразделений. При необходимости можно выделить подразделения, в разрезе которых менеджмент компании хотел бы видеть отчет. Данная детализация играет важную роль при составлении бюджетов движения денежных средств компании по подразделениям. Такой аналитический разрез информации необходимо установить еще на начальном этапе, чтобы осуществлять контроль исполнения бюджетов каждого из подразделений;

    -формирование плана статей движения денежных средств. Это также важный шаг, от которого будет зависеть наглядность конечного отчета.

    После выполнения этих предварительных мероприятия  формирование отчета о движении денежных средств представляет собой достаточно простую техническую работу с использованием MS Excel или иных программных продуктов. Формирование отчета о движении денежных средств позволяет приступить к формированию бюджета движения денежных средств в разрезе выбранных подразделений и статей, а также контролировать исполнение данных бюджетов, что существенно повышает финансовую дисциплину на предприятии [3].

2.3 Формирование управленческого  баланса и отчета  о прибылях и  убытках

    Формирование  этих двух отчетов - единый неразделимый процесс. Практически невозможно составить корректный отчет о прибылях и убытках, если параллельно с ним не составлять управленческий баланс. На основании данных, взятых из отчета о движении денежных средств и отчетов, описывающих изменения основных активов и обязательств компании, будут сделаны основные проводки, формирующие отчет о прибылях и убытках и изменения управленческого баланса.

    Перед составлением отчетов необходимо проанализировать структуру активов, обязательств, доходов и расходов предприятия и составить план счетов управленческого баланса и статей доходов и расходов для построения отчета о прибылях и убытках.

    Для наглядности рассмотрим методику формирования управленческого баланса и отчета о прибылях и убытках на конкретном примере. Некое предприятие занимается торгово-закупочной деятельностью, является налогоплательщиком и выплачивает сотрудникам зарплату. Следует отметить, что по своей сути отчет о прибылях и убытках является расшифровкой изменений по статье баланса "Прибыль" за отчетный период. Именно по этой причине формирование отчета о прибылях и убытках без составления баланса, как правило, приводит к некорректным результатам.

    В приведенной ниже схеме представлены основные статьи и источники формирования показателей отчета по себестоимости: 

      Контрольный отчет по себестоимости 

    №  Статья     Источник     Сумма, руб.

    1.  Выплаты, отнесенные на себестоимость – всего      7496,45

       В том числе:   

    1.1  Выплаты поставщикам    Отчет о движении денежных средств  4355,58

    1.2  Выплаты субподрядчикам   Отчет о движении денежных средств  3140,87

    2.  Задолженность перед поставщиками на начало периода  Баланс    4420,44

    3.  Задолженность перед поставщиками на конец периода Баланс    1012,44

    4.  Авансы, выданные на начало периода  Баланс      2253,00

    5.  Авансы, выданные на конец периода Баланс      938,12

    6. Товары на складе на начало периода  Баланс      50 176,04

    7.  Товары на складе на конец периода  Баланс      51 778,90

    8. Расчетная себестоимость        3800,47

    9.  Себестоимость     Отчет о прибылях и убытках   7393,20

    10.  Завышение (+)/занижение (-) себестоимости        3592,72

    11.  Относительное отклонение        48,59% 

4. Организация системы управленческого  учета и управленческой отчетности

    Поскольку методы и правила управленческого учета и составления управленческой отчетности не регламентированы общепринятыми стандартами и законодательством, то они устанавливаются самим предприятием. Как правило, составляются следующие основные внутренние положения и инструкции, определяющие нормы и правила ведения управленческого учета:

    -положение  о финансовой структуре предприятия; 

    -положение  об учетной политике;

    -единые  классификаторы и кодификаторы  управленческого учета и инструкции  по их применению;

    -управленческий план счетов;

    -формы  первичных и отчетных документов  управленческого учета; 

    -регламенты  бизнес-процессов, отражающие сроки,  порядок и ответственность конкретных  сотрудников за формирование  регистров управленческого учета  и форм отчетности.

    Одним из важнейших документов является положение об учетной политике. Учетная политика содержит общие критерии ведения управленческого учета конкретного предприятия: валюта учета, методы оценки запасов, методы учета затрат, калькулирования себестоимости продукции и распределения косвенных затрат, принципы отражения доходов и расходов, курсовой разницы, начислений и резервов, определение уровня существенности и др. Учетная политика обеспечивает непрерывность и преемственность управленческого учета.

