Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

 

2.3. Організація первинного обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками.

 

В процесі фінансово-господарської  діяльності ВЧД-4виникають господарські зв’язки і розрахункові відносини  з постачальниками матеріальних цінностей і послуг.

До числа постачальників на підприємстві відносяться юридичні і фізичні особи, які здійснили  поставку виробничих запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, необоротних  активів чи інших цінностей. До підрядників  юридичні та фізичні особи, які виконали будівельні, ремонтні чи інші роботи.

До числа постачальників, в основному, відносять  НХ – склади постачання Південно –Західної залізниці , та   підприємства (ПАТ « Півден-Техгаз»,  ПП  «Бездушний»,  ООО  « Окко » та ін.), до числа підрядників - інших кредиторів, які надають певні послуги (ПАТ« Секюреті-Сервіс», ВАТ «Вінницягаз», КП «Міськводоканал»).

В результаті взаємодії  з постачальниками і підрядниками у ВЧД-4 виникають зобов'язання внаслідок  фактичного отримання підприємством  матеріалів, товарів, робіт чи послуг, які слід оплатити в майбутньому.

Етапи організації бухгалтерського  обліку тісно пов'язані між собою  та повністю залежать від якості первинних  даних, відображених в документах.

Облік розрахунків з  постачальниками є важливим елементом у системі бухгалтерського обліку на даному підприємстві. До основних завдань цього обліку відносять:

- формування повної  й достовірної інформації про  стан розрахунків з постачальниками  й підрядниками за товарно-матеріальні  цінності, виконані роботи, надані послуги, необхідної користувачам бухгалтерської звітності;

- забезпечення інформацією,  необхідної користувачам бухгалтерської  звітності для контролю за  дотриманням законодавства України  при здійсненні організацією  господарських операцій і їхньою  доцільністю, наявністю й рухом майна й зобов'язань, використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативами й кошторисами;

- контроль за дотриманням  форм розрахунків, установлених  у договорах з постачальниками  й покупцями;

- контроль за станом  дебіторської й кредиторської  заборгованості;

- своєчасна звірка  розрахунків з дебіторами й  кредиторами для виключення простроченої  заборгованості;

- контроль за виконанням  плану надходження товарів;

- контроль виконання  договірних зобов'язань постачальниками по кількості (обсягу), асортиментам, якості, строкам поставок товарів;

- контроль за правильним  визначенням кількості, якості, цін,  вартості ТМЦ, що надійшли, своєчасне  і якісне оформлення документів  на них. Від цього залежить обґрунтування і своєчасне пред'явлення претензій постачальнику або транспортним організаціям за недопоставку, за зниження їхньої якості в порівнянні із зазначеною у документах постачальника;

- контроль за своєчасним  і повним оприбуткуванням ТМЦ  (що надійшли), матеріально-відповідальними особами;

- контроль за здійсненням  своєчасних і правильних розрахунків  з постачальниками.

Слід зазначити, що розрахунки з постачальниками  є кредиторською заборгованістю за товари, роботи, послуги за умов наступної оплати або іншого погашення зобов'язань. У випадку здійснення передоплати в бухгалтерському обліку виникає дебіторська заборгованість з авансів одержаних.

Обов'язковою умовою чіткої організації бухгалтерського обліку на підприємствах є забезпечення відображення кожної господарської операції у відповідних документах.

Початковою стадією  облікового процесу, на якій відбувається фіксування господарської операції в первинному документі, її зміна та реєстрація, є організація первинного обліку.

Взаємовідносини підприємства з постачальниками та підрядчиками регулюються раніше укладеними договорами. Договором поставки визнається такий договір купівлі-продажу, за яким продавець (постачальник), який здійснює підприємницьку діяльність, зобов'язується передати в обумовлений термін вироблені чи придбані ним ТМЦ покупцю. Це правовий документ, що визначає також права та обов’язки сторін. В ньому наводять таку інформацію: адреси сторін, предмет договору (найменування й кількість товару), ціна, умови й строки поставки, порядок розрахунків, відповідальність сторін за порушення умов договірних зобов’язань та ін.

Обов'язковою умовою укладання  договорів має бути максимально  точне відображення зобов'язань  обох сторін.

Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку необхідних матеріалів та оформлення договірних відносин, а також облік, реєстрацію, зберігання договорів на ВЧД-4 покладено на відділ постачання, відповідальну за підготовку і оформлення договірних відносин відповідно до покладених на неї функцій.

Договори не є бухгалтерськими  документи, але вони є початком подальшої  роботи. Бухгалтер підприємства візує  всі угоди, одночасно здійснюючи перевірку правильності їх складання: повнота викладення умов угоди, які  повинні бути конкретизовані в частині строків виконання зобов'язань; вимоги до якості товару, способу доставки; відповідальність сторін за порушення умов угоди; порядок оформлення виконання зобов'язань, фінансових гарантій, що забезпечують виконання умов угоди.

Порядок проходження документації, пов'язаної з укладанням договорів на підприємстві, встановлено відповідним  наказом директора підприємства.

З метою підвищення надійності поставок при виборі постачальника  на ВЧД-4 враховують такі умови: цінова конкурентоспроможність (включаючи витрати на зберігання, транспортування і страхування); умови платежу; гарантійні строки; ремонт і після продажне обслуговування; відповідність продукції постачальника стандартам якості; можливість закупок безпосередньо у виробників або оптовиків; місце розташування; основні види діяльності та фінансовий стан; виробнича потужність та обсяги випуску продукції за останні роки.

Зобов'язання визнається, якщо його оцінка може бути достовірно визначена та існує ймовірність зменшення економічних вигод у майбутньому внаслідок його погашення. З метою відображення в обліку зобов'язання повинні бути достовірно оцінені. Відповідно до вимог діючого законодавства на ВЧД-4 поточні зобов'язання оцінюються та відображаються в звітності за сумою погашення.

В обліку визнання зобов'язань  під час придбання підприємством  матеріальних і нематеріальних цінностей, послуг здійснюється з дотриманням  принципу відповідності. Для цього  використовується метод нарахування, дотримання якого, з погляду визнання зобов'язань стосовно до своїх кредиторів, потребує від ВЧД-4 правильного визначення моменту переходу права власності на відповідні цінності або моменту отримання послуг. Саме на момент переказу права власності, який визначається, наприклад: умовами договору, за відсутності одночасного розрахунку у грошовій формі з постачальниками та підрядниками виникають зобов'язання за отримані активи.

Загальна схема закупівлі  товарно-матеріальних цінностей має  такий вигляд:

• на підприємство постачальника скеровується довірена особа ВЧД-4, яка оглядає товар і приймає рішення про його купівлю.
• на основі переговорів між постачальником та покупцем укладається договір.
• на основі повідомлення покупця уповноважена особа підприємства-постачальника виписує рахунок на оплату.
• виписаний рахунок підприємства-покупця передається в бухгалтерію з розпорядним надписом.
• ВЧД-4 передає в обслуговуючий банк розпорядження на перерахування коштів зі свого рахунку на рахунок постачальника відповідно до виписаного рахунку-фактури.
• отримання підприємством-продавцем виписки банку, яка підтверджує надходження коштів на його банківський рахунок.

Після перелічених операцій, залежно від умов договору, на ВЧД-4 можливі такі варіанти розвитку подій:

• отримання ТМЦ після повної оплати його вартості;
• одержання всієї партії ТМЦ після його часткової оплати;
• оплата ТМЦ чеком з розрахункової чекової книжки й отримання всієї партії товару одночасно з виписуванням чека;
• отримання частини партії ТМЦ в міру їх оплати. У такому разі час від часу між підприємствами має проводитися звіряння (терміни встановлюються в договорі).

Розглянемо більш детально які документи складаються на  ВЧД-4.

Так, документи з надходження  ТМЦ (докази, письмові свідоцтва, підтверджувальне право на здійснення операцій або  факту здійснення) можна поділити на три групи:

• документи, що засвідчують кількість і якість, до них відносять рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, специфікації, сертифікати, якісні посвідчення;
• розрахункові: платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, векселі та ін.
• транспортні документи: вантажні квитанції, залізничні накладні

Вони дають можливість одержати вантажі, що надійшли від іногородніх постачальників.

Конкретно на  ВЧД-4 поставка матеріальних цінностей може здійснюватися: працівником підприємства - довіреною  особою; підприємством-постачальником (яке згідно з укладеним договором, доставляє товар на склад покупця); зобов'язання щодо поставки товару на склад покупця бере на себе транспортна організація (перевізник).

