Организация управленческого учета в торговле

      В системе управления организацией учет по центрам ответственности выполняет две важнейшие функции - информационную и контрольную. На исследуемом  предприятии ведется учет по центрам ответственности, за менеджерами закреплена персональная ответственность за достижение результативных показателей, что ведет повышению мотивации у менеджеров и увеличению объемов продаж, а следовательно выручки и прибыли организации.

      В качестве примера центра доходов (подразделения, отвечающего за получение компанией доходов),  на  исследуемом предприятии  можно выделить отдел коммерческих продаж, т.к.  менеджеры этого отдела отвечают за реализацию готовой продукции и услуг предприятия. Менеджеры отдела продаж регулярно составляют планы продаж, анализируют причины, в случае невыполнения плана.

           Управление товарно – материальными запасами. Уровень  товарно-материальных запасов предприятия зависит от объема выпуска готовой продукции, причем запасы необходимо приобретать до выполнения плана по выпуску готовой продукции, а, следовательно, возникает проблема прогнозирования закупок в соответствии с прогнозом продаж. При этом необходимо учитывать, что недостаток товарно-материальных запасов может привести к невыполнению плана и, следовательно, прибылей, а излишние запасы требуют повышенных издержек.

      На  исследуемом предприятии управлением  запасов занимаются инженеры отдела материально-технического снабжения, ежемесячно, еженедельно и ежедневно  ими составляются отчеты об остатках товаров, заранее просчитываются и планируются необходимые материалы для выполнения заказов. Также обрабатываются заявки для нужд вспомогательных производств,  всё это суммируется и предоставляется план закупок товарно-материальных ценностей на месяц (в разрезе заказов статей затрат). Затем заранее подготавливаются требования на финансирование с приложенными счетами для оплаты и передаются  для обработки в финансовый отдел. (см.Приложение Д). Финансовый менеджер после проведения платежей, разносит данные в реестр платежей с выведением остатка по расчетным счетам предприятия (см.Приложение В). В дальнейшем отработанные (оплаченные) счета передаются в бухгалтерию материальной группы для выписывание доверенностей и отслеживания поступления товарно-материальных ценностей на предприятие.  По окончанию месяца бухгалтер материальной группы формирует реестр дебиторской задолженности.

      Управление дебиторской задолженностью.

      Любая организация оптовой торговли при  продажах не может избежать такой статьи актива, как дебиторская задолженность. Общая сумма дебиторской задолженности определяется:

• объемом продаж в рассрочку;
• средним временем между продажами и поступлением платежей.

      Следовательно, любые изменения этих факторов влекут за собой изменение величины дебиторской задолженности.

      Политика  взимания платежей предусматривает  процедуру взимания дебиторской задолженности.  В ООО «Торговый Дом «КрасТячжМаш» менеджеры отдела продаж отслеживают сроки погашения дебиторской задолженности, регулярно ими составляются  отчеты о дебиторской задолженности с указанием количества дней просрочки.  Составляется список дебиторов, долг которых превысил лимит по договорам.  При длительном непогашении задолженности осуществляется процедура , которая   предусматривает следующие этапы:

• письмо дебитору о том, что он просрочил платеж;
• более суровое письмо;

      телефонный  звонок, после которого приостанавливается отгрузка

      товаров дебитору.

      Издержки  обращения.

      Планирование, анализ и контроль издержек обращения  занимают очень большое место  в подсистеме управленческого учета, поскольку их сокращение является важнейшим фактором повышения эффективности деятельности торговой организации.

      Издержки (затраты) торговой организации разделяются  на капитальные и текущие.

      Если  капитальные затраты характеризуют  долгосрочные инвестиции организации в свою деятельность, то издержки обращения характеризуют величину ресурсов организации, потребленных в процессе осуществления ее финансово – хозяйственной деятельности.

      Издержки (затраты) торговой организации можно  классифицировать в зависимости от целей анализа следующим образом:

• от их экономической роли в процессе формирования издержек (производственные или основные или непроизводственные затраты);
• в зависимости от отношения к изменения товарооборота – переменные и постоянные издержки (затраты);
• в зависимости от способа включения в себестоимость реализованного товара – прямые и косвенные издержки;
• в зависимости от влияния на принятие управленческих решений:

      а. явные и альтерантивные (вмененные);

      б. релевантные и нерелевантные;

      в. управляемые и неуправляемые;

• в зависимости от возможности контроля: на подконтрольные и неподконтрольные.

      Основными называются издержки, связанные с процессом формирования затрат непосредственно на заказы.

      Непроизводственными являются затраты общехозяйственного, управленческого характера. Это затраты, связанные с деловой политикой администрации, со структурой управления, с обслуживанием торговой деятельности.

      Непроизводственные  затраты – это затраты, являющиеся функцией длительности отчетного периода. Они рассматриваются  как расходы периода, в котором они были фактически осуществлены, т.е. списываются на счет продаж. Все непроизводственные затраты являются расходами периода. Они окупаются за счет общего финансового результата деятельности предприятия.

      Переменные  издержки изменяются с изменением объема товарооборота. К ним относятся транспортные расходы. На единицу товара они остаются неизменными. Поэтому организация стремится снизить такие издержки на единицу реализуемых товаров.

      Постоянными издержками являются те затраты, которые  не изменяются или изменяются незначительно  при изменении товарооборота. К  ним относят управленческие расходы, коммунальные платежи, расходы на рекламу торгового предприятия, общехозяйственные расходы и т.д. При определении постоянных затрат следует руководствоваться релевантным уровнем, т.е. тем уровнем деловой активности предприятия, при котором рассматриваемый вид затрат можно отнести к постоянным издержкам. При росте товарооборота постоянные издержки являются важнейшим фактором снижения себестоимости товаров, поскольку с увеличением товарооборота постоянные издержки на единицу товара уменьшаются.

      Прямые издержки – это затрат, связанные с реализацией конкретного заказа. Их в момент возникновения можно непосредственно и экономично (на основании первичных документов) отнести  на объект калькуляции, т.е. в данном случае объект учета затрат (место их возникновения) совпадает с объектом калькулирования. Такие затраты, как правило, являются постоянными, т.к. не зависят от объема деятельности. Основными примерами таких издержек являются:

• аренда;
• коммунальные платежи;
• заработная плата продавцов и прочих работников;
• амортизация основных средств и нематериальных активов;
• страхование и др.

      При принятии управленческих решений очень  важно учитывать альтернативные  издержки, которые показывают упущенную выгоду при ограниченном количестве ресурсов. Такие затраты возникают, когда приходится отказаться от продажи одного вида товаров в пользу другого вида товаров. Соответственно, они означают неполучение дохода от продажи данного вида товара.

      В отличие от альтернативных издержек, явные издержки означают предполагаемые затраты, которые понесет торговое предприятие при осуществлении своей деятельности.

      Поскольку для принятия управленческих решений  приходится рассматривать много возможных вариантов, для сокращения количества операций и уменьшения расчетов применяют релевантные издержки, а также релевантные доходы.

      Релевантными  могут быть только доходы и затраты (расходы) относящиеся к будущему управленческому решению и отличающиеся по вариантам. Т.е. фактические данные сами по себе не являются релевантными, поскольку они не будут полезны при выборе между отдельными вариантами. Релевантный подход позволяет в процессе принятия решений сконцентрировать внимание только на информации, от которой зависит выбор решения, что при значительном объеме исследуемых данных облегчает и ускоряет процесс выработки оптимального решения.

      При анализе издержек обращения исследуют  следующие аналитические показатели.

      Уровень издержек обращения, который характеризует  расходы торговой организации в  расчете на 100 рублей товарооборота.

      Доля  издержек обращения в торговой надбавке, которая характеризует расходы торговой организации в расчете на 100 рублей торговой надбавки (валового дохода).

      В ходе изучения работы ООО «ХХХ»  выяснилось, что контролю за издержками и их планированию  на предприятии  уделяется недостаточно внимания, это ведет к снижению эффективности деятельности  организации.  Анализу затрат так же фактически не уделяется внимания, что в современных экономических условиях негативно сказывается на результатах деятельности предприятия. 

      Прочие этапы формирования организационно-методологической модели управленческого учета.

        Одним из основных методов,  применяемых управленческим учетом, является маржинальный подход (метод «директ – костинг»), использующий разделение издержек обращения на переменные и постоянные.

      Калькуляция по переменным затратам позволяет прогнозировать прибыль, исходя из предполагаемого уровня расходов, определять для каждой конкретной ситуации объем продаж, обеспечивающую безубыточную деятельность. При этом руководство организации получает информацию относительно «вклада» каждого товара в общий финансовый результат. Данные метод также позволяет рассчитать дополнительный доход, который может получить предприятие, используя свободные резервы, он очень эффективен при определении рентабельности отдельных сегментов производства, незаменим при составлении бизнес – планов.

      Данный  метод является одним из основных, применяемых при осуществлении управленческого учета, т.к. он позволяет планировать прибыль, формировать цены на товары с учетом их индивидуального вклада в общий финансовый результат организации, определять оптимальный размер объем продаж при фиксированной цене. На исследуемом предприятии данный метод применяется в расчете коммерческого заказа (см.Приложение Ж).

      Данный  метод основан на простейшем соотношении:

      Выручка – Переменные затраты = Постоянные затраты + Прибыль.

      Отсюда  вытекают следующие соотношения:

      Количество  изделий = Постоянные затраты / Маржинальный доход на единицу товара.

      Здесь маржинальный доход на единицу товара (удельный маржинальный доход) – это разница между покупной и продажной ценой товара, с учетом всех прочих переменных затрат.

      Можно определить точку безубыточности по стоимости:

      Стоимость изделия = Постоянные затраты / Коэффициент  маржинального дохода,

      где коэффициент маржинального дохода (КМД) – это отношение маржинального дохода (МД) к объему продаж (ОП). При этом следует учитывать, что объем продаж – это цена одной единицы товара (Ц), умноженная на его количество (N), а в качестве переменных затрат на изделие – удельных переменных затрат (УПЗ) выступает покупная стоимость единицы товара плюс дополнительные переменные затраты, связанные с продажей данной единицы товара. Маржинальный доход – это удельный маржинальный доход (УМД), умноженный на количество проданного товара.

      КМД = МД/ОП или КМД = УМД / Ц=(Ц-УПЗ)/Ц=1-УПЗ/Ц. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Формирование  системы управленческой отчетности.