Учет затрат на содержание и эксплуатацию грузового автотранспорта

   Как указано  в пункте 1.2. Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов грузового автомобиля, содержащейся в приложении к Постановлению Минфина Республики Беларусь от31.03.2000г. №31 путевые листы грузового автомобиля подразделяются на три вида: типовые формы 3 (с), 3 (п), которые предназначены для учета работы грузового автомобиля в пределах Республики Беларусь, при оплате стоимости перевозок грузов соответственно по сдельным и повременным тарифам, и типовую форму 4, предназначенную для учета работы грузового автомобиля в международном сообщении, Запрещается использование форм путевых листов грузового автомобиля, отличных от вышеуказанных.

   В пункте 1.1. Инструкции  указано, что все перевозчики  должны при выпуске грузового автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.

   Путевые листы форм 3 (с) и 3 (п) выдаются водителю только на один рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевой лист может выдаваться лишь для предстоящего выполнения им междугородных перевозок в течение более суток. Выдаваемый во всех случаях путевой  лист должен иметь дату выдачи, штамп и печать перевозчика.

   Из пункта 1.5. Инструкции  также следует, что при работе  группы автомобилей (2 и более) сроком свыше суток вне места расположения перевозчика путевые листы на весь срок работы (но не более чем на 7 суток) получает старший группы, который ежедневно выдает их каждому водителю. Если срок работы группы автомобилей превышает 7 суток, то старший группы сдает отработанные путевые листы перевозчику и получает новые на следующий семидневный срок. Из вышеприведенных указаний следует, что Инструкция не допускает возможности выдачи водителю путевого листа на срок свыше суток при необходимости одиночной работы автомобиля свыше суток вне места расположения перевозчика, если только такая работа не будет состоять в осуществлении междугородной перевозки, требующей для своего оформления срока свыше суток.  

   Путевые листы  грузового автомобиля должны  храниться вместе с товарно-транспортными документами в целях одновременной их проверки.

   В СПК ”Березовый край” применяется лишь одна из форм путевых листов грузового автомобиля – форма 3 (с). Указанная форма предназначена для оформления работы грузового автомобиля на территории Республики Беларусь при оплате стоимости перевозок по сдельным тарифам. Однако в изучаемом хозяйстве эта же форма применяется и при оплате по повременным тарифам.

   Путевой лист (приложение 3) выдается водителю под расписку  уполномоченным на то лицом только на один рабочий день. При этом лист за предыдущий рабочий день должен быть сдан в обязательном порядке.

   Заполнение путевого  листа в СПК ”Березовый край” осуществляется диспетчером; при этом водитель не имеет права участвовать в заполнении реквизитов листа, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

   Необходимо отметить, что лицевая часть путевого листа, а также разделы ”Работа водителя и автомобиля”, ”Движение топливно-смазочных материалов”, ”Задание водителю” заполняются только диспетчером.

   В течение дня  перевозчик может оказывать услуги  как одному заказчику, так и нескольким. В связи с этим реквизиты раздела ”Задание водителю” заполняются по каждому заказчику и служат информацией для водителя о дате и времени прибытия автомобиля под первую загрузку у каждого заказчика. Графа ”Расстояние, км” заполняется на основании справочников и таблиц расстояний (приложение 4). Этот реквизит, а также графа ”Количество ездок” служат основанием для информирования водителя и определения количества топлива для выполнения задания.

   Заказчик транспорта  имеет право изменять задание водителю, это изменение в обязательном порядке согласовывается с перевозчиком. Возникшие изменения фиксируются диспетчером перевозчика на лицевой стороне путевого листа в строке ”Особые отметки”.

   При заполнении реквизита ”Остаток топлива при выезде” в случае несоответствия количества топлива в баке автомобиля при выезде остатку топлива, указанному диспетчером в путевом листе, механик совместно с водителем составляет акт установленной формы, после чего в путевой лист вносится остаток топлива согласно акту.

   Отметки в путевой  лист на линии вносит грузоотправитель. Он обязан проставить в соответствующих графах путевого листа номера ездок; фактическое число, месяц, часы, минуты прибытия автомобиля в пункт погрузки, определяемые моментом предъявления водителем путевого листа; указать в путевом листе номера приложенных товарно-транспортных накладных, а в случае перевозки нетоварных грузов грузоотправитель должен указать в путевом листе номер акта замера.

   Следует обратить  внимание, что к листу формы  3(с) не предусмотрен отрывной талон заказчика. Соответственно на бланке путевого листа отсутствует и реквизит ”Талон заказчика”, заполняемый заказчиком под копирку и предназначенный перевозчику. Связано это с тем, что для оплаты сдельной транспортной работы важны товарно-транспортные накладные, коими и фиксируется объем этой работы.

   При простое по вине  грузоотправителя при внутриреспубликанских  перевозках, основанием для предъявления перевозчиком претензии за простой автотранспортного средства под погрузкой-разгрузкой сверх установленных норм времени служат отметки в товарно-транспортной накладной и путевом листе о времени прибытия и убытия автотранспортного средства.

   Раздел ”Результаты работы автомобиля и прицепа” заполняет таксировщик, используя всю необходимую информацию из путевого листа для выполнения расчетов ручным способом.

   Для обобщения данных о работе грузового автотранспорта в СПК ”Березовый край” за месяц используется Накопительная ведомость учета работы грузового автотранспорта (приложение 5). В ней в разрезе каждого водителя и автомобиля отражаются данные о работе за месяц.

   Записи в ведомость производятся  по каждому путевому листу  в хронологическом порядке. На каждый автомобиль отводится отдельная страница. Если в течение месяца на автомобиле работали несколько шоферов, то для отражения работы каждого водителя также отводится отдельная страница.

   По каждому путевому листу  находят отражение следующие  данные: дата, номер путевого листа, количество перевезенного груза, общий пробег, пробег с грузом, отработано часов, количество выполненных тонно-километров (при работе автомобиля по сдельным расценкам), расход горючего по норме, основная заработная плата, доплата за стаж, прочие виды доплат, распределение объема выполненных работ по потребителям. В конце месяца подводятся итоги по каждой странице и в целом по ведомости, после чего необходимые данные переносятся в производственный отчет.

   В период уборки сельскохозяйственной продукции для отражения объема работ, выполненного грузовым автотранспортом, к путевому листу прикладывается Реестр отправки сельскохозяйственной продукции с поля ГП-1 (приложение 6). Он заводится на один день по каждому виду перевозимой культуры. В нем отражается следующая информация: марка уборочных средств, фамилия комбайнера, вес при отправке продукции с поля, роспись в сдаче продукции, вес при приемке продукции на склад, роспись в приеме продукции на склад. Реестр служит основанием для определения объема выполненных работ.

   Основным первичным документом, отражающим движение запасных частей на ремонт грузовых автомобилей, в СПК ”Березовый край” является Ведомость на получение запасных частей и ремонтных материалов ПЗ-4 (приложение 7). В ней отражается выдача со склада запасных частей и ремонтных материалов в количественном и суммовом выражении. Ведомость оформляется на каждого водителя по каждой выдаче.

    Выдача топлива и горюче-смазочных  материалов на работу грузового автотранспорта в хозяйстве оформляется Ведомостью на получение горючего, смазочных материалов со склада ПЗ-3 (приложение 8). Ведомость открывается на месяц по каждому водителю. В ней отражается фактическая выдача топлива в разрезе марок и видов по каждой дате отпуска. В конце месяца ведомость сдается в бухгалтерию.

   В разрезе марок учет выдачи топлива ведется в Ведомости учета топлива (приложение 9), где на каждую дату, по каждому виду топлива и по каждому заведующему складу нефтепродуктов отражается выдача топлива шоферам по каждому путевому листу. В конце рабочего дня ведомость передается в бухгалтерию.

   В конце месяца  для обобщения информации о  движении материалов составляется Отчет о движении продуктов и материалов ПЗ-13 (приложение 10), где находят отражение списание на работу грузового автотранспорта стоимость топлива (в разрезе типов и марок), запасных частей (по видам) и других материалов.

