Расчет с подотчетными лицами (на примере ООО «Локомотив-Сервис»)

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1. Экономическая  сущность и содержание учета  расчетов с подотчетными лицами 5

1.1. Выдача  и учет подотчетных сумм 5

1.2. Отражение  подотчетных сумм в бухгалтерском  учете 8

1.3. Командировочные  расходы 14

1.4. Списание  подотчетных сумм 17

2. Порядок  учета расчетов с подотчетными  лицами на примере ООО "Локомотив-Сервис" 20

2.1.Первичный  учет расчетов с подотчетными  лицами 20

2.2. Аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами 24

3. Совершенствование  учета расчетов с подотчетными  лицами 29

Заключение 32

Список использованной литературы 34

Приложения 36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на  представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказанных услуг, а так  же на иные хозяйственно-операционные цели.

Основным нормативным  документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон «О бухгалтерском учете и отчетности». Он определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности.

Подотчетные лица – физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные  предоставить отчет об их использовании.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы  на мелкие хозяйственные расходы  и расходы по командировкам.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета  расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3. контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные  цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности.

Цель работы – изучить  учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

      -изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

     -проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

    -осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

    -выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Локомотив-Сервис».

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что  бы показать отражения расчетов с  подотчетными лицами в ООО «Локомотив-Сервис» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

 

 

 

Глава I: Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами

 

1.1. Выдача и  учет подотчетных сумм

 

Определенные виды хозяйственных  и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях  допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право  получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем  организации в учетной политике (приложение). Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные  и операционные расходы¹.

Денежные средства могут  выдаваться под отчет на командировочные  расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в  других организациях и физических лиц  товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем  организации списка подотчетных  лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее  выданным суммам.

Выдача денежных средств  под отчет оформляется расходным  кассовым ордером (форма №КО-2). Бухгалтер  выписывает расходный кассовый ордер  на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении  работник указывает необходимую  сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.

Наличные деньги под отчет  выдаются конкретному работнику  только при условии, что он полностью  отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская  задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый  аванс².

Согласно Порядку ведения  кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (10, с.47).

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются  руководителем организации. Эти  сроки могут быть установлены  единым приказом по организации. При  этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных  лиц, так и разные сроки для  разных подотчетных лиц.

Порядок выдачи подотчетных  сумм и определения сроков, на которые  они выдаются, необходимо предусмотреть  в приказе по учетной политике организации.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

На приобретенные подотчетным  лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная  или приходный ордер на оприходование  средств³.

Суточные выплачиваются  командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем  организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных  Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются  от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в  командировке на территории РФ.

Для целей налогообложения  прибыли размер суточных по-прежнему составляет 100 рублей за один день пребывания в командировке.

Нормы расходов организаций  на выплату суточных в пределах в  целях налогообложения прибыли, расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и  реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ.

Поэтому в учетной политике для целей бухгалтерского учета  может быть лишь уточнена схема бухгалтерских  записей для случаев, когда выплата  суточных производится в размерах, превышающих необлагаемые суммы.

Организация, выполняя функции  налогового агента, обязана начислить  НДФЛ на сумму превышения фактических  суточных над необлагаемой этим налогом  суммы суточных. Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактической выплате указанных  денежных средств налогоплательщику.

Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными  средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее  время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.

Если работник не полностью  израсходовал выданную подотчетную  сумму, то в день сдачи в бухгалтерию  авансового отчета он должен вернуть  в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику  выдают квитанцию к приходному кассовому  ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции  следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного  расчета по полученной подотчетной сумме.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной  стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое  количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько  разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

 

1.2. Отражение подотчетных  сумм в бухгалтерском учете

 

В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина  РФ от 31 октября 2000г. № 94н, для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные  расходы, предназначен специальный  счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” предназначен для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет  на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

При отражении операций с  подотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами  учета денежных средств. На израсходованные  подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется  в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты  и приобретенные ценности, или  другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов.

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту  счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций  и лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 “Оборудование к  установке” и кредитуется счет 71⁴.

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением  объектов, которые подлежат учету  в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих в необоротных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 “Вложения во в необоротные активы” в корреспонденции с кредитом счета 71. оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 “Материалы” , 11”Животные на выращивании и откорме”, 41 “Товары”.

Сумма НДС по приобретенным  материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 “Налог на добавленную стоимость” в корреспонденции  с кредитом счета 71.

При использовании организацией для отражения в бухгалтерском  учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных  ценностей осуществляется запись по дебету счета 15”Заготовление и приобретение материальных ценностей” в корреспонденции  с кредитом счета 71.

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством  продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением  производством и организацией в  целом, отражается по дебету счетов 20”Основное  производство”, 23 “Вспомогательные производства”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу”.

Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91”Прочие доходы и расходы” в  корреспонденции с кредитом счета 71 .

По дебету счета 97 “Расходы будущих периодов” отражаются расходы  подотчетных лиц, относящиеся к  будущим периодам.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”  ведется в разрезе подотчетных  лиц организации по каждой авансовой  выдаче и каждому авансовому отчету.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например на хозяйственные расходы, бухгалтер  должен сделать запись:

        Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кт 50 «Касса»

Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме.