Организация бухгалтерского учета

Принципиально иной подход к классификации объектов бухгалтерского учета использует система "1С: Предприятие", применяя фасетный метод классификации. Данный метод предполагает разбиение исходного множества объектов на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасетов. Фасет - это набор значений одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группы.

Планы счетов в системе "1С: Предприятие" поддерживают многоуровневую иерархию "счет - субсчета". План счетов может включать неограниченное число синтетических счетов. К каждому синтетическому счету может быть открыто неограниченное количество субсчетов. Каждый субсчет может иметь свои субсчета - и так далее. Количество уровней субсчетов ограничивается только общей длиной кода счета (включая коды субсчетов всех уровней), которая не должна превышать 255.

Структура кода счета может быть задана в виде шаблона, состоящего из последовательности символов "#" и ".". Шаблон косвенно задает общее количество уровней субсчетов, которое может быть в рабочем плане счетов, и общее количество субсчетов, которое может быть у счета или субсчета. Коммерческая организация при формировании своего рабочего плана счетов в системе "1С: Предприятие" пользуется шаблоном ###.##.#. При этом рабочий план счетов может включать 999 синтетических счетов, к каждому из которых может быть открыто до 99 субсчетов первого уровня, которые, в свою очередь, могут включать до 9 субсчетов второго уровня.

Аналитический учет в системе "1С: Предприятие" может быть организован при помощи специального механизма субконто. Субконто называется объект аналитического учета. Видом субконто называется множество однотипных объектов аналитического учета (например, основные средства).

Аналитический учет при помощи субконто можно вести по любому счету или субсчету. Для этого при настройке рабочего плана счетов к требуемому счету или субсчету "прикрепляется" нужный вид субконто. К каждому счету или субсчету можно прикрепить до 5 разных видов субконто.

Если на счете или субсчете ведется аналитический учет с использованием субконто, система "1С: Предприятие" будет хранить бухгалтерские итоги как в целом по счету или субсчету, так и отдельно по каждому объекту аналитического учета. Такая схема построения аналитического учета позволяет получать сквозной анализ объекта аналитического учета по всем счетам, к которым он относится.

Различия в организации аналитического учета при помощи многоуровневой системы субсчетов и механизма субконто очевидны. Исходя из этого в основу системы субсчетов разумно положить признаки классификации объектов бухгалтерского учета, общие для финансового, управленческого и налогового учета, а за основу организации системы субконто взять признаки классификации, свойственные отдельным направлениям бухгалтерского учета.

При использовании такого подхода можно разработать рабочий план счетов в каждой коммерческой организации для автоматизированного ведения бухгалтерского учета с использованием системы "1С: Предприятие".

2.4 График документооборота

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. По каждому документу график документооборота содержит, как правило, следующие примерные разделы:

- порядок создания документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;

- порядок проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления;

- порядок обработки документа: исполнитель; срок исполнения;

- порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок передачи.

В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ или в виде таблицы.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

График распределение учетных работ между учетными работниками способствует рациональному использованию рабочего времени и повышению производительности учетного труда, создает условия для ритмичной работы и повышает ответственность каждого учетного работника за качество и сроки выполнения определенных работ. В графике указываются: календарный план работы каждого учетного работника, сроки и содержание учетных работ каждой учетной ячейки, сроки составления, рассмотрения и представления отчетности. Утвержденной типовой формы нет. Его утверждает главный бухгалтер предприятия. Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений.

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними. График документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например, разработанным на предприятии должностным инструкциям. В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов. В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:

1) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

2) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

3) утверждение документа уполномоченными лицами;

4) ознакомление с документом ответственных исполнителей;

5) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

6) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

7) контроль за исполнением документа;

8) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

9) сдача и оформление документов в архив на хранение.

Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения.

2.5 План проведения инвентаризации

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

- при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основными целями инвентаризации являются:

1. Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.

2. Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.

3. Контроль сохранности имущества.

4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.

5. Проверка условий и порядка хранения товаров.

6. Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров.

7. Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.

8. Проверка состояния учета и организация движения товарных запасов.

9. Проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т. д.

Таким образом, чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета -- инвентаризация, т.е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

Госкомстатом России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 03.05.2000 № 36) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете типовые унифицированные формы первичной учетной документации.

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ. Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом - чернилами или шариковой ручкой четко и ясно.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.