Учет кассовых операций в отделении почтовой связи

     Упаковка  брезентовой сумки осуществляется таким образом, чтобы не было доступа  к денежным средствам. На бирке, прикрепленной  к брезентовой сумке, указывается  в числителе номер препроводительного письма, а в знаменателе наименование объекта почтовой связи в который направлена брезентовая сумка, ее вес и подписи лиц, которые упаковали брезентовую сумку. Первый экземпляр бланка распоряжения остается в Главной кассе, а второй предается лицу, который принимал кодированные заявки и осуществлял контроль за прохождением брезентовых сумок. На брезентовые сумки с подкреплением денежной наличности выписывается карта отправки ф. ПС16 в двух экземплярах с указанием номеров брезентовых сумок и сумм на бирке. Если Главная касса не находится в одном здании с участком обработки страховой почты, то сумка с движением наличности вместе с картой отправки ф. ПС16 вкладывается работником Главной кассы в отдельные брезентовые мешки. На ярлыке ф. ПС7 указывается наименование отделения почтовой связи, которое упаковывало брезентовый мешок и проставляет оттиск календарного штемпеля. Брезентовый мешок приписывается к карте отправки ф. ПС16 с указанием «Подкрепление наличными деньгами» и отправляет по назначению.

     Если  Главная касса и участок страховой  почты находится в одном здании упаковка в брезентовые сумки  передаются в участок обработки  страховой почты для отправки в отделения почтовой связи под  расписку на общей карте отправки ф. ПС16, которая составляется начальником Главной кассы в двух экземплярах. Первый экземпляр карты отправки вместе с брезентовыми сумками передается в участок обработки страховой почты, а второй экземпляр приобщается к документам Главной кассы. После передачи сумок в участок обработки страховой почты начальник Главной кассы указывает в низу расходного кассового ордера ф.  КО-2 дату и общую сумму высланных денег и расписывается. Расходные кассовые ордера к которым прилагаются препроводительные письма ф. МС-4, копия карты отправки ф. ПС16, каждый мешок и копия карты отправки передаются вместе с распиской работника участка обработки страховой почты в бухгалтерию.

     Наличные  деньги, которые необходимо подготовить  к отправке в качестве подкрепления в отделение почтовой связи необходимо упаковать накануне дня отправки. Передача брезентовых сумок в участок обработки страховой почты производится в день отправки почты по почтовым маршрутам.

     Начальник отделения почтовой связи встречает  инкассацию, принимает от сопровождающего, проверяет вес сумки, расписывается и пересчитывает денежную наличность. В препроводительном письме ф. МС-4 проставляется оттиск календарного штемпеля, и этот документ приобщается к сводному денежному отчету в качестве первичного документа. Образец оформления препроводительного письма ф. МС-4 представленно в приложении Б.

     В тех случаях, когда полученная сумма не соответствует сумме указанной в препроводительном письме ф. МС-4, составляется акт в двух экземплярах который подписывается лицами, вскрывавшими брезентовую сумку. Первый экземпляр акта прикладывается к препроводительному письму ф. МС-4. Копия акта приобщается к кассовым документам. Мешок, брезентовая сумка, акты и препроводительное письмо ф. МС-4 высылается для проверки.

     Бухгалтерия объекта почтовой связи ежедневно на основании бланка распоряжения ф. МС-45 и препроводительного письма ф. МС-4 составляет накопительную ведомость по каждому объекту почтовой связи, где отражаются отправленные и полученные суммы денежной наличности. На брезентовые сумки, с подкреплением денежной наличности отправляемые из объекта почтовой связи в текущем месяце, а полученные отделением почтовой связи в следующем месяце составляется справка ф. МС-46 и эти денежные средства числятся как денежные средства в пути, на балансовом счете 57. Справка ф. МС-46 передается в бухгалтерию для контроля. Схема документального оборота получения подкрепления денежной наличности в отделении почтовой связи представлена в приложении В. 
 

4 ПОРЯДОК  ВЫСЫЛКИ СВЕРХЛЕМИТНЫХ ОСТАТКОВ  ИЗ ОТДЕЛЕНИЯ 

  ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ 

     Отправление сверхлимитных остатков денежной наличности из отделения почтовой связи производится в полных сотнях рублей. Сумма, отправляемая, в качевтве сверхлимитных остатков сообщается по локальной сети.       Полученная  сумма в вышестаящий  орган записывается в справу ф. МС-44. Денежные билеты, отправляемые как сверхлимитные остатки, формируются по достоинству, по их лицевой стороне  пересчитываются и обандероливаются по сто штук. Работник, который производит пересчет, указывает свою фамилию и расписывается.

     Сверхлимитные остатки упаковываются двумя  работниками в брезентовые сумки. Если штат работников состоит из одного работника упаковка производится одним  начальником отделения почтовой связи.

     При формировании сверхлимитных остатков операционных касс на каждую брезентовую сумку составляется  препроводительная ведомость, которая подписывается работником принимающим участие в упаковывании брезентовой сумки.

     В этой ведомости производится покупюрная опись высылаемых денег с указанием  общей суммы цифрами. Порядковая нумерация препроводительной ведомости ведется в течение квартала. Первый экземпляр вкладывается в сумку вместе с наличными деньгами, после чего сумка закрывается так, чтобы  не было доступа к денежной наличности и чтоб совпали кольца накладки, в отверстие пропускается льняной шпагат, концы которого завязываются двойным узлом, и пропускаются в отверстие адресной бирки и пломбируются четким оттиском пломбира в непосредственной близости к узлу. На оттиске должно быть обозначение - сокращенное обозначение отделения почтовой связи. На адресной бирке указывается: номер дробью, в числителе порядковый номер препроводительного письма, а в знаменателе - номер брезентовой сумки, наименование объекта почтовой связи, в адрес которого направлена брезентовая сумка, ее вес, сумма прописью, дата упаковки и наименование отделения почтовой связи. На брезентовую сумку выписывается карта отправки ф. ПС16 в двух экземплярах, в которой указывается номер и сумма в соответствии с суммой указанной в препроводительной ведомости. В отделении почтовой связи брезентовая сумка упаковывается в брезентовый мешок, в который вкладывается второй экземпляр препроводительной ведомости и первый экземпляр карты отправки ф. ПС16. Брезентовый мешок приписывается с указанием «Сверхлимитные остатки» к карте отправки. Упаковка, приписка и отправка производится в соответствии с требованиями технологии.

     На  всех этапах обработки брезентовые  мешки принимаются после наружного  осмотра, состояния и оттиска  пломб под роспись в карте  отправки ф. ПС16. При установлении, каких либо повреждений составляется акт и проводится расследование. Третий экземпляр препроводительной ведомости остается при документах отделения почтовой связи. Сдача сверхлимитных остатков операционных касс которые располагаются непосредственно в объекте почтовой связи производится по препроводительному письму ф. МС-4.

     Поступившие в вышестоящий объект почтовой связи  брезентовые мешки со сверхлимитными остатками вскрываются двумя  лицами. Перед вскрытием производится осмотр их наружного состояния,проверяется вес,полученное содержимое без сумки сверяется с записями в справке ф. МС-44 приписанной к карте отправки ф. ПС16 и передаются в Главную кассу под расписку на копии карты отправки ф. ПС16. В этот же день после контроля прохождения брезентовых сумок со сверхлимитными остатками из отделения почтовой связи справка ф. МС44 передается в Главную кассу под расписку на копии ф. ПС16. Если участок обработки страховой почты находится в разных зданиях с Главной кассой, то карта отправки ф. ПС16 составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры с распискай о приеме брезентовых сумак возвращаются в участок обработки страховой почты. Режим работы Главной кассы устанавливают таким образом, чтобы учесть прибытие по маршруту последней автомашины. Почтовые маршруты и режим работы Главной кассы должны быть составлены таким образом, чтобы сверхлимитные остатки отделений почтовой связи были сданы в банк в этот же день. Если брезентовые сумки поступили из отделений почтовой связи после окончания работы Главной кассы (из-за технической неисправности автомашины или других непредвиденных обстоятельств) то при приеме от сопровожнающего они должны быть вскрыты ипроверенны, до утра следующего дня храняться в участке страховой почты. В Главной кассе проверяется количество брезентовых сумок, подлежащих вскрытию. Вскрытие производится двумя лицами и при выявлении расхождений составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр акта направляется по месту упаковки брезентовой сумки, а второй приобщается к справке ф. МС-44, в которой делается отметка о расхождении суммы. На основании справки ф. МС-44, на общую сумму поступивших сверхлимитных остатков составляется приходный кассовый ордер ф. КО-1, который отражается в кассовой книге ф. КО-4, затем Главная касса сдает сверхлимитные остатки в обслуживаемый банк для зачисления на счет по переводным операциям. Объекты почтовой связи организуют доставку наличных денег в банк с учетом обеспечения их сохранности. Объекты представляют в банк образцы оттисков пломб. При наличии в банке кассы пересчитывают брезентовые сумки со сверхлимитными остатками, сдают по реестру под расписку на третьем экземпляре реестра. Работник почтовой связи получает расписку подтверждает прием брезентовых сумок с деньгами, которые подписываются двумя работниками банка и заверяются оттиском печати банка. Если в числе приписанных к реестру окажется дефектная сумка то она банком не принимается и возвращается сопровождающему, о чем делается отметка на двух экземплярах реестра. Второй экземпляр реестра сдается в бухгалтерию. Брезентовые сумки не принятые банком вскрываются в Главной кассе и приходуются в кассовой книге ф. КО4. При наличии расхождения составляется акт.

     Если  сдача брезентовых сумок производится после окончания рабочего дня  руководителя или в праздничные дни, то реестр подписывается ответственным дежурным. Схема документального оборота по высылке сверхлимитных остатков из отделения почтовой связи представлено в приложении Г.   

5 КОНТРОЛЬ  КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОТДЕЛЕНИИ  ПОЧТОВОЙ 

  СВЯЗИ 

     В отделении почтовой связи перед  началом рабочего дня, а также  при необходимости и в течение  рабочего дня  получают  аванс  денежной наличности под расписку в  Книге кассира - операциониста (приложение Д).

     Сдача остатка и излишков денежной наличности производиться по кассовой справке ф. МС-42 (Приложение Е), в которой отражаются все кассовые операции совершенные в течение рабочего дня наличными деньгами и денежными документами. Кассовая справка ф. МС-42 является отчетом оператора и к ней прилогаются все первичные документы.

     В кассовой справке отражается: наименование отделения почтовой связи; фамилия, имя, отчество работника; дата ее составления. В ней фиксируются все приходные  и расходные операции по взаиморасчетам с потребителями. В ней отражаются:  номер операции, перечень операции,  код операции, суммы по приходу и по расходу, основание и количество операции.

     В приложении отражается количество приходных  и расходных документов. Суммы  по приходу и расходу, а также  суммы получаемые в счет аванса и  подпись лица,который принял отчет. Кассовая справка ф. МС-42 сдается контролирующему лицу, который осуществляет контроль за правельностью составления отчета за рабочий день.

     Начальник отделения почтовой связи принимая по кассовой справке ф. МС-42 денежные средства, должен сверить данные расчета с записями в книге кассира-операциониста. Подчистки и исправления не допускаются. Случайно сделанные  ошибки подлежат исправлению путем зачеркивания неправельного и написанием правельной записи. Внесенные исправления подписывает должносное и контролирующее лица, сделав запись «исправленному верить».

     Операторам  и почтальонам, которые обслуживают  потребителей, выдают аванс товарно-материальных ценностей и знаков почтовой оплаты под расписку обезательство, которая  остается у начальника отделения почтовой связи и обновляется первого января каждого года. Начальник должен контролировать аванс у подчиненных лиц не реже одного раза в месяц, а также своевременно пополнять его.

     Работник  связи несет материальную ответственность  за сохранность денежных средств и товарно-материальные ценности и возмещения ущерба в результате холатного, небрежного и умышленного действия. Со всеми материально-ответственными лицами заключают договор о материальной ответственности.

     В автоматической системе контроля за сводным денежным отчетам в разделе расписки ф. ПС55 обеспечивается просмотр выгруженной информации из пакета приклодных программ почта работающей в нефискальном режиме по каждому отделению связи о номере расписки, номере доставочного участка, сумме денежных средств выданных в доставку почтальону, средств возвращенных почтальонам.

     В соответствии с выгруженной информацией  обеспечивается контроль:

- за  порядковым номерам расписок  ф. ПС55;

- за  соблюдением лимитов выдачи денег  почтальонам в доставку;

- за правельностью отражения денежных средств по кодам сводного

денежного отчета.

      При выявлении расхождений (пропущен порядковый номер расписки, превышен лимит денежных средств в доставку) формаруются  акты расхождения, которые выводятся  на печать. Первый экземпляр направляется в районный узел почтовой связи для предоставления обьяснений по выполненным случаям расхождения. Контроль кассовых операций в отделениях почтовой связи обеспечивает сохранность денежных средств и товарно-материальных средств.

6 ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОТДЕЛЕНИИ

   ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ 

     Остаток денежных средств в кассе, условных и товарно-материальных ценностей за конецный день месяца передается автоматически. Для осуществленияввода первичной информации за неавтоматизированные отделения почтовой связи и автоматическое формирования сводного денежного отчетапервоначально осуществляются следующие действия: формирование список отделений почтовой связи, почтовый код, наименование пункта связи, номер кассы, наименование отделения почтовой связи, уникальный индификатор.

     Из  свормировавшигося списка отделений  почтовой связи выберается то, за которое  будет осуществлятся ввод информации по приходным и расходным кассовым операциям, осуществляется ввод итогов сводного денежного отчета-1. А именно остаток на начало дня, итоговые суммы по приходным операциям, по расходным операциям и остаток на конец дня.