Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

- забезпечити своєчасне надання звітних документів;

- витримати високу  вірогідність  контрольної, оперативної  і підсумкової інформації;

- усунути проміжні  ланки в процесі підготовки  та обліку первинних документів, прискорити перехід до технології  електронної підготовки документів;

- значно скоротити  паперовий документообіг.

Саме для цього є  доцільним впровадження автоматизованої  системи бухгалтерського обліку на структурних підрозділах залізниць.

Донедавна всі структурні підрозділи Укрзалізниці використовували переважно власні розробки програмного забезпечення Інформаційно-обчислювальних центрів.

Розрахунок бухгалтерських задач  проводиться двома шляхами. Перший шлях

– це централізовані розрахунки й обробка документів безпосередньо  у відділах АБО ІОЦ залізниць. Другий шлях – це розрахунки безпосередньо в бухгалтеріях структурних підрозділів залізниць. Метою створення єдиної системи є:

· створення типового комплексу програмних засобів, які враховують специфіку ведення бухгалтерського обліку в структурних підрозділах залізниць

· створення інформаційної бази даних, що базується на даних бухгалтерського обліку, та інших інформаційних систем, які експлуатуються на підприємстві;

· забезпечення своєчасного отримання та надання користувачам повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємств залізничного транспорту України;

· надання інформації для поточного контролю за ходом господарських процесів і фінансового стану підприємства;

· зменшення трудомісткості ведення облікових робіт та складання звітності.

Вимоги до автоматизованої  системи бухгалтерського обліку наведені в таблиці.

З урахуванням зазначених вище вимог  розробляється автоматизована система бухгалтерського обліку «ФОБОС» , яка призначена для автоматизації ведення бухгалтерського та податкового обліку на лінійних підрозділах залізниць для зменшення трудовитрат при веденні документообігу та обробки інформації.

Зародження первинних  даних та отримання інформації здійснюється на робочих місцях бухгалтерій залізничних підприємств.

Автоматизоване робоче місце  бухгалтера (АРМБ) є загальносистемним  компонентом АСБО «ФОБОС». Воно створюється  як прикладна програма, яка керує  обробкою первинних документів та створенням вихідних форм бухгалтерської звітності, і виконується на стороні робочої станції бухгалтера. Прикладна обробка  містить засоби перевірки уведеної  інформації (наприклад перевірка вводу полів форм, обов’язкових для заповнення), засоби перетворення даних у формат сервера (наприклад формування SQL запитів). Відповідно для приймання прикладна обробка містить засоби перевірки цілісності отриманого від сервера повідомлення та засоби формування з отриманих даних звітних форм. Вимоги до автоматизованої системи бухгалтерського обліку

 

Вагонне  депо Жмеринка для ведення бухгалтерського обліку використовує програму АСБО “ ФОБОС”. Суть комп’ютерної форми  обліку полягає у тому, що дані про здійснені на підприємстві господарські  операції з паперових носіїв первинний облік інформації записують на магнітні носії. На підставі введених даних автоматично робиться групування дебетових і кредитових оборотів за аналітичним і синтетичним рахунками,визначають сальдо, формують обігові відомості і звітність. Вихідну інформацію подають у вигляді друкованих реєстрів за окремими рахунками  бухгалтерського обліку та відеограм.

Набір програм “ ФОБОС   ” є універсальною програмою  автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок  бухгалтерського обліку. Програма “ ФОБОС ” має компонентну структуру.

Первинні документи  дають змогу ввести дані в автоматизовану програму “ ФОБОС ”.

За даними програми складаються  відомості синтетичного та аналітичного обліку, дані яких переносяться у бухгалтерську звітність. “ ФОБОС ” представляє собою компоненту “Бухгалтерський облік” системи програм ФОБОС :Підприємства з типовою конфігурацією для України,  а саме для підприємств залізничного транспорту. Ця  програма  призначена для автоматизації бухгалтерського  обліку на підприємстві.

В програмі “ ФОБОС ” реалізована загальноприйнята методика бухгалтерського та податкового обліку для підприємства, яка підтримує національні стандарти бухгалтерського обліку.

“ ФОБОС ” включає набір форм бухгалтерської та податкової звітності. Програма “ ФОБОС” може бути використана для різних розділів бухгалтерського та податкового обліку на підприємстві. Різні можливості системи використовують її як засіб повної  автоматизації обліку від вводу первинних документів до формування звітності.

