Организация бухгалтерского учета движения материально-производственных запасов и системы внутреннего контроля их сохранности

При оценке материально-производственных запасов может применяться также  метод средней себестоимости, которая  определяется по каждому виду (группе) запасов как частное от деления  общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и  количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в  этом месяце. Стоимость материальных запасов на конец периода, определенная таким образом, отражает все цены, по которым приобретались товары в течение отчетного периода, что позволяет сглаживать колебание  цен. В данной ситуации стоимость  израсходованных материалов оценивается  по формуле:

Сиз = Он + Сп - Ок,       (1.1)

где Сиз - стоимость израсходованных материалов,

Он и Ок - стоимость начального и конечного остатков материалов соответственно,

Сп - стоимость поступивших материалов.

При методе ФИФО (от английского "first in - first out") применяется правило, заключенное в его английском названии "первая партия в приход - первая партия в расход".

Оценка запасов методом  ФИФО основана на допущении, что материальные ресурсы используются в течение  месяца и иного периода последовательно  по мере их приобретения (поступления), т.е. ресурсы, первыми поступающие  в производство (в торговле - в  продажу), должны быть оценены по себестоимости  первых по времени приобретений с  учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца¹¹. При применении этого метода оценка материальных ресурсов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости продажи продукции (работ, услуг) учитывается себестоимость ранних по времени приобретений. В период роста цен этот метод обеспечивает наиболее высокий из возможных уровень прибыли. Оценка товарно-материальных запасов при их выбытии методом ФИФО в условиях инфляции позволяет снизить себестоимость готовой продукции (работ, услуг) и увеличить сумму остатка товарно-материальных ценностей.

Организация может применять  в течение отчетного года как  элемент учетной политики один метод  оценки по каждому отдельному виду (группе) материально-производственных запасов.

Способ списания товарно-материальных запасов влияет на две основные финансовые категории:

- себестоимость продукции  (работ, услуг) в части прямых  материальных затрат и, как  следствие, формирование финансового  результата и рентабельности;

- стоимость оборотных  активов в структуре баланса  на конец отчетного периода,  что, в свою очередь, влияет  на такие категории финансового  анализа, как ликвидность, финансовая  устойчивость и т.д.

 

 

1.3 Складской учет материалов и его взаимосвязь с данными бухгалтерского учета

 

Для учета запчастей, автомобильных  шин, горюче-смазочных материалов, спецодежды и прочих материалов могут применяться  следующие формы¹²:

- N М-2 "Доверенность";

- N М-2а "Доверенность";

- N М-4 "Приходный ордер";

- N М-7 "Акт о приемке материалов";

- N М-8 "Лимитно-заборная карта";

- N М-11 "Требование-накладная";

- N М-15 "Накладная на отпуск материалов на сторону";

- N М-17 "Карточка учета материалов".

Чтобы получить материальные ценности непосредственно от поставщиков  либо от транспортных компаний, доставивших  их, какой-либо сотрудник организации  выступает в качестве ее доверенного  лица¹³. Для подтверждения полномочий сотрудника оформляется доверенность формы N N М-2 и М-2а. Этот документ выписывается в одном экземпляре и выдается под расписку получателю доверенности, причем выдать доверенность можно только работнику организации, выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого она выдана.

На материалы, поступающие  по договорам купли-продажи, поставки и иным аналогичным договорам, организация  получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы. К расчетным документам относятся, в частности, платежные требования, счета, товарно-транспортные накладные. Сопроводительными документами являются спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и другие документы (п. 44 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания по учету МПЗ)).

Поступившие в организацию  счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы  передаются соответствующему подразделению  организации как основание для  приемки и принятия материалов к  учету (п. 47 Методических указаний по учету МПЗ).

Первичным документом, служащим для принятия к учету поступивших  материалов, является приходный ордер - форма N М-4 . Документ составляет материально ответственное лицо в день поступления материальных ценностей на склад при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Выписывается в одном экземпляре на фактически принятое количество материальных ценностей.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением  на документе поставщика (счет, накладная  и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и  в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру (п. 49 Методических указаний по учету МПЗ).

В случае обнаружения при  приемке количественных и качественных расхождений, расхождений по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщиков оформляется акт  о приемке материалов - форма N М-7. Этот акт нужно составить и при приемке материалов, поступивших без документов. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии. В этой работе обязательно должны участвовать материально ответственное  лицо и представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

После приемки ценностей  один экземпляр акта с приложенными к нему документами передается в  бухгалтерию, другой передается в отдел  снабжения (при наличии такого подразделения  в организации) или в бухгалтерию  для направления претензии поставщику. В случае составления приемного  акта приходный ордер не составляется (п. 49 Методических указаний по учету МПЗ).

