Учет команлировочных расходов

1) Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

2) Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы.

3) Воздушным транспортом - в салоне экономического класса, а также по билету I класса, в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов.

4) Автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Кроме указанных расходов командированный работник имеет  право на возмещение:

1. Расходов на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок.

2) Расходов на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник).

3) Расходов в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются  только при условии представления  подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

Суточные по Зарубежным командировкам

Необходимо, рассчитывая  размеры суточных при краткосрочных  командировках на территорию зарубежных стран,

Пересчет суточных, нормированных  в долларах США в Евро, производится исходя из «кросс-курса»ЦБ РФ (соотношения  курсов валют, установленных ЦБ РФ) на дату операции. Датой операции по расчету рублевого эквивалента  командировочных расходов по иностранной валюте признается дата утверждения авансового отчета.

В отношении суточных установлены предельные размеры, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

При формировании налоговой  базы по налогу на прибыль предприятие  может учитывать понесенные командировочные расходы в части выплаты суточных с учетом ограничений при условии их документального подтверждения и обоснованности.

В отношении нормируемой  части командировочных расходов, в частности суточных, следует  руководствоваться постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года N 93 "Об установлении норм расходов организаций  на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (Постановление N 93). Постановлением N 93 установлены нормы суточных при заграничных командировках до 60 дней включительно и свыше этого срока.

Кроме того, отметим следующие  особенности.

Загранкомандировки за счет иностранного партнера (принимающей  стороны)

В случае если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то организация (направляющая сторона) выплату суточных им не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то организация (направляющая сторона) выплачивает им суточные в размере 30 процентов нормы, включая надбавки,

Однодневные загранкомандировки

Работникам, выехавшим в  командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот  же день, суточные в иностранной  валюте необходимо выплачивать в  размере 50 процентов нормы.

Краткосрочные загранкомандировки

Размер суточных, выплачиваемых  командируемому работнику, зависит  не только от страны, куда он направляется (на основании Постановления N 812), но и от длительности командировки.

Краткосрочными считаются  командировки длительностью до 60 суток  включительно, установлены нормы  суточных при заграничных командировках  сроком до 60 дней.

Работникам, направляемым в  командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Правило расчета суточных как при командировках по России, так и за рубеж одинаково - начислять за каждый день командировки.

При этом со дня пересечения  государственной границы при  выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую лицо направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.

Загранкомандировки в  несколько стран 

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия  из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

По зарубежным командировкам  командировочные удостоверения  не оформляются и отметки о  прибытии и убытии из очередного пункта не делаются.

Если в процессе командировки сотрудник организации посещает несколько зарубежных стран, то расчет суточных производят по отметкам пересечения  границ каждого государства., Дни нахождения в том или ином государстве можно определить по отметкам в загранпаспорте. Однако при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. По мнению Минфина России, можно руководствоваться приказом о направлении работника в командировку, распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в отелях. Для этого в приказе нужно указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране с учетом дат в проездных документах. Работник должен сохранять посадочные талоны не только при перелете из России и обратно, но и по рейсам между иностранными государствами.

Командировка в страны СНГ

Если работник едет в служебную  командировку в ближнее зарубежье, в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения при следовании из России и в Россию определяются по отметкам в командировочном удостоверении. Оформляется оно также, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории Российской Федерации.

Долгосрочные загранкомандировки.

Нередка ситуация, когда  работник находится в загранкомандировке более 60 дней. Следовательно, начиная  с 61-го дня нахождения в командировке работнику будут выплачиваться суточные в размере, установленном для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где такое учреждение находится (размер суточных ниже).

Установлены нормы суточных при заграничных командировках  в том числе свыше 60 дней.

 

 

2.3 Отражение командировочных  расходов на счетах бухгалтерского  учета

 

 

Как уже отмечалось, командировочные  расходы могут быть отнесены на любой  из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91), а также на счета  учета, на которых формируется фактическая  себестоимость или первоначальная стоимость приобретенного имущества. Если командированным работником (подотчетным  лицом) авансовый отчет представлен  на сумму, меньшую, чем был выдан  аванс, остаток подотчетной суммы  должен быть внесен в кассу организации или удержан с сумм начисленной оплаты труда работника. В этом случае организациям следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

В частности, удержания из заработной платы работника для погашения  его задолженности работодателю могут производиться для погашения  неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

При этом, как следует из письма Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Решения принимаются и оформляются  работодателем, как правило, в форме  приказа или распоряжения, хотя унифицированной  формы такого приказа нормативными правовыми актами не предусмотрено.

Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, то оно должно быть получено в письменном виде.

Таким образом, полная схема бухгалтерских  проводок по учету операций с денежными  средствами, выданными под отчет  командированным работникам, выглядит следующим образом:

Д – т 71 К – т 50 – на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет командированному работнику;

Д – т 71 К – т 51 – на сумму денежных средств, выданных командированному работнику непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте командировки. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на командированного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если командировка неплановая, а необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует. Вторая ситуация может возникнуть при продлении командировки либо при необходимости осуществления дополнительных расходов;

Д – т 71 К – т 55 – отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами. При командировках подобная ситуация, по нашему мнению, возможна только в отношении аккредитивов, так как расчеты чеками из чековых книжек чаще всего ограничиваются границами того населенного пункта, в котором расположено отделение банка, открывшего специальный счет. Кроме того, средства, аккумулированные на специальных счетах в банках (например, для финансирования капитального строительства или финансирования целевых мероприятий), могут использоваться так же, как и средства, находящиеся на расчетном счете. Иными словами, данная проводка может оформляться при получении командированным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов;

Д – т 07 К – т 71 – на сумму стоимости приобретенного оборудования, а также на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Разумеется, такая проводка может быть оформлена в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;

Д – т 10 К – т 71 – на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов;

Д – т 11 К – т 71 – на сумму стоимости животных, приобретенных для выращивания или откорма, а также на сумму командировочных расходов, связанных с приобретением животных;

Д – т 15 К – т 71 – на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования, материалов, товаров, покупных изделий, животных для выращивания и откорма в случае, если учетной политикой организации закреплена схема бухгалтерского учета, в соответствии с которой фактическая себестоимость материально-производственных запасов формируется на счете 15;

Д – т 20 К – т 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником, а также на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Что же касается непосредственно сумм командировочных расходов, то, по нашему мнению, наиболее правомерным является такое списание затрат в случае, если для выполнения служебного задания командируется рабочий основного производства;

Д – т 23 К – т 71 – на сумму произведенных расходов. Подобное списание сумм произведенных расходов может иметь место в тех же случаях, что и списание расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Д – т 25 К – т 71 – на сумму командировочных расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Д – т 26 К – т 71 – на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.);

Д – т 28 К – т 71 – на сумму командировочных расходов. Формирование себестоимости производственного брака осуществляется на тех же принципах, что и формирование себестоимости продукции (работ, услуг) основного или вспомогательных производств. Следовательно, и отнесение на увеличение стоимости производственного брака расходов на командировки является правомерным. Подобным же порядком могут быть списаны командировочные расходы, связанные с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;

Д – т 29 К – т 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств);