Организация бухгалтерского учета движения материально-производственных запасов и системы внутреннего контроля их сохранности

В основу методики аудита затрат на производство положена организационная  структура управления предприятием, места возникновения затрат.

Используя информационную базу в части систем и методов управленческого учета затрат предприятия, определяются последовательность и программа контрольной проверки, которые имеют свои особенности. Взаимосвязь аудита производственных затрат и калькулирования себестоимости продукции предприятия нами представлена на рисунке приложения 10.

Аудит калькулирования себестоимости продукции, являясь продолжением проверки производственных затрат, должен осуществляться в соответствии с разработанной программой, для реализации которой необходимо применять пообъектный и циклический подход. Суть пообъектного метода заключается в том, что выделяемые сегменты производственного аудита совпадают с объектами управленческого учета.

Система циклического подхода  построена таким образом, что, тестируя обороты по дебету или кредиту  какого-либо счета, одновременно будут  проверяться записи по корреспондирующим  счетам затрат и формированию себестоимости  продукции, что обеспечит комплексность  и рациональность аудита и позволит оптимизировать детальную проверку себестоимости единицы продукции. На наш взгляд, для реализации концепции  повышения качества управления затратами  необходимо совмещать пообъектный и циклический подход. Только в этом случае можно будет масштабно проанализировать эффективность производственного процесса.

Таким образом, система контроля управления затратами ООО «Лист» характеризуется:

- концентрацией данных о расходах и отнесением затрат на отдельные виды работ или серии готовой продукции;

- изменением величины затрат по каждой завершенной партии, а не за промежуток времени;

- ведением в главной книге счета «Основное производство», по дебетовому остатку которого показывается величина незавершенного производства.

Инвентаризация является средством контроля и выступает  в качестве необходимого дополнения к документации хозяйственных операций²¹. В ходе инвентаризации проверяются наличие материальных ценностей и денежных средств, находящихся на хранении у материально ответственных лиц, условия их хранения, место расположения и порядок использования.

Инвентаризации являются обязательными²²:

1) при составлении годовой  отчетности;

2) в случае смены материально  ответственных лиц на день  приемки-передачи дел;

3) после пожара или  стихийных бедствий немедленно  по окончании пожара или стихийного  бедствия;

4) при установлении фактов  утраты имущества (вследствие  краж, ограблений, хищений или злоупотреблений,  а также порчи имущества) немедленно  по установлении этих фактов и т.д.

Материалы инвентаризации широко используются при проведении судебно-бухгалтерской  экспертизы, которая исследует производственную и финансово-хозяйственную деятельность, бесхозяйственность и другие негативные явления, отраженные в бухгалтерском  учете и отчетности и ставшие  объектом расследования правоохранительных органов.

Проведение инвентаризаций обязательно²³:

при передаче имущества организации  в аренду, выкупе, продаже, а также  в случаях, предусмотренных законодательством  при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности, кроме  имущества, инвентаризация которого проводилась  не ранее 1 октября отчетного года.

На предприятии ООО «Лист»» имеется одно складское помещение, которое оборудовано стеллажами и полками для хранения материалов. Склад обеспечен весоизмерительными приборами, мерной тарой и другими аналогичными приспособлениями. На каждый вид материалов ярлыки не выписываются, а ставится номер.

Приказом по данному предприятию  устанавливается список должностных  лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада, а также определяется режим отпуска материалов со склада. Образцы подписей этих лиц находятся на складе.

 О результатах проверок  и выявленных недостатках и  нарушениях, а также принятых  мерах работники бухгалтерской  службы, проводившие проверки, докладывают  главному бухгалтеру. Главный бухгалтер,  в свою очередь, информирует  руководителя организации о выявленных  недостатках и нарушениях.

План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с директором. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой  по кварталам.

Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год.

Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки, в планах могут предусматриваться внезапные  инвентаризации.

Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего директором. Организация инвентаризации ценностей имеет большое и возрастающее значение как в борьбе за сохранность собственности, так и в деле управления хозяйственной деятельности предприятия, так как даёт возможность получить точную и достоверную информацию о состоянии товарных запасов, выявить неполноценные товары, осуществить контроль за деятельностью материально ответственных лиц, определить суммы недостач и излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых предприятия.

Организационная деятельность инвентаризационной комиссии включает получение распоряжение на проведение инвентаризации, инструктаж, изучение и соблюдение своих обязанностей, прав и ответственности и порядок  оплаты труда за выполненную работу. Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии служит приказ директора по ООО «Лист».

Такой приказ дает право  комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа внезапности.

До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием директора и представителя инвентаризационной комиссии проводит инструктаж о порядке  и технике проведения инвентаризационной работы.

Приказ является единым документом, который в комплексе отразит  организацию предварительной инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в журнале  учёта приказов.

Выявление результатов инвентаризаций включает два этапа.

Первый этап – подведение предварительных результатов инвентаризации, которые определяются немедленно после  её окончания. Точность и быстрота выявления  предварительных результатов инвентаризации определяет во многом успех борьбы с недостачами, хищениями и товарными  потерями.

Имея эту оперативную  информацию, председатель и члены  комиссии сразу на месте могли  бы решать вопрос о дальнейшей деятельности материально-ответственного лица, особенно это важно в настоящее время, когда каждая недостача может  вылиться в миллионную сумму. Председатель  инвентаризационной комиссии докладывает  о предварительных результатах  инвентаризации ценностей руководителю организации, назначившему инвентаризацию, и в случае выявления крупной  недостачи, материально ответственное  лицо отстраняется от занимаемой должности  до получения окончательных результатов.

Второй этап – определение  окончательных результатов инвентаризации.

Оно осуществляется бухгалтерией ООО «Лист» после тщательной проверки и обработки всех документов не позднее 4-х дней.

На данном этапе инвентаризации сопоставляется фактическое наличие  товарно-материальных ценностей с  данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения фиксируются в Инвентаризационной ведомости остатков. Оформляется  работником бухгалтерии ООО «Лист» и составляется в одном экземпляре и подписывается директором, главным бухгалтером и председателем инвентаризационной комиссии.

В инвентаризационной ведомости остатков, составляемой бухгалтером  ООО «Лист» в графе «отклонение» отражается недостачи или излишки.

Инвентаризационная  ведомость (Приложение 8) остатков составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу (заведующему складом).

Данные в инвентаризационных описях подвергаются тщательно проверке. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать  о хищениях. К нарушениям заполнения относятся:

- неоговоренные исправления  цен, количества и сумм определённых  товаров;

-подчистки записей, добавления  и дописки цифр;

-неправильное сбалансирование  единиц товаров по страницам  описи, количеству, указанному комиссией;

-указанные в описи  завышение остатков отдельных  товаров (особенно в конце описи);

-наличие в описи товаров,  которых не было в записях  о поступлении и начальном  остатке товаров;

-несоответствие документальных  данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров.

Для выявления хищений, которые  характеризуются указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения и другие, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений.

Признаки приписок в инвентаризационных описях выявляются составлением записей  об остатках одних и тех же  наименований в описях на начало и  конец учётного периода.

Оформив сличительные описи, инвентаризационная комиссия выявляет причины обнаруженных при инвентаризации расхождений фактического наличия  товарно-материальных ценностей с  данными бухгалтерского учета и  вносит руководителю организации ООО «Лист» предложения об урегулировании инвентаризационных разниц и совершенствовании механизма внутреннего контроля.

Результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором  она проводилась с соответствующим  отражением на счетах бухгалтерского учёта.

Материалы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию организации  ООО «Лист», где подлежат хранению в специальной папке не менее  пяти лет, а в случае возникновения  споров, разногласий, следственных и  судебных дел, возбужденных по результатам  инвентаризации, – до вынесения  окончательного решения, что регламентировано Законом № 129-ФЗ и «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.00 г. Исходя из требования п. 3 ст. 17 «Хранение документов бухгалтерского учета» Закона № 129-ФЗ ответственность за организацию хранения материалов инвентаризации возлагается на руководителя организации.

В процессе проведения инвентаризации материально-производственных запасов  на складе была обнаружена недостача  бумаги по учетной стоимости 15000 руб. По результатам инвентаризации, отраженным в сличительной ведомости, (Приложение 9) руководитель организации принял решение взыскать с заведующего складом Сохина В.Г., с которым заключен договор о полной материальной ответственности, рыночную стоимость недостающего материала в сумме 22 000 руб. Бухгалтер ООО «Лист» произвел записи на счетах бухгалтерского учета по возникшим хозяйственным операциям.

1. На складе в ходе  инвентаризации обнаружена недостача  материалов по учетным ценам  15 000 руб.:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит счета 10 "Материалы".

2. В соответствии с  решением руководителя организации  виновником недостачи материалов  на сумму 15 000 руб. по учетным  ценам признан заведующий складом  Сохин В.Г.:

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

3. Разница между рыночной  стоимостью недостающих ценностей  и их стоимостью по учетным  ценам в сумме 7000 руб. (22 000 руб. - 15 000 руб.) включена в состав доходов  будущих периодов:

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",

Кредит счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей".

4. Сумма НДС, восстановленного  с недостающих материалов и  отражаемого в учете методом  "красного сторно", составит 2288,14 руб. (15 000 руб. x 18% : 118%):

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС",

Кредит счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчета 3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам".

5. Сумма восстановленного  НДС по недостающим материалам (2288,14 руб.) отнесена на виновное  лицо:

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",

Кредит счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет 3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам".