Расчет с подотчетными лицами (на примере ООО «Локомотив-Сервис»)

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме  производится списание израсходованных  подотчетных сумм:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
20 (23,25,26,10,08)	71	Списаны расходы с подотчетного лица

 

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным  ценностям”. Если за приобретенное  имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС  по таким расходам отражается проводкой;

 

 

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
19 «Налог на НДС по  приобретенным ценностям»	71”Расчеты с подотчетными лицами”	Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица

 

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного  аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается так:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
50 “Касса”	71 «Расчеты с подотчетными  лицами»	Остаток неиспользованной суммы  возвращен в кассу организации

 

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении  установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток  невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
94 “Недостачи и потери  от порчи ценностей”	71 “Расчеты с подотчетными лицами”	Отражена сумма невозвращенного  аванса

 

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

 

 

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
70 ”Расчеты с персоналом  по оплате труда”	94 “Недостачи и потери  от порчи ценностей”	Удержана задолженность  по подотчетным суммам из заработной платы работника

 

При погашении работником долга по подотчетной сумме можно  также использовать счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи  ценностей” – Кредит 73 “Расчеты с  персоналом по прочим операциям”; Дебет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” – Кредит 50 “Касса”¹⁵ (15, с.12).

В последнее время достаточно широко применяются расчеты с  применением платежных карт. Нередко  подотчетные лица используют их для  оплаты командировочных или представительских  расходов. Чтобы работник имел возможность  рассчитаться карточкой, организация  должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

 

 

 

 

 

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
55 “Специальные счета в банках”	51 (52) “Расчетные счета” (“Валютные счета”)	Переведены денежные средства на специальный карточный счет

 

71”Расчеты с подотчетными лицами”

55 “Специальные счета в банках”

Учтена сумма средств  на карточке  выданная работнику  для оплаты командировочных расходов.

 

 

Несмотря на то, что любая  организация стремится, чтобы подотчетное  лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, нередко возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и  не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами:

- удержать сумму задолженности  из заработной платы работника;

- не удерживать с работника  сумму задолженности. Тогда данная  сумма    целиком учитывается  в составе его доходов.

Данные операции по-разному  отражаются в бухгалтерском учете. Рассмотрим каждый вариант .

Вариант 1 .

С соответствии со статьей 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного  аванса, выданного в связи со служебной  командировкой или переводом  на работу в другую местность, а также  в иных случаях (в том числе  при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.

Удержания из заработной платы  работника нужно производить  с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласно которой общий размет всех удержаний  при каждой выплате заработной платы  не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся  работнику.

Если задолженность работника  превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность  в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при  последующих выплатах заработной платы.

Вариант 2.

Если руководитель организации  принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности то:

Согласно п.1 ст. 210 НК РФ при  определении налоговой базы учитываются  все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в  натуральной формах, или право  на распоряжение, которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Если из дохода налогоплательщика  по его распоряжению, по решению  суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания  не уменьшают налоговую базу.

Значит, принимая решение  не удерживать с работника сумму  невозвращенного аванса, организация  обязана исчислить, удержать с физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

Таким образом, с данной суммы  необходимо произвести удержание НДФЛ.

На основании п. 3 ст. 236 НК РФ стоимость невозвращенного  аванса не признается объектом обложения  ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль.

1.3. Командировочные расходы

 

Служебная командировка- поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы. Служебные поездки  работников, постоянная работа которых  осуществляется в пути или имеет  разъездной характер, служебными командировками не признается. Командировкой может называться поездка не только в другую местность, но и в пределах одной  и той, же местности.

Трудовой кодекс сохранил прежнее указание на тот вид поездок, которые не признаются служебными командировками: это служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути и имеет разъездной характер. Во избежание трудовых споров разъездной характер работы должен быть указан в  трудовом договоре. Примером такого вида является работа водителей, проводников  пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, курьеров и т.д.

Служебная командировка характеризуется  следующими отличительными признаками:

1. наличие распоряжения работодателя о направлении в командировку с указанием ее срока;
2. командировка имеет целью выполнение служебного задания (поручения), то есть работы, обусловленной трудовым договором, но вне места постоянной работы работника;
3. командировка предполагает задействование установленных ТК РФ гарантий (например, работник не может быть уволен в то время, когда находился в командировке; на него распространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени и времени отдыха, социальные гарантии и т.п.) 

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется  бухгалтерский учет. Таково требование Закона о бухгалтерском учете.

Указанные формы должны применяться  всеми организациями при направлении  работника в командировки.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ № 1 при направлении  работников в командировки и по возвращении  из них должны использоваться следующие  унифицированные формы:

Т-9 “Приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку”;

Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку”;

Т-10 “Командировочное удостоверение”;

Т-10а “Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении”.

Указанные унифицированные  формы обязаны применять юридические  лица всех форм собственности (п. 2 Постановления  № 1) ⁶.

Форма Т-9 применяется для  оформления и учета направления  одного работника в командировку, а форма Т-9а применяется для  оформления и учета направления сразу нескольких работников одновременно. Эта форма используется крупными предприятиями, где приказы о командировках издаются в большом количестве. Она может использоваться и при направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т.п.

В приказе (распоряжении) указывается:

1) фамилия и инициалы  командируемого лица;

2) структурное подразделение,  должность (специальность, профессия)  командируемого лица;

3) место назначения (страна, город, организация, куда командируется  работник);

4) срок командировки;

5) цель командировки и  основание (служебное задание  или иной документ).

Если это необходимо, указываются  источники оплаты сумм командировочных  расходов, другие существенные условия  направления в командировку.

Унифицированная форма Т-10а  применяется для оформления учета  служебного задания при направлении  работника в командировку, а так  же служит отчетом о его выполнении.

 С точки зрения хронологии  событий сначала оформляется  служебное задание, оно подписывается  руководителем организации, в  котором работает  командированный  работник, утверждается руководителем  организации или уполномоченным  им лицом и передается в  кадровую службу для издания  приказа (распоряжения) о направлении  в командировку по форме Т-9 (Т-9а). Таким образом, отчет о  выполненной работе является  первым документом, относящимся  к командировке работника организации.  Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

По возвращении из командировки работник на своем служебном задании (форма Т-10а) должен заполнить раздел 11 “Краткий отчет о выполнении задания”.

Командировочное удостоверение  выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направления в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной  командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания  должен посетить несколько пунктов  назначения, то в каждом из них следует  сделать отметку о прибытие и  убытие в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и  выбытия  заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.