    При внедрении системы управленческого учета на предприятии следует решить, как будет организовано ведение управленческого учета. Структурное подразделение, ответственное за ведение управленческого учета, должно удовлетворять нескольким требованиям: информационная обеспеченность, методологическая подготовленность, компетентность.

    В практике российских предприятий встречаются  следующие варианты организации  ведения управленческого учета:

    -в  финансово-экономической службе;

    -в  едином информационно-аналитическом  центре;

    -в  информационно-аналитическом центре внутри каждой из служб предприятия;

    -разделение  полномочий и ответственности  между службами в зависимости  от объектов учета.

    Основными организационными документами, определяющими  ответственность, обязанности сотрудников  и отделов предприятия по ведению управленческого учета, являются:

    -положение  об организационной структуре  предприятия; 

    -положения  об отделах (подразделениях) предприятия; 

    -должностные  инструкции сотрудников предприятия; 

    -инструкции  по организации бизнес-процессов, отражающих сроки, последовательность и ответственность за формирование регистров управленческого учета и форм отчетности;

    -система  мотивации сотрудников предприятия. 

    Несмотря  на четкое определение и разграничение  обязанностей сотрудников, одной из основных проблем при постановке управленческого учета является нежелание специалистов заполнять дополнительные формы и обрабатывать информацию. Часто такая ситуация является следствием недостаточной работы с персоналом по разъяснению целей и задач управленческого учета. Положительно влиять на процесс внедрения управленческого учета на предприятии могут следующие факторы:

    -заинтересованность  руководителей предприятия в  получении объективной информации  и их готовность к необходимым  изменениям;

    -четко  сформулированные цели и выделенные приоритеты развития предприятия;

    -разработанная  юридическая и организационная  структура компании;

    -система  мотивации управленческого персонала; 

    -доступность  методологической поддержки; 

    -достаточный  уровень автоматизации служб.

2. 5 Уровень детализации  и достоверности  управленческой отчетности

    Прежде  всего, нужно решить вопрос о достаточности  первичной информации, а также  оценить содержание существующих или  разработанных управленческих отчетов. Для этого необходимо ответить на вопросы: все ли производственные этапы отражаются в учете и содержатся ли в отчетности остатки и обороты. При положительном ответе на оба вопроса можно говорить достоверности информации управленческого учета, который охватывает все производственные этапы.

    Конечно, чем детальнее информация в управленческом учете, тем полнее представление  об экономической ситуации на фирме. Однако для учета каждого производственного  этапа, то есть занесения информации в компьютер или в бумажный отчет, первичного контроля, составления соответствующей отчетности необходимы время и деньги. Эти затраты в итоге могут стать весьма существенными. Поэтому финансовый директор всегда должен сравнивать выгоду от наличия оперативной и полной информации по компании с затратами на ее получение.

    Управленческая  отчетность компании серьезно отличается от бухгалтерской отчетности, так  как она предназначена для  руководителя и финансового директора  предприятия. Если информация в управленческой отчетности неточна, то руководство  не будет представлять реальное состояние дел в компании. Для проверки достоверности данных управленческой отчетности разработана методика экспресс-контроля.

    Во  многих российских компаниях данные для управленческой отчетности готовят  специалисты разных отделов и  служб, каждый из которых может работать в своей информационной системе или вообще вести учет вручную, поэтому качество отчетов напрямую зависит от ответственности исполнителей. В этом случае контроль достоверности информации нужен всем, кто готовит полный комплект управленческой отчетности, а также тем, кто работает с ней.

    Система управленческого учета индивидуальна  для каждой компании и является результатом  работы финансового директора, который  должен учесть все от специфики бизнеса  до распределения функций по организационной структуре компании, однако экспресс-контроль как часть управленческого учета можно использовать на любом предприятии исходя из общих принципов работы.

    Принято формулировать некоторые требования, которым должен соответствовать  управленческий учет в компании для построения системы экспресс-контроля, а также для обеспечения максимальной достоверности:

    -предпочтительнее  вести учет по отгрузке, а не  по оплате, так как управленческий  учет по оплате целесообразен  для компаний с небольшим числом  операций  и для фирм, работающих в основном за наличный расчет. Во многом именно раздельный учет движения денег и движения стоимостей позволяет строить проверочные показатели;

    -в  документах управленческого учета  должна отражаться информация  как об остатках, так и о движении стоимостей, то есть об оборотах. Это позволяет использовать способ построения проверочных показателей, при котором изменение какой-либо величины можно определить и как разность между ее конечным и начальным значениями, и как разность между итоговыми приходом и расходом по конкретной статье;