Организация бухгалтерского учета на предприятии

Уничтожить документы  по истечении установленных сроков можно только при условии, что  за указанный период проведена инвентаризация. Если период, который охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя.

Но стоит ли усложнять  документооборот тогда, когда можно  обойтись минимумом документов? С  учетом специфики деятельности организация  может доработать рекомендуемые  типовые формы документов, например, добавить дополнительные реквизиты. Это  допускается Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации¹. Однако упрощать формы, утвержденные Госкомстатом, удаляя из них ненужные реквизиты, не допускается. В этом случае организация может разработать собственные формы с указанием в них минимума обязательных реквизитов, закрепив их применение в приложении к учетной политике.

Самая распространенная форма  учета в большинстве коммерческих организаций - журнально-ордерная форма  счетоводства. Она применяется не один десяток лет, и на ее основе разработаны различные прикладные бухгалтерские программы, в которых  учетные регистры формируются в  электронном виде с возможностью последующей печати на бумаге.

Состав бухгалтерских  регистров организация определяет самостоятельно в учетной политике, которая является руководящим документом в целях применения норм бухгалтерского законодательства. Как правило, используемая в организации технология обработки  учетной информации формирует показатели в первую очередь для подготовки данных учета и отчетности. В то же время система регистров может  применяться как фундамент для  организации налогового и управленческого  учета.

Для розничных продавцов, уплачивающих ЕНВД, «первична» гл. 26.3 НК РФ, которая не требует осуществления  налогового учета, поэтому таким  организациям достаточно систематизировать  информацию в бухгалтерском учете, от ведения которого они не освобождены. Продавцы, применяющие «упрощенку», для расчета единого налога ведут  налоговый учет в книге учета  доходов и расходов (ст. 346.24 НК РФ). Выбрав «первичку» и учетные регистры, можно переходить к следующему элементу - графику документооборота.

график документооборота составляется с целью – упорядочить  движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное  получение бухгалтерской службой  первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

Нельзя забывать и о  конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому  следует принять меры по ограничению  доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы  следует хранить не более срока, в течение которого они могут  понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение.

1.2. Учетная политика  организации.

Под учетной политикой  предприятия понимаются выбранные им способы ведения бухгалтерского учета уставной (финансово-хозяйственной) деятельности.

Ее требования сводятся к  следующим принципам: полнота - отражение  всех свершившихся фактов в хозяйственной  деятельности предприятия; осмотрительность – не пренебрежение в первую очередь  учетом расходов, обязательств, а затем  доходов, поступлений; приоритет содержания перед формой - учет свершившихся фактов с точки зрения их экономического содержания, влияние на состояние  активов и пассивов предприятия, а затем определение порядка  их оформления (контроль); непротиворечивость - постоянная взаимосвязь показателей  синтетического и аналитического учета; рациональность - качественное и экономное (в размере затраченных средств) ведение бухгалтерского учета.

Основываясь на указанных  принципах, устанавливают способы  ведения бухгалтерского учета.

Исходя из различных способов ведения учета при формировании учетной политики выбирается один, допускаемый законодательством. Сформировавшаяся учетная политика утверждается приказом руководителя предприятия и не подлежит изменению в течение отчетного  года, кроме случаев изменения  законодательства РФ, изменения нормативных  документов по бухгалтерскому учету, смены  собственников предприятия, реорганизации  предприятия.

Разработанные таким образом  и утвержденные учетной политикой  способы и приемы являются обязательными  для ведения бухгалтерского учета  не только внутри предприятия, но и  для проверяющих, контролирующих их деятельность служб и в первую очередь налоговых органов.

Ответственность за организацию  бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель предприятия. В  зависимости от объема учетной работы он может:

а) учредить бухгалтерскую  службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

 б) ввести в штат  должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах  ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации  или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский  учет лично.

Руководитель обязан создать  необходимые условия для правильного  ведения бухгалтерского учета, обеспечивает неукоснительное выполнение всеми  структурными подразделениями и  службами, работниками, имеющими отношение  к учету, требований главного бухгалтера или бухгалтера, выполняющего его  функции, по вопросам оформления и представления  для учета документов и сведений. Главный бухгалтер назначается на должность или освобождается от должности руководителем предприятия и подчиняется непосредственно ему.

Руководитель организации  и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения  бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством  РФ и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления  и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности  в соответствии с законодательством  РФ.

Сущность новых подходов к постановке бухгалтерского учета заключается в основном в том, что на основе установленных государством общих правил бухгалтерского учета организации самостоятельно разрабатывают учетную политику для решения поставленных перед учетом задач.

Следует отметить, что значение учетной политики недооценивается многими организациями, в которых к разработке учетной политики относятся формально, не изучают последствия применении тех или иных ее элементов.

Между тем выбранная организацией учетная политика оказывает существенное влияние на величину показателей  себестоимости продукции, прибыли, налогов па прибыль, добавленную стоимость и имущество, показателей финансового состояния организации.

Следовательно, учетная политика организации является важным средством формирования величины основных показателей деятельности организации, налогового планирования, ценовой политики. Без ознакомления с учетной политикой нельзя осуществлять сравнительный анализ показателей деятельности организации за различные периоды и тем более сравнительный анализ различных организаций.

Учетная политика организации  — это принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета (первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущая группировка и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности).

К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки  и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы.

Учетная политика формируется  исходя из установленных ПБУ № 1/98 допущений и требований.

Основы формирования и  раскрытия учетной политики организации установлены Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации".

Данное Положение распространяется:

• в части формирования учетной политики — на все организации независимо от организационно-правовых форм;
• в части раскрытия учетной политики — на организации, публикующие свою бухгалтерскую отчетность полностью или частично согласно законодательству Российской Федерации, учредительным документам либо по собственной инициативе.

Учетная политика организации  формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации и утверждается руководителем организации.

При этом утверждаются:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета;
• формы первичных учетных документов;
• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
• методы оценки активов и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями;

Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с первого января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа.

Вновь созданная организация  оформляет избранную учетную  политику до первой публикации бухгалтерской  отчетности, но не позднее 90 дней со дня  государственной регистрации. Принятая такой организацией учетная политика считается применяемой со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации).

Изменение учетной политики организации может производиться  в случаях:

• изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бухгалтерскому учету;
• разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета.

Применение нового способа  ведения бухгалтерского учета предполагает более достоверное представление  фактов хозяйственной деятельности в учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации.

Изменение учетной политики должно быть обоснованным и оформляется  в порядке, предусмотренном для  учетной политики.

Изменение учетной политики должно вводиться с 1 января года (начала финансового года), следующего за годом  его утверждения.

 

 

 

1.3. Формы организации бухгалтерского учета.

Разработка рабочего плана  счетов. Организация самостоятельно разрабатывает рабочий план счетов на основе утвержденного плана. Она вправе из всей совокупности синтетических счетов выбрать действительно необходимые для себя, вводить (с разрешения Министерства финансов Российской Федерации) новые синтетические счета, используя свободные коды счетов.

На основе системы субсчетов, предусмотренной утвержденным Планом счетов и Инструкцией по применению Плана счетов, организации определяют перечень используемых субсчетов, при необходимости объединяя, исключая или добавляя новые субсчета, а также полную номенклатуру аналитических счетов и их кодовые обозначения.

Выбор формы бухгалтерского учета. Организация самостоятельно выбирает форму учета (журнально-ордерная, мемориально-ордерная, упрощенная, машинно-ориентированная), перечень применяемых учетных регистров, их построение, последовательность и способы записи в них.

В мемориально-ордерной форме  сочетаются книжные и карточные  регистры, синтетический учет ведется  в книгах, а для аналитического используются главным образом карточки. Бухгалтерские записи оформляются  с составлением мемориальных ордеров, которые выписывают на каждую отдельную  операцию либо на группу однородных операций, объединенных одной накопительной  или группировочной  ведомостью. Например, вместо того чтобы каждую накладную на отпуск материалов со склада отражать в учете отдельной  записью, несколько однородных накладных  записывают в одну накопительную  ведомость. На общий итог ведомости  делают одну бухгалтерскую запись, то есть составляют один мемориальный ордер. Группировочные  ведомости  оформляют на короткий  период времени (1- несколько  дней). Накопительные  ведомости ведут на все однородные операции за месяц, по мере поступления  первичных документов отражают эти  операции. Ордер оформляют на бланке или на самом документе, проставляя специальный штамп. В документе кратко излагают содержание записи, приводят корреспонденцию счетов и суммы. Мемориальные ордера подписывает бухгалтер или его заместитель. К ордеру прилагают документы, на основании которых сделана  запись.

При мемориально - ордерной форме учета хронологическая  запись операций отделена от систематической. Хронологическая запись осуществляется в специальном регистре – регистрационном  журнале, куда записывают все мемориальные ордера по мере их оформления, приписывая им текущие номера. В конце месяца в журнале подсчитывают итог записей. Это позволяет контролировать сохранность  мемориальных ордеров, документов и  приложений к ним. А так же соответствие общей суммы записей месячным оборотам по  синтетическим счетам. Для мемориальных ордеров по повторяющимся  ежемесячно записям предусматривают  постоянные номера.