Расчет с подотчетными лицами (на примере ООО «Локомотив-Сервис»)

Командировочное удостоверение  во время командировки должно находиться у командированного лица.

 

1.4. Списание подотчетных сумм

После утверждения авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские  записи списании подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм, на оборотной стороне  формы авансового отчета указывает  суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые  дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к  иностранной валюте (строка 1а лицевой  стороны формы и графы 6 и 8 оборотной  стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной  валюте. Если расходы произведены в валюте, то, кроме суммы в рублях, указывается и сумма в валюте.

На лицевой стороне  авансового отчета расположена таблица  “Бухгалтерская запись”, в которой  бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие  счета /субсчета и суммы).

В соответствии с российскими  правилами бухгалтерского учета  командировочные расходы в зависимости  от их назначения можно списывать  за счет следующих средств организации:

1) затрат на производство  и продажу оказываемых услуг  (продукции, работ), если они были  связаны с текущей деятельностью  организации (п. 5 ПБУ 10/99);

2) первоначальной стоимости  приобретенных товарно-материальных  ценностей, если командировка  была связана с их приобретением,  в том числе и с приобретением  ценных бумаг, основных средств  и т.п. (п.6 ПБУ 5/01, п.8 ПБУ 6/01, п. 9 ПБУ 19/02);

3) капитальных вложений  при условии, что они связаны  с осуществлением инвестиционной  деятельности или строительством;

4) расходов будущих периодов  с последующим равномерным списанием  на счета учета затрат, если  командировка связана с открытием  нового производства, новых направлений  работы, продвижением на рынок  новых видов услуг, товаров,  продукции и т.п.;

5) целевых источников  финансирования;

6) прочих расходов, отражаемых  на финансовых результатах, и  др.

Если командировка связана  с отдыхом, развлечениями, мероприятиями  культурно-просветительского характера, то командировочные расходы представляют собой внереализационные расходы  и должны отражаться по дебету счета 91 “Прочие доходы и расходы”.

В нижней части лицевой  стороны бланка помещена отметка  бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей  сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а так же сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

Суммы сверхнормативных расходов в бухгалтерском учете желательно выделить в тексте отчета (на отдельный  субсчет или внесистемно с  помощью специально составленного  расчета). Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02 .

Суммы, указанные в отчете работником и принятые к бухгалтерскому учету могут расходиться .

 

 

 

 

 

 

Глава  II: Порядок учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО " Локомотив-Сервис"

2.1.Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

 

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Локомотив-Сервис» подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся  к первому виду, составляются, как  правило, в отделе кадров и  бухгалтерии организации до начала  командировки на основании служебной  записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника  в командировку. В приказе указывается  фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа  руководителя определяется служебное  задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное  удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида  командированный работник получает  самостоятельно во время нахождения  в командировке или при приобретении  ТМЦ, оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы,  чеки ККМ, товарные чеки и  оформленные на имя организации  с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а  покупатель вправе потребовать у  продавца два документа - кассовый чек  и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности по формам, утверждённым Министерством  финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать  следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

3. Третий вид – итоговая  документация. Работник, возвратившийся  из командировки обязан сделать  отметку о прибытии в командировочном  удостоверении и в течение  трех дней после окончания  командировки по приказу представить  подробный отчет руководству  организации о результатах выполнения  служебного задания, в бухгалтерию  – авансовый отчет об истраченных  суммах полученных денежных средств,  который применяется для учета  денежных средств, выданных подотчетным  лицам на административно-хозяйственные  расходы юридическими лицами  всех форм собственности, кроме  бюджетных учреждений.

На оборотной стороне  авансового отчета предусмотрены отдельные  графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет  авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные  к ним оправдательные документы  в бухгалтерии подвергаются счётной  проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые  отчёты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным  лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому  ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и  отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

 

Рис 1. Схема первичной  документации

 

 

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов  отражения в учете:

1) работник по авансовому  отчету отражает неиспользованную  сумму и возвращает её в  кассу организации;

2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации. 

Выдачу денежных авансов подотчетным  лицам отражают по дебету счета 71 и  кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

2.2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Операции по расчетам с  подотчетными лицами находят свое отражение  в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии  форме ведения бухгалтерского учета⁷.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода -это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец  периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода