Учет расчетов с подотчетными лицами

      2. Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно  во время нахождения в командировке  или при приобретении ТМЦ, оплаты  работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

      При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

      Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

      Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

      Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие  реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

      В счёте–фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;

      Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

      3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

      На  оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы  для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

      После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

      К итоговой документации относятся: авансовый  отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.). 

       Рис 1. Схема первичной документации 

      В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника  в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

      1) работник по авансовому отчету  отражает неиспользованную сумму  и возвращает её в кассу организации;

        2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

        Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК.

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На сумму денежных сумм, выданных под отчет, делается запись: Дт 71 – Кт 50 «Касса». При осуществлении подотчетным лицом хозяйственных операций в бухгалтерском учете делается запись: Дт 10 «Материалы» », 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 20 «основное производство», 41 «Товары»,             50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 84 «Нераспределенная прибыль» и др. – Кт 71 

      2.2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ И  СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ. 

      Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами; главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

      Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер— комбинированный  регистр, сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

      Основанием  для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

      Ежемесячно  итоги из журнала – ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

      Как уже говорилось раннее, учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

      Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

      В ООО «Приоритет» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

      Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

      - на выданную сумму соответственно  при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.

      Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

      - оплата подотчетным лицом ТМЦ  за организацию (момент предоставления  ссуды) 

      Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами:

      Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

      - отражена сумма оприходованных  материалов, купленных подотчетным  лицом;

      Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям" Кредит 71

      - учтен НДС, отраженный в счете-фактуре  по приобретенным запчастям;

      Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

      - приобретение материальных ценностей  подотчетным лицом;

      Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71

      - приобретены канцелярские принадлежности  подотчетным лицом;

      Дебет 50 "Касса" Кредит 71

      - на суммы, возвращенные в кассу  подотчетным лицом, неиспользованные  во время командировки;

      Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

      - отражена задолженность организации  перед работником на основании  авансового отчета;

      Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

      - на суммы, удержанные из зарплаты  подотчетного лица;

      Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

      - если недостача будет удерживаться  в течение нескольких отчетных  периодов;

      Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

      - если командировка носит непроизводственный  характер и финансируется за  счет собственных средств;

      Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей" Кредит 71

      - если сотрудник не отчитался  за выданные ему денежные средства.

 

       При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество  различных противоречий в отнесении  расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

      У бухгалтеров постоянно возникают  вопросы об отнесении или не отнесении  некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.