Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

      Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в инструкции написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

      Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

      Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

      Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

      Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

      Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки  в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил  от авиакомпании за сданный билет  сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

      Руководитель  предприятия может принять решение  о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны  с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

      Выплаченная компенсация должна быть включена в  совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

        Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

      Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно- вычислительных работ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

      В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

      А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

      Рассмотрены основные первичные документы и  нормативные акты, применяемые в  оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

      Основным  первичным документом, отражающим расчеты  с подотчетными лицами, является авансовый  отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

      Основные  ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

      В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. В силу того, что правильность ведения данного участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием. актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия, т.к. касается бюджета государства.

      В работе рассмотрены типичные нарушения при осуществлении учета расчетов с подотчетными лицами и набор контрольных процедур для выявления возможных нарушений или злоупотреблений при учете расчетов с подотчетными лицами.

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Налоговый Кодекс РФ, Часть 2 от 5 августа 2000 г., правовая система «Гарант», по состоянию на 01.04.2005
2. Трудовой Кодекс РФ от 30 декабря 2001 № 197-ФЗ, правовая система «Гарант», по состоянию на 1.04.2005
3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете».от 21.11.96 N 129-ФЗ, правовая система «Гарант», по состоянию на 01.04.2005
4. План счетов бухгалтерского учета, Постановление от 31 октября 2000 г., № 94н с изм. и доп., правовая система «Гарант», по состоянию на 01.04.2005
5. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.72-78
6. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности и АПК. М.: АО ДИС, 2004г.- 287с.
7. Воронов В.В. и др. Общий аудит. Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществлени — М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 2006 г. — 544 с.
8. Ефремова А.А. Типичные бухгалтерские ошибки. – М.: ФБК-Пресс, 2007, - 263с.
9. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух — 2008 — № 2
10. Табалина С.А. Аудит. Современная методика: Проверка разделов отчетности согласно МСА и федеральных Профессиональных стандартов аудиторской деятельности. – М.: 2007

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

   КАССОВАЯ  КНИГА

 

                         В этой книге пронумеровано  и прошнуровано

                    (____) ________________________________ листов

                                        (прописью)

                    Руководитель ___________ _____________________

                    учреждения    (подпись)  (расшифровка  подписи) 

                    Главный      ___________ _____________________

                    бухгалтер     (подпись)  (расшифровка  подписи)

                    "__" __________________ ____ г.

                                       М.П.

                                                      ┌────────┐

Единица измерения: руб.                       по ОКЕИ │  383   │

                                                      ├────────┤

        доллар / иное ____________________     по ОКВ │ 001 /  │                                                        

                                                      └────────┘

┌─────┬────────────────┬────────┬──────────────┬───────────────┐

│N    │От кого получено│N корре-│  По бюджету  │По внебюджетным│

│доку-│  или кому выдано│спонди- │  средствам   │   средствам   │

│мента│                │рующего ├───────┬──────┼───────┬───────┤

│     │                │счета   │приход │расход│приход │ расход│

├─────┼────────────────┼────────┼───────┼──────┼───────┼───────┤

│  1  │        2        │   3    │   4  │   5  │   6   │    7  │

├─────┼─────────────────┼────────┼──────┼──────┼───────┼───────┤

│     │Остаток на начало│        │      │      │       │       │

│     │дня              │        │      │   х  │       │    х  │

├─────┼─────────────────┼────────┼──────┼──────┼───────┼───────┤

├─────┼─────────────────┼────────┼──────┼──────┼───────┼───────┤

├─────┼─────────────────┼────────┼──────┼──────┼───────┼───────┤

├─────┼─────────────────┼────────┼──────┼──────┼───────┼───────┤

├─────┼─────────────────┼────────┼──────┼──────┼───────┼───────┤

├─────┼─────────────────┼────────┼──────┼──────┼───────┼───────┤

│          Итого за день         │      │      │       │       │

├─────┼─────────────────┼────────┼──────┼──────┼───────┼───────┤ 

|Остаток на конец дня            │      │  х   │       │   х   │

├─────┼─────────────────┼────────┼──────┼──────┼───────┼───────┤ 

|в том  числе на зарплату│               │  х   │       │   х   │

├─────┼─────────────────┼────────┼──────┼──────┼───────┼───────┤

 Общий  остаток денежных средств в  кассе на конец дня                          

Кассир ___________ _____________________

         (подпись)  (расшифровка подписи)