Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

      Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

     Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1  «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». (План счетов бухгалтерского учета)

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

1.2 УЧЕТ ОПЕРАЦИОННО-ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ.

  ОСНОВНЫЕ НАРУШЕНИЯ ПРИ УЧЕТЕ И НАБОР КОНТРОЛЬНЫХ ПРОЦЕДУР.

      Предприятия в процессе финансово-хозяйственной  деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

      Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

      Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

      Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

      К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

      Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

      К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

      Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

      При выдаче денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

      Как правило, в организациях деньги под  отчет выдаются достаточно часто  и разным работникам. Поэтому есть вероятность, что бухгалтер что-то не учтет или не заметит ошибку в авансовом отчете. Основными документами, которые применяются при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

      Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерский регистрах: журнал-ордер  № 7, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

     Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение  порядка выдачи подотчетных сумм

1.1 выдача  денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

1.2 выдача  денежных сумм из кассы под  отчет лицам, не являющимся  работниками предприятия;

1.3 выдача  денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

1.4 несоответствие  фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они  были выданы;

1.5 списание  подотчетных сумм за счет чистой  прибыли предприятия;

2. нарушения  при оформлении командировочных расходов;

2.1 отсутствие  приказов (распоряжений) о направлении  работника в командировку;

2.2 отсутствие  командировочных удостоверений  с отметками в месте пребывания  в командировке;

2.3 несоблюдение  установленных норм командировочных  расходов;

2.4 отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

2.5 отсутствие  аналитического учета командировочных  расходов в пределах норм и  сверх норм;

3. нарушения  порядка налогообложения при  оформлении командировочных расходов;

3.1 нарушение порядка удержаний подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2 некорректное  выделение налога на добавленную  стоимость в суммах командировочных  расходов;

4. нарушения  при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;

4.1 выделение  сумм налога на добавленную  стоимость расчетным путем от  стоимости материальных ценностей,  приобретенных за наличный расчет  в розничной торговой сети;

4.2 списание  на затраты сумм налога на  добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле;

5. нарушения  порядка учета представительских  расходов.

5.1 несоответствие  фактического размера представительских  расходов утвержденной смете;

5.2 отсутствие  аналитического учета представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм;

6. нарушения  порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами.

6.1 некорректное  составление бухгалтерских проводок  по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2 неправильное  выведение остатков на конец  отчетного периода;

6.3 несоответствие  записей в авансовых отчетах  и журнале-ордере № 7 “Расчеты  с подотчетными лицами” или  других регистрах.

     Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Вот некоторые из них:

- проверка  соответствия лиц, получающих  наличные деньги из кассы на  хозяйственно-операционные расходы,  списку лиц, имеющих на это  право, утвержденному руководителем предприятия (“Подотчет. 1.1.1.”);

- проверка  получения под отчет сумм денежных  средств лицами, не отчитавшимися  по ранее полученным авансам (“Подотчет. 1.1.2.”);

- проверка  соответствия фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы (“Подотчет. 1.1.3.”);

- проверка  наличия подотчетных лиц в  штате предприятия (“Подотчет. 1.1.4.”);

- проверка  правильности списания подотчетных  сумм за счет чистой прибыли  предприятия (“Подотчет. 1.1.5.”);

- проверка  полноты оправдательных документов  по командировкам, приложенных к авансовым отчетам (“Подотчет. 2.1.1.”);

- проверка  наличия приказов о направлении  работников в командировку (“Подотчет. 2.1.2.”);

- проверка  наличия в командировочных удостоверениях  отметок в местах пребывания  в командировке (“Подотчет. 2.1.3.”);

- проверка  правильности возмещения командировочных  расходов (“Подотчет. 2.1.4.”).

      Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентируют порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

      ГЛАВА II ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ ООО «ПРИОРИТЕТ»

      2.1. ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ. 

      Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» подразделяются на три вида:

      1. Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило,  в отделе кадров и бухгалтерии  организации до начала командировки  на основании служебной записки  от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

      Приказ (распоряжение) является основанием для  направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

      Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.