Учет команлировочных расходов

Письмом ФНС России от 24.01.2007 № 04-1-02/704 в отношении порядка применения нормы п. 3 ст. 217 НК РФ (по расходам, связанным с командировками) разъяснено следующее. Порядок направления работников в командировки изложен в Инструкции № 62, в соответствии с которой служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Направление в служебную командировку носит временный характер и ограничено определенным сроком. Как правило, этот срок не должен превышать 40 дней.

Перечень категорий работников, чья работа носит подвижной (разъездной) характер, в настоящее время нормативно не установлен.

Таким образом, водителей, постоянно  занимающихся международными перевозками грузов, можно приравнять к лицам, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер как на территории Российской Федерации, так и в период пребывания на территории иностранных государств.

Приказом по организации  утверждается перечень лиц, которые  имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе  должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные  суммы, их предельный размер и порядок  представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации не издано, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и расчеты по подотчетным суммам должны осуществляться в пределах одного рабочего дня.

При списании расходов водителя, произведенных на территории зарубежных стран в иностранной валюте, к авансовому отчету водителя должны прилагаться первичные документы, подтверждающие произведенные расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, за автостоянку и платные автодороги, об оплате таможенных платежей на границе.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации. ТК РФ не устанавливает нормы компенсационных выплат в возмещение командировочных расходов и не предусматривает установление таких норм работодателями, а только предоставляет работодателям право на самостоятельное определение в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядка и размера возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных).

Письмом Минфина России от 18.03.2005 № 03-05-01-04/59 разъяснено следующее.

Поскольку суточные, так  же как и другие расходы по командировке, производятся работником в связи с выполнением им трудовых обязанностей, они должны возмещаться работодателем в полном объеме. При этом, однако, работник не должен производить таких расходов в бульшем размере, чем это предусмотрено в локальном нормативном акте организации. Таким образом, ТК РФ только предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения.

Письмом ФНС России от 25.04.2007 № 03-05-01-04/108 разъяснено, что выплаты иностранной валюты взамен суточных, выданные членам экипажа судов, не могут рассматриваться в качестве компенсаций в смысле ст. 164 ТК РФ, а являются, по существу, надбавкой (доплатой) к заработной плате за особый режим и условия труда в море в зависимости от квалификации работника и сложности выполняемой работы.

Это объясняется тем, что  выплаты иностранной валюты взамен суточных, производимые членам экипажей судов заграничного плавания, не соответствуют  определению компенсации, приведенному в ст. 164 ТК РФ (денежные выплаты, установленные  в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей), так как члены экипажа судна не несут дополнительных расходов, связанных с нахождением судна в плавании, в частности расходов на питание.

 

 

1.4 Не состоявшиеся командировки

 

 

Организации иногда сталкиваются с ситуациями, когда командировки по каким-то причинам срываются. Между  тем, деньги могут быть к этому  моменту потрачены: куплены билеты, оплачена бронь на гостиницу, получены визы и т.д. И если, сдав билеты, хотя бы часть денег можно вернуть, то пошлину за получение визы обратно получить нельзя.

Не исключена ситуация, когда сотрудник приобрел авиабилет  для поездки в командировку, но в связи с непредвиденными  обстоятельствами по решению руководителя организации командировка была отменена. Сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета, или не получил вообще.

В этом случае при сдаче  наличных денег, полученных под отчет, сотрудник прикладывает к авансовому отчету документ о возврате билета с суммой удержанного сбора.

Включать ли сумму удержанного  сбора в налоговую базу для  исчисления налога на доходы физических лиц?

На основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ при  возврате в кассу организации  командированным физическим лицом  полученных под отчет наличных денег в связи с отменой командировки с приложением к авансовому отчету документа о сдаче билета и уплате сбора за эту операцию сумма сбора не включается в совокупный доход.

В бухгалтерском учете  затраты, понесенные в связи с  отменой командировки, включают в состав прочих расходов на основании пункта 12 ПБУ 10/99. Чтобы учесть расходы на несостоявшуюся командировку в налоговом учете, необходимо, чтобы они были экономически оправданными и подтверждены документами. То есть фирме придется позаботиться о том, чтобы доказать, что командировка сама по себе была оправданной и что отмена командировки также обоснованна, в том числе получением прибыли.

Скажем, штраф, который обычно удерживают при возврате билетов, можно  считать неустойкой за нарушение  договора перевозки. А такие штрафы включаются в состав внереализационных расходов на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса. Подтверждает указанные расходы билет, который выписывают на сумму штрафа. В письме от 14 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/338 Минфин России указал, что организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету при наличии экономически обоснованных и документально подтвержденных причин неиспользования билета.

А вот включить в расходы  стоимость виз при отмене загранкомандировки не удастся. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 6 мая 2006 г. N 03-03-04/2/134, хотя статья 264 Налогового кодекса  РФ позволяет списать на расходы  стоимость виз по командировкам, любой расход должен быть обоснован.

 

 

2 Учет команлировочных  расходов

 

2.1 Внутри страны

 

Командированному работнику  возмещаются расходы по проезду  к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

1) Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

2) Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы.

3) Воздушным транспортом - в салоне экономического класса, либо первого класса, при условии, что возмещаются такие расходы в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов.

4) Автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

 При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

1) Железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда.

2) Водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения.

3) Автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

 При наличии нескольких  видов транспорта, связывающих место  постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

При оплате проезда по железной дороге в настоящее время используются специальные бланки строгой отчетности для оформления расчетов за железнодорожные услуги с населением предприятиями Министерства путей сообщения РФ :

1) Проездной документ АСУ "Экспресс".

2) Багажная квитанция. 

3) Катушечный билет основной для оформления проезда в поездах пригородного сообщения.

4) Катушечный билет дополнительный для оформления проезда в поездах пригородного сообщения .

Командированному сотруднику оплачиваются расходы на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. При этом если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования

В целях учета местом командировки понимается именно населенный пункт, в  который командирован сотрудник, а  не здание или место. Поэтому затраты  по проезду в метро от вокзала  к зданию организации, куда были командированы  сотрудники, расположенному в этом же городе не принимаются для целей налогообложения. Такие расходы должны включаться в суточные, выплачиваемые работнику 

Если сотрудник может добраться до места командировки прямым поездом, а вместо этого покупает билеты на самолет через транзитный аэропорт, такие расходы связаны с налоговыми рисками

Если работник, завершив все дела, по договоренности с администрацией остается в месте командировки на несколько дней за свой счет, обратный проезд может быть оплачен организацией при официальном продлении срока командировки.

Выплата суточных

Командировки в пределах России

Суточные выплачиваются  командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а  также дни нахождения в пути, в  том числе за время вынужденной  остановки в пути

При расчете суточных следует  учитывать, что днем отъезда считается  день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а  днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место  постоянной работы.

При отправлении транспортного  средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие  сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного  пункта, учитывается время, необходимое  для проезда до станции (аэропорта, пристани)Аналогичные правила применяются и для определения последнего дня командировки, 

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Организациям нормы суточных устанавливаются коллективным договором  или локальным нормативным актом  и ограничены только минимальным  размером.

Норма расходов организаций на выплату суточных, которые учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, составляет 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке. Примечательно, что суточные должны быть выплачены за каждые "занятые" командировкой сутки.

Срок командировки определяет руководитель организации. Однако продолжительность командировки не должна превышать 40 дней без учета времени нахождения в пути, за исключением случаев предусмотренных Правительством РФ.

При превышении указанного срока, если даже вопрос согласован с  руководством, вызванные этим дополнительные расходы оплате не подлежат, т.к это уже временный перевод в другую местность с выплатой компенсации, а не командировкой.

 

 

2.2 Командировки за границу

 

 

При определении нижнего  предела размеров возмещения расходов на проезд командированного работника за рубеж следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. N 911 "О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей".

В соответствии с ним, командированным  за границу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: