Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

При одержанні послуг, прийнятті виконаних робіт підставою для здійснення розрахунків є підписаний замовником – ВЧД-4 - Акт виконаних робіт, наданих послуг, в якому зазначають обсяги виконаних робіт, вартість та ін.

У разі виявлення у  пункті прибуття ТМЦ невідповідності кількості прийнятих кількості, зазначеній у транспортних документах, складається акт. На підставі акта ВЧД-4 може у встановлені строки пред'явити продавцю претензію, а якщо є можливість покласти відповідальність на перевізника, то претензія пред'являється йому. Покупець сплачує фактично отримані товари, а на суму нестачі понад норми природних втрат виставляється претензія.

Виявлені в процесі  приймання товарів розбіжності  оформлюють відповідними документами  у встановленому порядку і  у відповідні строки. З цією метою на підприємстві складають Акт про встановлені розбіжності, який оформлюється комісією з обов'язковою участю матеріально відповідальної особи і представника постачальника.

Наприкінці місяця всі  підшиті документи за звітній  період на товари, що надійшли на  ВЧД-4, разом з реєстрами прибуткових документів за місяць, передаються до бухгалтерії, де здійснюється їх обробка та перевірка. Так бухгалтер проводить перевірку фактичної наявності документів з даними відображеними в реєстрі прибуткових документів.

Первиннi документи з облiку розрахунків з постачальниками і підрядниками складеннi на типових формах. Господарські операції в первинних документах відображаються у вiдповiдностi з нормативними актами про документи та документообіг у бухгалтерському обліку.

Отже, на ВЧД-4 основними  документами, супровідниками вантажу, є рахунки-фактури, товарно-транспортні  накладні. Основними розрахунковими документами є платіжне доручення, що надається в банк для здійснення платежів.

В цілому весь процес розрахунків з постачальниками і підрядниками включає два етапи: на першому - ведеться первинний облік надходження ТМЦ, послуг, робіт  і облік їх оплати; другий - включає в себе формування  звітних  документів, а саме оборотно-сальдової відомості і журналу-ордеру.

 

2.4. Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

 

Узагальнити, систематизувати  інформацію первинного обліку можна  за допомогою ведення аналітичного і синтетичного обліку.

Бухгалтерський облік  на ВЧД4 Жмеринка здійснюється за двома напрямками:

• у ньому подаються узагальнені (синтетичні) показники, в яких об'єднуються разом однорідні активи і пасиви, як спостерігається, наприклад, в балансі;
• для оперативного управління, для контролю за збереженням майна бухгалтерський облік дає докладні (аналітичні) відомості, які детально характеризують стан і рух активів і пасивів підприємства.

Регістри синтетичного та аналітичного обліків операцій - уніфіковані носії інформації у  вигляді відомостей, книг, журналів, карток обліку; їх призначення - хронологічне, систематичне чи комбіноване накопичення, групування та узагальнення інформацій з первинних.

На ВЧД-4 всі записи у регістрах бухгалтерського  обліку проводяться на підставі первинних  документів, які фіксують факти здійснення господарської операції і розпорядження на їх проведення.

Для отримання показників, різних за мірою деталізації, узагальнення в бухгалтерському обліку використовуються два види рахунків: синтетичні (узагальнені) і аналітичні (деталізовані). Організація аналітичного обліку дозволяє в електронній бухгалтерії простежувати розрахунки з конкретними постачальниками, враховуючи наявність та рух товарно-матеріальних цінностей, виконання договорів. Формування аналітичних даних здійснюється шляхом групування однакових за економічним змістом даних первинних документів у відомостях, з яких підсумки переносяться у відповідні журнали.

Аналітичний облік ведуть за окремими рахунками постачальників та підрядників, фактами надходження  невідфактурованних поставок, або оплати матеріальних цінностей, що не надійшли, в розрізі постачальників і підрядників.

В системі “ФОБОС”, яка  використовується на ВЧД-4, ведеться Журнал операцій, який є відображенням бази даних і має вигляд списку господарських  операцій, які відбулись на підприємстві. Кожному рядку журналу відповідає одна операція. Бухгалтерські підсумки формуються програмою “ФОБОС” за найрізноманітніші проміжки часу: день, місяць, квартал, рік. Програма автоматично підтримує їх в актуальному стані при будь-яких змінах, викликаних введенням нових проводок і бухгалтерських операцій.

Слід відмітити також, що система формує обов’язкові фінансові  та статистичні звіти підприємства автоматично, а також існує можливість складати податкову звітність.

Облік розрахунків ВЧД-4 з його контрагентами (постачальниками) ведеться в типовій конфігурації в розрізі документів-замовлень.

Довідник контрагентів містить у собі реквізити суб`єктів, із якими у підприємства існують  або існували господарські відносини. У електронному вигляді довідник контрагентів поділяють на вкладки, у яких дані будуть поєднані за призначенням. До таких вкладок відносять: Вкладка Загальна (відображає дані, що ідентифікують контрагента); Вкладка Адреса (відображає дані, що вказують на місце знаходження контрагента); Вкладка Керівництво (відображає дані про керівників); Вкладка Аналітичні Характеристики відображає особливі характеристики контрагента, що можуть вирізнити, або поєднати контрагентів у запитах, звітах, списках); Вкладка Банк, Вкладка Реєстрація (відображає дані, що вказують на місце реєстрації контрагента у різноманітних органах); Вкладка Документи (відображає документи в яких цей контрагент має бути відображений).

Отже, у довіднику Контрагенти міститься інформація про всіх постачальників, покупців та інших, тобто про всіх контрагентів підприємства (юридичних і фізичних осіб, з якими підприємство спілкується). У програмі цей довідник використовують для виписування різноманітних документів та організації аналітичного обліку на рахунках 63, 68 й ін. Трирівнева структура довідника дає змогу групувати контрагенти за певними ознаками (наприклад, постачальники й одержувачі), що суттєво полегшує роботу з ним.

Документом-замовленням  в програмі є перший документ, пов’язаній за змістом послідовності документів, які впливали на стан розрахунків з контрагентом (регламентували відносини з ним). Прикладами такої послідовності є:

• рахунок-фактура - видаткова накладна - банківська виписка (в цьому випадку замовленням є рахунок-фактура);
• договір - рахунок-фактура - видаткова накладна - банківська виписка (замовленням є договір).

Облік взаєморозрахунків  з клієнтом – по рахунках/накладних  або за договорами визначається для  кожного клієнта в реквізиті  «Вид взаєморозрахунків» форми елементів  довідника «Контрагенти».

Облік взаєморозрахунків  з постійними постачальниками підприємство веде в розрізі договорів, а з випадковими постачальниками – в розрізі рахунків накладних.

Для ведення договору в програмі необхідно виконати команди  «Документи» – «Договір».

При введенні даного документу  визначається контрагент, з яким укладається договір, валюта, в якій проводитимуться розрахунки та її курс у гривнях, вид торгівлі, оподаткування ПДВ операцій по договору. Крім того, в договорі визначається термін дії, дата початку та кінця його дії та загальна сума договору.

Слід зазначити, що одному й тому ж замовленню може бути декілька оплат, тому типова конфігурація дозволяє вести облік господарських операцій підприємства за видами розрахунків – готівка, передплата і бартер.

Кожен з них має  свої особливості у використанні і по-різному відображається в бухгалтерському обліку. Вибір того чи іншого виду торгівлі здійснюється в кожному прибутковому і видатковому документі.

На ВЧД-4 облік здійснюється здебільшого за умови передоплати. В такому випадку отриманий рахунок  від постачальника заноситься в «Рахунок вхідний». Для цього в головному меню Документи слід вибрати «Приход» – «Рахунок вхідний». В « Рахунку вхідному вибираємо контрагента із довідника «Контрагенти», вказується валюта, що оприбутковуємо, вид торгівлі, вид ПДВ. У примітки вказується за що оплачується рахунок та номер рахунка постачальника. Дані по рахунку заносяться в наступні довідники: «Номенклатура», «Контрагенти».

В табличній частині  «Рахунок вхідний» із довідника Номенклатури слід обрати необхідні ТМЦ к оплаті. Занесений рахунок реєструється в Журналі «Рахунки вхідні».

Операція перерахованих  коштів відображається на підставі банківської  виписки з розрахункового рахунку. Для уведення інформації банківських  виписок відображаємо факт оплати постачальникам через меню «Журнал-документів-Банк». – Банківська виписка

При позитивній відповіді  на запит програми про проведення документа буде автоматично сформовано по одній проводці на кожен рядок  табличної частини документа.

Інформацію про стан розрахунків з постачальниками, відомості про зміну їхнього стану в часі можна одержати в стандартному звіті «Оборотно-сальдова відомість по рахунку»

В даному документі за рахунком 631 відображається сальдо на початок відповідного місяця, оборот за звітний період та сальдо на кінець місяця у розрізі  «Контрагентів».

Для відображення факту  надходження ТМЦ в головному  меню передбачено Документ – «Приходна  накладна». В електронну форму «Приходна  накладна» заносять дані з накладною  на паперовому носії.

В «Приходній накладній» номер та дата відображаються автоматично, номер накладної постачальника заноситься в ручку. Далі вибираємо Контрагента із довідника «Контрагент», вказується валюта, місце зберігання, вид торгівлі та що оприбутковуємо. Таблична частина «Приходній накладній» заносимо з Довідника «Номенклатура».

Проведення документа  відображає формування проводок по приходу  ТМЦ.

При проведення документів формуються проводки, які можна проглянути в журналі операцій. Для цього  необхідно відкрити головне меню «Операції – «Журнал операцій»

Синтетичний облік є кінцевим етапом бухгалтерського обліку, на якому узагальнюються дані первісного та аналітичного обліку. Узагальнені дані синтетичного обліку використовуються для складання фінансової звітності.

Для ведення синтетичного обліку на підприємстві використовується субрахунок 631.

По кредиту рахунка  відображається заборгованість підприємства перед постачальниками і підрядчиками, що виникає в момент одержання  підприємством від них ТМЦ, виконаних  робіт чи наданих послуг. По дебету рахунка відображається зменшення заборгованості шляхом оплати підприємством отриманих від постачальників і підрядчиків ТМЦ, робіт і чи послуг, наприклад, у результаті пред'явлення претензій і повернення товару.

В табл. 2.5 наведено основні  бухгалтерські проведення, що складаються на ВЧД-4 при відображені розрахунків з постачальниками.

 

Таблиця 2.5.– Облік  розрахунків з постачальниками 

 

№	Зміст господарської  операції	Дебет	Кредит	Сума, грн
1	Отримано ТМЦ  від  постачальника	20	631	1000
2	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ	641	631	200
3	Нарахована сума транспортних витрат	20	631	100
4	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ	641	631	20
5	Перераховано кошти  постачальнику за товар та транспортні  витрати	631	311	1520
6	Одержано від постачальника  МШП	22	631	300
7	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ	641	631	60
8	Виставлено претензію	374	631	400

 

 

 

Продовження таблиці 2.5.

	Зміст господарської  операції	Дебет	Кредит	Сума, грн
9	Одержання від постачальника  основних засобів	15	631	2000
10	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	400
11	Нарахована сума транспортних витрат	15	631	200
12	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ	641	631	40
13	Введено в експлуатацію основні засоби	10	15	2200
14	Перераховано кошти  постачальнику	631	311	2640