В першому випадку  на складі постачальника представник  ВЧД-4 пред'являє довіреність та документ, що засвідчує його особу. Довіреність видається працівникові за розпорядженням директора. Виписана довіреність дійсна протягом 10 днів. В ній вказують:

• найменування підприємства-одержувача і його адреса;
• ідентифікаційний код;
• найменування підприємства-платника і його адреса;
• номер розрахункового рахунку, найменування і код (МФО) банку;
• дата видачі і дата, до якої довіреність дійсна;
• кому видана довіреність: посада і прізвище, ім'я та по батькові;
• документ, що засвідчує особу працівника, на якого виписується довіреність, його серія, номер, дата видачі, ким виданий;
• назва організації-постачальника, від якої повинні бути отримані цінності;
• номер і дата документа, на підставі якого одержують цінності;
• перелік цінностей, які належить одержати, їх найменування, одиниці вимірювання і кількість. Відпускаючи цінності із складу, постачальник виписує накладну-вимогу на відпуск матеріалів, із зазначенням номеру довіреності, дати її видачі, а також найменування товару, його кількість. Якщо ТМЦ доставляється автотранспортом, то оформляється товарно-транспортна накладна. Якщо постачальник є платником ПДВ, він виписує покупцю ще й податкову накладну. Податкова накладна є звітним податковим документом і одночасно розрахунковим документом, що підтверджує виникнення податкового обов'язку платника податків у зв'язку з продажем товарів (робіт, послуг) і одночасно підтверджує право на податковий кредит у покупця – платника податків у зв’язку з придбанням. Обов’язкові реквізити: номер, дата виписування та дата отримання, назва юридичної особи, повна назва одержувача, податковий номер платника податку, місцезнаходження юридичної особи або місце податкової адреси фізичної особи, опис (номенклатура) товарів (робіт, послуг) та їх кількість (обсяг, об`єм), ціна продажу без врахування ПДВ, ставка та сума ПДВ, сума з ПДВ. Цей документ засвідчується підписом та печаткою продавця.

Після відпуску матеріалів довіреність та другий примірник  накладної здається в бухгалтерію  постачальника, а потім передаються  довіреній особі.

Доставлені довіреною  особою на склад матеріали оприбутковуються комірником прибутковим ордером, а також реєструються в «Журналі обліку вантажів».

Довірена особа зобов'язана  не пізніше від наступного дня  після оприбуткування цінностей  надати працівникові, який виписує  довіреності, документи про придбання  та оприбуткування матеріалів на складі.

Рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтером  постачальника, а також особою відповідальним за відпуск товарів і скріплюється печаткою організації. У рахунку-фактурі  не допускаються підчищення й помарки. Виправлення завіряють підписом керівника й печаткою підприємства постачальника із вказівкою дати виправлення.

У другому випадку  доставки ТМЦ, вартість доставки є включеною  у вартість цінностей одразу і  тому в рахунку-фактурі окремо не виділяються.

Якщо цінності доставляються сторонньою транспортною організацію на ВЧД-4, то з нею укладається договір на перевезення. При цьому також оформляється товарно-транспортна накладна. Відображаючи в оформлених документах факт перевезення цього виду цінностей, у вартість придбаного товару включають вартість транспортних послуг перевізника.

Для розрахунків з  постачальником за отримані товарно-матеріальні  цінності ВЧД-4 переважно використовує платіжне доручення, за яким обслуговуючий  банк перераховує кошти на рахунок  постачальника, в окремих випадках використовувалась готівкова форма оплати.

Супровідні й розрахункові документи, виписуються в декількох  примірниках: постачальникові, одержувачеві товару, інші передаються у відповідні банки для оплати вартості товарів, тари, робіт, послуг.

У певних випадках разом  з супровідними документами виписуються  специфікації, акти звірки, акти здачі-прийомки виконаних робіт, пакувальні ярлики, які характеризують якість товару, кількість місць і інші пункти умов договорів поставки. При відсутності транспортних і інших супровідних документів приймання товарів оформляється спеціальним прийомним актом фактичної наявності товарів, що виписується в 2-х примірниках і в якому робиться оцінка про відсутність документів. Один примірник направляється постачальникові, другий - використовується підприємством для обліку товарів.

Перевірені документи  передають керівникові підприємства для акцепту (згоди на оплату), або  відмови від акцепту повністю або частково, із вказівкою суми й мотиву відмови.