Если в организации  установлены лимиты отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, то применяется лимитно-заборная карта - форма N М-8. Документ оформляется в двух экземплярах на одно наименование материала (один номенклатурный номер), один из которых передается до начала месяца потребителю материалов, а другой на склад.

Учет движения МПЗ между  подразделениями организации или  между материально ответственными лицами осуществляется с помощью  требования-накладной формы N М-11. Требование составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом подразделения, которое передает материальные ценности. Один экземпляр служит для списания ценностей сдающим складом, а второй - основанием для принятия к учету ценностей принимающим складом. Накладные подписываются материально ответственными лицами сдатчика и получателя, а затем направляются в бухгалтерию.

Если материалы отпускаются  подразделениям своей же организации, расположенным за пределами ее территории, а также сторонним организациям на основании договоров и других документов, то оформляется накладная  на отпуск материалов на сторону - форма N М-15.

Накладная выписывается в  двух экземплярах на основании договоров, нарядов и иных соответствующих  документов при предъявлении получателем  доверенности. Первый экземпляр передается складу, как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

Аналитический учет организуется по складам, производственным подразделениям (цехам, участкам, переделам и др.) и другим местам хранения материалов, а внутри них - в разрезе каждого  наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и  синтетических счетов¹⁴. Он ведется:

- по данным оборотных  ведомостей;

- сальдовым методом.

В организациях используются два варианта учета материалов с  использованием оборотных ведомостей.

1. В бухгалтерской службе  ведутся карточки количественно-суммового  учета, которые открываются на  каждое наименование (номенклатурный  номер) материалов. В них отражается  движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных  документов (приходных, расходных,  на внутренние перемещения), сдаваемых  в бухгалтерскую службу складами  и подразделениями.

В местах хранения материально-производственных запасов (складах, кладовых) аналитический  учет также ведется в карточках  количественно-суммового учета. В  них ежемесячно выводятся обороты  за месяц и остатки на начало следующего месяца.

Таким образом, в бухгалтерской  службе дублируется складской учет, с той лишь разницей, что в бухгалтерской  службе ведется количественный и  суммовой учет, а на складах и  подразделениях - только количественный учет.

По данным карточек в бухгалтерии  ежемесячно составляются оборотные  ведомости материалов по местам их хранения, в которых указываются:

- номенклатурный номер  материала (в случае его наличия);

- наименование материала  с указанием отличительных признаков  (сорт, артикул, размер, марка и  т.д.);

- единица измерения;

- цена;

- остаток на начало  месяца - количество и сумма;

- приход за месяц - количество  и сумма;

- расход за месяц - количество  и сумма;

- остаток на конец месяца - количество и сумма.

В каждой оборотной ведомости  выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий  итог по складу (подразделению). На их основе составляется сводная оборотная  ведомость, в которую переносятся  итоги оборотных ведомостей складов.

Ежемесячно сводные оборотные  ведомости сверяются с данными  синтетического учета материалов, а  данные карточек в бухгалтерии - с  данными карточек складов.

2. Карточки количественно-суммового  учета в бухгалтерии не ведутся.  Приходные и расходные документы  группируются по номенклатурным  номерам. По ним подсчитываются  итоговые данные за месяц отдельно  по приходу и отдельно по  расходу и записываются в оборотную  ведомость.

Оборотные ведомости и  сводные оборотные ведомости  ведутся так же, как в первом варианте. Остатки в оборотных  ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов  и подразделений.

Сальдовый метод учета  материалов заключается в том, что  в бухгалтерии не ведется количественный и суммовой учет движения материалов в разрезе их номенклатурных номеров  и не составляются оборотные ведомости. Учет движения материалов ведется в  разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов в бухгалтерии  только в денежном выражении, исходя, как правило, из учетных цен.

Материально ответственные  лица складов на основании первичных  документов ведут количественный учет материалов в карточках учета  материалов формы N М-17. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу, принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках учета материалов и подтверждает это своей подписью в карточках. Одновременно проверяет правильность выведения остатков.

Количественные остатки  материалов на первое число каждого  месяца на основании карточек учета  материалов по каждому номенклатурному  номеру переносятся в сальдовую  ведомость.

Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются  по каждому номенклатурному номеру. Затем выводятся суммовые итоги  остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий  итог по складу.

Сальдовая ведомость составляется в бухгалтерии по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов. На основании  сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость  по складам организации в целом. Данные сальдовых ведомостей ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.

Независимо от принятого  метода аналитического учета материалов в бухгалтерии ведется синтетический  учет их движения в стоимостном выражении  по синтетическим счетам, а внутри этих счетов - по складам и группам  материалов.