   Для отражения  амортизации грузового автотранспорта в хозяйстве используется Ведомость начисления износа (амортизации) основных средств 49-АПК (приложение 11), где наряду с другими объектами начисления амортизации, отражается и величина начисленной амортизации и по грузовому автотранспорту. Следует отметить, что применяемая форма документа не позволяет проводить расчет амортизации производительным способом, поскольку предназначена лишь для отражения амортизации, исчисленной линейным методом. В связи с этим мы рекомендуем использовать для первичного отражения суммы начисленной амортизации по грузовому автотранспорту Ведомость амортизационных отчислений по основным средствам и резерва на ремонт основных средств форма № 49-АПК либо Ведомость расчета амортизационных отчислений по основным средствам форма № 48-АПК, в которых имеются разделы для отражения расчета амортизационных отчислений производительным способом.

   При оказании  услуг сторонними организациями ими составляется калькуляция (приложение 12), на основании которой и производится списание затрат на стоимость услуг грузового автотранспорта.

   Основным недостатком  организации первичного учета  затрат и выполненных работ грузового автотранспорта СПК ”Березовый край” является использование только одной типовой формы путевого листа – 3 (с). Мы считаем целесообразным для учета работы грузового автомобиля при оплате  стоимости перевозок по повременным тарифам, использовать путевой лист формы 3(п).

   Порядок заполнения  данной формы аналогичен порядку  заполнения путевого листа формы 3 (с), с тем лишь отличием, что в форме 3 (п) не указываются сведения о лицах, сопровождающих автомобиль, адреса мест погрузки и разгрузки, наименование груза, планируемое расстояние перевозок и весовые характеристики грузов, но зато указывается планируемое количество часов работы.

   Поскольку в  бланке путевого листа имеется  отрывной талон  и реквизит ”Талон заказчика” на самом путевом листе (заполняемый под копирку), то в соответствующих строках записывается наименование перевозчика, марка и государственный номер путевого листа и дата его выдачи.

   Все реквизиты  отрывного талона должны быть  отражены и в талоне заказчика на путевом листе. Отрывной талон заказчика остается у заказчика транспорта, талон на путевом листе вместе с приложенным экземпляром товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 по окончании работы сдается диспетчеру.

   Использование  данной формы путевого листа  позволит более рационально организовать первичный учет работы грузового автотранспорта, упростить порядок начисления заработной платы водителям.

   Следует отметить, что в соответствии с подпунктом 1.8. Указа Президента Республики  Беларусь от 13.01.2002г. №40 ”О дополнительных мерах по регулированию экономических отношений” нарушение порядка оформления первичных учетных документов, в том числе путевых листов влечет наложение штрафа на юридических лиц в размере 10% денежной оценки хозяйственной операции, указанной в этих документах.

     Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь №5 от 23.01.2005г. ”Об утверждении форм регистров бухгалтерского учета для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции” утверждены формы первичных документов, которые могут использоваться для учета затрат на содержание грузового транспорта, однако в изучаемом хозяйстве не используются. Например, лимитно-заборная карта формы 201-АПК, которая применяется для многократного отпуска топлива, запасных частей, ремонтных материалов со склада и является оправдательным документом для их списания. Она выписывается в двух экземплярах: первый находится у материально-ответственного лица, второй – у получателя ценностей. В лимитно-заборной карте на основании разнарядок отраслевых специалистов проставляется лимит отпуска конкретных ценностей на период действия документа. В случае отпуска топлива водителям  со склада  лимитно-заработная карта выписывается в одном экземпляре. Водитель при заправке автомобиля представляет заправщику путевой лист. В лимитно-заборной карте за полученное топливо расписывается водитель, а в путевом листе подтверждает отпущенное количество топлива своей подписью материально-ответственное лицо.

   Лимитно-заборная карта должна заменить собой Ведомость на получение запасных частей и ремонтных материалов ПЗ-4, Ведомость на получение горючего, смазочных материалов со склада ПЗ-3, которые применяются в хозяйстве.

   Следует отметить, что в СПК ”Березовый край” не ведется учет отработанных автопокрышек, что является существенным недостатком. Для его устранения мы рекомендуем использовать Карточку учета использования автопокрышек формы 214-АПК. Она применяется для учета движения и использования автопокрышек. Карточка открывается  и ведется заведующим гаражом или автомехаником. В ней по каждому автомобилю производится запись серийного  номера автомашины, указывается завод-изготовитель, дата постановки  и снятия шины с автомобиля, пробег покрышки за год и сначала эксплуатации