Учет денежных средств на расчетном и валютном счетах предприятия, в кассе

2. Организация учета денежных средств в кассе предприятия.

 

      Прием, хранение и расходование наличных денег  осуществляется через кассу организации. К кассовым операциям относятся  операции, связанные с получением и расходованием наличных денег  непосредственно из кассы организации.

      Работа  в кассе организации возлагается на кассира, прием которого на работу оформляется приказом руководителя. Кассир должен  быть ознакомлен под расписку с должностной инструкцией и Порядком ведения кассовых операций в РФ. Также с кассиром заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

      Для кассы оборудуется изолированное  помещение, предназначенное для  приема, выдачи и временного  хранения наличных денег. Все наличные деньги и денежные документы хранятся в  несгораемых шкафах, которые по окончании  рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

      Наличные  денежные средства, поступающие в  кассу организации, должны быть своевременно оприходованы и в последующем подлежат сдаче в банк для зачисления на банковские счета данной организации.

      Организации могут хранить наличные деньги в кассе  только в пределах лимита, который устанавливается обслуживающим банком по согласованию с руководителем организации. Разрешается хранить в кассе деньги сверх лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий на свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке (по кассовой заявке формы № 0408027).

      Движение  денежных средств в кассе организации  состоит из двух основных стадий: поступление (приход) и выбытие (расход). Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денег установлены унифицированные формы первичной учетной документации. К ним относятся:

- КО-1 Приходный  кассовый ордер;

- КО-2 Расходный  кассовый ордер;

- КО-3 Журнал  регистраций приходных и расходных кассовых документов;

- КО-4 Кассовая  книга;

- КО-5 Книга  учета принятых и выданных  кассиром денежных средств.

      Основные  способы поступления наличных денежных средств в кассу: поступление  из банка по чеку; поступление в  виде выручки от покупателей и заказчиков; поступление в виде кредитов и займов; поступление в виде возврата авансов и займов; поступления, связанные с расчетами с персоналом и учредителями.

      Поступление денежных средств, в том числе  и по чеку, оформляют приходным  кассовым ордером . Он состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции к нему, которые подписываются главным бухгалтером. В нем указывается от кого и за что приняты деньги, сумма (цифрами и прописью). Ордеру присваивают очередной порядковый номер и регистрируют в журнале КО-3.

      При реализации товаров с применением  ККМ допускается составление  первичного учетного документа не  реже одного раза в день по окончании  дня на основании кассовых чеков.

      После получения наличных денег приходный  ордер и квитанция к нему подписываются кассиром, квитанция заверяется штампам кассира. Квитанция вручается лицу, внесшему деньги или прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных денег по чеку).

      Выдача  наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или по платежным и расчетно-платежным ведомостям, по которым выдается зарплата работникам . Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером, регистрируются в журнале КО-3.

      При выдаче денег кассир обязан потребовать  предъявление документа, удостоверяющего личность получателя. Данные документа заносятся в расходный ордер. Получатель денег собственноручно делает расписку в получении денег с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек – цифрами. В платежной ведомости данные документа не заносятся, сумма прописью не указывается.

      Выдача  денег производится только лицу, указанному в расходном ордере или заменяющем его документе. Допускается выдача денег по оформленной в установленном  порядке доверенности, которая в  дальнейшем остается как приложение к расходному ордеру или ведомости.

      Для учета денег, выданных кассиром из кассы  организации другим кассирам или  доверенному лицу (раздатчику), а  также учета возврата наличных денег  и кассовых документов по произведенным  операциям, применяется Книга учета КО-5(Приложение 5).

      По  истечении срока выдачи денег  по платежным ведомостям, кассир против неполученных сумм ставит штамп или  делает пометку от руки «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце ведомости делается надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах. Фактически выплаченную сумму записывают в кассовую книгу, а в ведомости указывается номер расходного кассового ордера.

      Приходные ордера и квитанции к ним, расходные  ордера и документы их замещающие заполняются четко, без помарок и исправлений. В случае ошибки они уничтожаются и вместо них выписываются новые документы.

      Сдача наличных денег в банк осуществляется по установленной форме объявления на взнос наличными по форме №0402001. Оно состоит их трех частей: объявления на взнос наличными (остается в банке); квитанции (выдается вносителю денег для предъявления в кассу организации, прилагается к расходному ордеру); ордера (выдается организации на следующий день вместе с выпиской банка).

      При осуществлении расчетов наличными деньгами в организации должна вестись кассовая книга КО-4 (Приложение 6) . В ней отражаются в хронологическом порядке все совершенные кассовые операции. Листы в книге нумеруются,  прошнуровываются, и опечатываются печатью на последней странице, где делается надпись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов», с заверением подписями руководителя и главного бухгалтера.

      Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировку, второй отрывной экземпляр служит отчетом  кассира (первый и второй экземпляр нумеруются одинаковыми номерами). Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются главным бухгалтером и кассиром.  

      Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег. Ежедневно в конце рабочего дня подсчитываются итоги операций за день, и выводится остаток денежных средств в кассе. Отрывной экземпляр вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге передается в бухгалтерию.

      Для служебных командировок за границу  организация может получать в  банке денежные средства в иностранной  валюте. Учёт наличных средств в  иностранной валюте ведут на отдельном субсчёте 50.11 "Касса организации (в валюте)". При этом остатки денежных средств в иностранной валюте пересчитывают в рубли в порядке, установленном ПБУ 3/2000 "Учёт активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте".

      Записи  в бухгалтерском учете производятся в рублях в суммах, определяемых путем перерасчета иностранной  валюты по курсу ЦБ России, действующему на дату совершения операции. Выявленная в результате пересчёта курсовая разница зачисляется в бухгалтерском учёте в состав прочих доходов (субсчёт 91.1 "Прочие доходы") или расходов (субсчёт 91.2 "Прочие расходы").

      В кассе предприятия могут храниться  не только наличные денежные средства, но и денежные документы (ценные бумаги, талоны на горюче-смазочные материалы, проездные документы, путёвки и др.), а также бланки строгой отчётности (трудовые книжки, квитанции путевых листов, бланки туристских путёвок и др.). Денежные документы учитываются на субсчетах 50.3 "Денежные документы" и 50.33 "Денежные документы (в валюте)" в оценке согласно приходным документам. Бланки строгой отчётности учитываются на забалансовом счёте 006 "Бланки строгой отчётности" по стоимости их изготовления.

        Синтетический учет наличия и движения денежных средств и денежных документов в кассе ведется на активном счете 50 «Касса». В дебете счета отражается поступление денежных средств, в кредите их выдача.

      К счету 50 могут быть открыты субсчета:

      - 50-1 Касса организации;

      - 50-2 Операционная касса;

      - 50-3 Денежные документы;

      - 50-11 Касса организации в валюте;

      - 50-33 Денежные документы в валюте.

      Отражение в бухгалтерском учёте типичных операций по поступлению и расходу наличных денежных средств приведено в таблице 1.1. 
 

      Таблица 1.1.

      Отражение в бухгалтерском учете операций по движению денежных средств.     

 

      На  последнем этапе учетного процесса наличных денежных средств данные кассовой книги переносятся в систематические учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета. В зависимости от применяемой формы бухгалтерского учета разноска данных кассовой книги осуществляется в журнал-главной, журнале-ордере №1, Главной книге или книге учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1. 

   1.3. Организация учета  денежных средств  на расчетном счете  и других счетах  в банке  

      Предприятия, объединения, организации и учреждения  независимо  от организационно-правовых  форм  и сферы деятельности  обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

     Банк - это коммерческое учреждение, являющееся юридическим лицом, которому на основании  лицензии предоставлено право привлекать денежные средства от юридических и физических лиц и от своего имени размещать их на условиях возвратности, платности и срочности, а также осуществлять иные банковские операции [9].

     Банковская  система выступает исходным пунктом  кругооборота наличных денег и безналичных платежей, а создание платежных средств, являющееся ее важнейшей функцией, тесно связано проводимыми этой системой кредитными операциями.

     Денежная  масса вне банков (наличность у  предприятий и населения) растет высокими темпами, считает В.В. Ковалев, поэтому независимо от формы собственности предприятиям учреждениями банков открываются различные счета для проведения расчетных и других операций в безналичной форме [3].

     Расчетный счет - это счет, открытый в банке  и предназначенный для хранения рублевых средств организации и проведения безналичных расчетов с другими юридическими и физическими лицами.

     Расчетный счет является основным счетом организации, через который без ограничения  осуществляются все денежные расчеты [10].

     Порядок открытия и ведения банками расчетных счетов организаций регламентируются Инструкцией Центрального Банка России.

     Для открытия расчетного счета организация (юридическое лицо) обязана представить  в банк следующие документы: