Учет команлировочных расходов

 

 

 

Введение

 

В процессе осуществления  коммерческой (предпринимательской) деятельности юридические лица и отдельные предприниматели в той или иной степени несут расходы (затраты), связанные с осуществлением финансово-хозяйственной деятельности организации. У организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях многие предприниматели, сотрудники различных организаций и фирм не только совершают деловые поездки по территории Российской Федерации, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмена опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах, в выставках, ярмарках и т.д. В таких случаях возникают ситуации, когда необходимые расходы не могут быть произведены безналичным путем и появляется необходимость в использовании наличных денежных средств, вне района деятельности организации.

В данной курсовой работе будут  рассмотренные основные вопросы, касающиеся расчетов по командировочным расходам. К ним относятся:

1. Порядок и гарантии направления работника в командировку.
2. Командировки по территории РФ.
3. Командировки за границу.
4. Не состоявшиеся командировки  т.д.

 

 

 

1 Командированные расходы,  как один из видов расчетов  с подотчетными лицами

 

1.1 Понятие, сущность и  признаки командированных расходов

 

Под служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения.

Такое же определение командировки дается в ст. 166 Трудового кодекса  РФ «служебная командировка - поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы».

Постоянным местом работы сотрудника считается производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором, в том случае если в состав организации входят филиалы и участки, расположенные в разных местностях.

Служебные поездки работников, чья постоянная трудовая деятельность носит разъездной либо подвижной характер, служебными командировками не признаются.

Признаки, характеризующие  служебные командировки

Для служебных командировок характерны следующие признаки:

1) Направление в командировку осуществляется по решению работодателя;

2) Командировка ограничена сроком, определяемым руководителем организации. Срок для командировок в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, а для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ - 1 год;

3) Командировка имеет определенную цель - выполнение служебного поручения, то есть работы, обусловленной трудовым договором;

4) Командировка относится к сфере трудового законодательства и предполагает соблюдение установленных трудовым законодательством гарантий.

 

 

1.2  Ограничения, предусмотренные ТК и ГК РФ и гарантии при направлении работников в служебные командировки

 

 

Трудовое законодательство ограничивает возможность направления  в командировку отдельных категорий работников, в т.ч.в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ; беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); при возрасте работников до 18 лет (ст. 268 ТК РФ).

Помимо этого существует еще ряд ограничений, например, только с собственного согласия направляются в служебные командировки женщины, имеющие детей до трех лет, работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работники, ухаживающие за больными членами семей в соответствии с медицинским заключением. Данное ограничение зафиксировано в статье 259 Трудового кодекса РФ. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Аналогичными гарантиями и льготами пользуются отцы, воспитывающие  детей без матери, и опекуны (попечители) несовершеннолетних в соответствии со статьей 264 Трудового кодекса  РФ.

Нарушение вышеизложенных норм трудового законодательства является административным правонарушением  и может повлечь (ст. 5.27 Кодекса  РФ об административных правонарушениях ) :

1) Для должностных лиц - наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей;

2) Для юридических лиц - наложение штрафа от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, грозит ему дисквалификацией на срок от одного года до трех лет.

Гарантии при направлении  работников в служебные командировки. Возможны ли выплаты работнику за дни командировки исходя из его оклада, а не среднего заработка?

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в  служебную командировку ему гарантируются  сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Важно следующее - средний заработок за работником сохраняется только за дни командировки и проезда, которые являются рабочими по графику предприятия.

Часто задают вопрос о возможности  оплаты дней командировки командированному лицу, исходя из оклада (при повременной форме оплаты труда). Выплаты, произведенные из расчета оклада, а не среднего заработка за дни нахождения в командировке, будут противоречить положениям ТК РФ (см.Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 5.02.2008г. №275-6-0).

 

 

1.3 Особенности и порядок  оплаты служебных командировок  и их документальное оформление

 

 

Если сотрудник был  командирован для работы в выходные или праздничные дни, то это ему компенсируется в соответствии с действующим законодательством. Если работник выезжает в командировку в выходной день, в этом случае ему должен быть предоставлен другой день отдыха, или работа должна быть оплачена в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ:

1) Сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

2) Работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной ставки или часовой ставки;

3) Работникам, получающим месячный оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

Средний заработок при  работе по совместительству сохраняется  в той организации, которая командировала работника.

Средний заработок сохраняется  по обоим местам работы, а расходы  по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними, если направления в командировку произошли одновременно по основной и совмещаемой работе.

Кроме того, если работник в  командировке заболел, и это подтверждается больничным листом, то дни болезни  не включаются в срок командировки, а работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Исключение составляют условия, указанные в пункте 16 Инструкции N 62 - если работник не находился в стационаре. За эти дни болезни работнику выплачиваются суточные и оплачивается наем жилого помещения. При этом срок болезни при этом не может превышать двух месяцев.

Порядок оформления работников в служебные командировки.

Действующее законодательство содержит четкие требования к порядку  оформления служебных командировок.

Решение о направлении  работника или группы работников в служебную командировку принимается  работодателем. При этом оформляется  приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по унифицированной форме №Т-9.

Рекомендуем обратить внимание на запись в приказе о цели, т.к. она в дальнейшем будет одним из оснований для отражения в учете данной хозяйственной операции организации. Цель должна быть сформулирована кратко и четко.

Оформлению приказа предшествует определение служебного задания  на командировку, которое формулируется  до подписания приказа (часто устно), а оформляется либо сразу или  после оформления приказа. При этом используется унифицированная форма  №Т-10а «Служебное задание для  направления в командировку и отчет о его выполнении». Графа 11 (содержание задания) формы заполняется в более развернутом виде, чем в приказе.

После подписания приказа  руководителем организации решение  о направлении в командировку объявляется работнику под расписку.

Приказ о направлении  в командировку отнесен к приказам по личному составу.

Приказы о краткосрочных  внутрироссийских командировках должны храниться 5 лет, и приказы о длительных командировках – 75 лет.

На основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении  в командировку выписывается командировочное удостоверение по форме N Т-10, которое является основным документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

По отметкам в удостоверении (о дне прибытия и дне выбытия) определяется фактическое время  пребывания в командировке. В случае, если работник командирован в разные населенные пункты, указанные отметки делаются в каждом пункте, а также заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью организации для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. Об этом необходимо сообщить командируемому работнику, даже если он отправляется в поездку не впервые.

Командировочное удостоверение  целесообразно оформлять для  командировок в пределах России и стран СНГ (см.Письмо Минфина РФ №03-03-06/2/89 от 23.05.2007г).

В случае направления сотрудника в командировку на территории России и стран СНГ, продолжительностью свыше 1 дня, основанием для принятия расходов в целях налогообложения прибыли организации будет являться командировочное удостоверение, оформленное с учетом положений Инструкции №62 (см.Письмо Минфина РФ №03-03-06/2/45 от 24.04.2008г.)

Кроме того, документом, обязательным к ведению и подтверждающим время нахождения работника в командировке, является специальный журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных работников. Этот журнал позволяет фиксировать все перемещения: как собственных сотрудников, так и прибывших из других организаций. Обязанность ведения журнала закрепляется приказом руководителя организации.

Налоговый учет операций, связанных  с оплатой командировочных расходов

Общие положения

Необходимость налогового учета  командировочных расходов возникает  в случае, если формирование налоговой  базы предполагает включение в нее  сумм выплат, произведенных работникам, или начислений на них.

Таким образом, налоговый  учет вышеуказанных расходов может  иметь место в отношении:

1. НДС – по суммам налоговых вычетов по стоимости произведенных расходов.
2. Налога на доходы физических лиц и единого социального налога – по суммам выплат, превышающим установленный законодательством лимит.
3. Налога на прибыль – по суммам, принимаемым для целей налогообложения в полном размере, и по суммам, которые при формировании налоговой базы не учитываются.

Налог на добавленную стоимость

Правила осуществления налоговых  вычетов установлены и детализированы ст. 171 и 172 НК РФ.

По общему правилу (п. 1 ст. 171 НК РФ), налогоплательщик имеет право  уменьшать общую сумму НДС, исчисленную  в соответствии со ст. 166 НК РФ, на установленные  ст. 171 настоящего Кодекса налоговые  вычеты.

При этом вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав на территории Российской Федерации либо уплаченные налогоплательщиком при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации в таможенных режимах выпуска для внутреннего потребления, временного ввоза и переработки вне таможенной территории либо при ввозе товаров, перемещаемых через таможенную границу Российской Федерации без таможенного контроля и таможенного оформления, в отношении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав, приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения в соответствии с главой 21 НК РФ, за исключением товаров, предусмотренных п. 2 ст. 170 настоящего Кодекса (по которым суммы НДС относятся на увеличение затрат, связанных с производством и реализацией товаров, работ или услуг).