Учет расчетов с подъотчетными лицами

e="text-align:justify">г) рабочий план счетов (приложение А).

Таким образом, ведение бухгалтерского учета в ЗАО «Каскад» осуществляется согласно учетной политике, сформированной в соответствии с законодательной  и нормативной базой путем  выбора экономически обоснованных способов, методов и приемов группировки  и обобщения фактов торгово-хозяйственной  деятельности. [15].

 

2.2. Первичный учет  расчетов с подотчетными лицами

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются  оправдательными документами.

Документ – это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для  ее передачи во времени и пространстве.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Каскад» подразделяются на три вида.

Документы, относящиеся к  первому виду, составляются, как  правило, в отделе кадров и бухгалтерии  предприятия до начала командировки на основании служебной записки  от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: заявление о командировании, заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника  в командировку (форма №Т-9). В  приказе указывается фамилия, имя  и отчество командируемого, город  командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) .

В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое подписывается и утверждается директором предприятия.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчетом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у  юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность. [2, с.76].

Доверенность (форма №  М-2) применяется для оформления права  лица выступать в качестве доверенного  лица организации при получении  материальных ценностей, отпускаемых  поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные  на имя организации с указанием  НДС, а также фамилии, имена и  отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому  ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный  обязан сделать отметку о времени  нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчет в организациях розничной  торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать  у продавца два документа –  кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный  номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время  покупки; стоимость (цену) покупки; признак  фискального режима. [4, с.65].

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления  документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры  и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер  продавца (ИНН); наименование грузополучателя  в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку  о прибытии в командировочном  удостоверении в течение 3 дней после  окончания командировки по приказу  представить подробный отчет  руководству организации о результатах  выполнения служебного задания (форма  №Т-10а), в бухгалтерию – авансовый  отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Для ввода в информационную базу программы 1С:Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая  в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы  выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в  иностранной валюте. При этом дополнительно  запрашивается валюта, в которой  выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник»  заполняется выбором из справочника  «Сотрудники».

Если предоставляется  авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите  «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного  аванса, количество приложенных к  авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью  не завершены, то указывается сумма  задолженности или перерасхода  по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с  помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником  по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Закладка «Оборотная сторона» диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа.

В ней нужно указать:

• дату или интервал дат совершения расходов;
• выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;
• указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);
• сумму НДС;
• назначение расходов (кому, за что и по какому документу).

Заполненную форму нужно  сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа  по каждой строке табличной части  будут сформированы проводки по кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которые списываются затраты  данного наименования.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным  лицом и работником бухгалтерии.

Проверенные бухгалтерией авансовые  отчеты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным  лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому  ордеру.

На основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый  отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным  кассовым ордерам) и отчет о результатах  командировки.

 

 

2.3.Синтетический  и аналитический учет расчетов  по подотчетным суммам в национальной и иностранной валютах

 

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.[12, с. 434]

Аналитический учет по счету  ведется по каждой авансовой выдаче.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной  журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости  № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и  других документов. [2, с. 87]

Ниже приведем бухгалтерские  записи, сделанные на ЗАО «Каскад» за апрель 2011 г.

Таблица 1.1. Информация об операциях, отраженных по счету 71 за апрель 2011 г. в ЗАО «Каскад»

№ п/п	Наименование документов и ссылка на № приложения	Содержание хозяйственной  операции	Корреспондирующие счета		Сумма, в руб.	Учетный регистр и ссылка на  № приложения
			дебет	кредит
1	Товарный чек	Оприходование приобретенных МОЛом  хозяйственных материалов	10/9	71	400000	Журнал-ордер по сч. 71
2	Авансовый отчет	НДС при покупке материалов МОЛ	18/3.1	71	72000	Журнал-ордер по сч. 71
3	Расходный кассовый ордер	Выдача из кассы аванса на командировочные  и другие расходы	71	50/1	472000	Журнал-ордер по сч. 71

Примечание. Источник: собственная  разработка

Кроме приведенных в таблице  бухгалтерских записей при учете расчетов с подотчетными лицами могут составляться и другие проводки.

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм в пределах норм, списываются  с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е.

Д10, 20,26 К71.

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е.

Д84 К71.

Отнесение на виновных лиц  неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71.

На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта  сумма списывается на виновное подотчетное  лицо Д73.2 К94.

При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной  валюте. При этом в бухгалтерии  составляются следующие записи:

• приходование валюты, полученной в банке - Д50.4 К52;
• списание выданной в подотчет валюты – Д71 К50.4;
• после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат – Д20,26 К71.