Бухгалтер вводить операції вручну. Для вводу операцій , підприємство використовує типові операції – сценарії формування бухгалтерських проводок для  оформлення типових актів господарської  діяльності. Так же операції формуються автоматично первинними документами (накладними, вимогами, виписками банку).

 Підприємство включає  набір стандартних рахунків, які  дозволяють

бухгалтеру підприємства отримати інформацію за певний період, в різних   розрізах та з необхідним ступенем деталізації інформації. Не виключенням є і рахунок 63 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками”. ФОБОС . Підприємство включає набір стандартних звітів, які дозволяють бухгалтеру отримати інформацію за певний період. Всі створені звіти виводяться на печать.

Звіти по синтетичному обліку з рахунку 63 “Розрахунки з

постачальниками і підрядниками”:

- оборотно-сальдова відомість;

- шахматна відомість;

- відомість по рахунку;

- аналіз рахунку за  період та по датам;

- карточка рахунку;

- зведені проводки.

Звіти з аналітичного обліку по рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками і підряниками”:

- оборотно-сальдова відомість  по рахунку в розрізі об’єктів  аналітичного обліку;

- аналіз рахунку в  розрізі об’єктів аналітики “аналіз  об’єктів аналітики по рахункам”;

- карточка операцій  по об’єкту аналітики;

- обороти між об’єктами  аналітики.

В програмі “ ФОБОС ” аналітичний облік організується за допомогою введених в програму раніше документів, які формують аналітичний облік. Ведення аналітичного обліку по конкретному рахунку визначається налагодженням програмного обліку, що наводиться в плані рахунків. Якщо для рахунку  ведення аналітичного обліку задано за допомогою набору видів  багаторівневої аналітики, то такий аналітичний облік називається багаторівневим. З іншого боку аналітичний облік може бути багаторівневим, якщо одним із складової  рахунку є багаторівневий довідник.

В програмі “ ФОБОС  існує можливість в межах одного синтетичного рахунку одержувати кілька різних систем аналітичних рахунків, які, в свою чергу, різнобічно відображають первинну інформацію.

В кожній системі аналітичних  рахунків інформація групується і узагальнюється для потреб управління за певним принципом, що визначається видами  обліку.

Аналітичний облік можна  вести для будь-якого рахунку і включати від 3-х до 5-ти різних розрізів аналітики, організувавши при цьому ведення аналітичного обліку в необхідних розрізах.

Для накопичення інформації про множину однотипних об'єктів  використовуються довідники.

Всі об'єкти (елементи) довідника  мають свій унікальний код, який дозволяє програмі їх ідентифікувати, незалежно від значень інших

параметрів, у тому числі  й назви. Як правило, кожному виду субрахунку відповідає окремий довідник.

Програма “ ФОБОС ” дозволяє поповнювати перелік довідників типової конфігурації, створюючи необхідні довідники самостійно.

Програма дозволяє формувати  стандартну звітність:

- аналіз рахунку −  дозволяє отримати інформацію  в розрізі

кореспондуючих рахунків до основного по загальній сумі;

- картка рахунка −  відображається деталізація операцій  до проводки з

вказанням операції, кількості, суми, поточного сальдо;

- обороти по рахунку  63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”;

- журнал та відомість по рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядчиками”.

Сума заборгованості постачальникам і підрядникам за матеріальні цінності, виконані роботи та отримані кошти (крім заборгованості, забезпеченої векселями) відображається у IV розділі Пасиву Балансу “Поточні зобов’язання” за рядком “Кредиторська заборгованість за товари,роботи, послуги”.

Отже, за допомогою програми ФОБОС підприємство веде автоматизований облік, що полегшує ведення бухгалтерського обліку. Автоматизація облікового процесу дає можливість підвищити оперативність і точність облікових даних, необхідних для управління підприємством. Використання  комп’ютерної форми пов’язане з певними капітальними витратами, однак це дає змогу підвищити рівень оперативності й точності облікової інформації, необхідної для здійснення управління підприємством. Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з постачальниками та підрядчиками ведеться за допомогою Робочого Плану рахунків, що наведений на рис. 3.1.

За допомогою програми можна детально проаналізувати рахунок 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”, так, як  синтетичний і аналітичний облік ведеться у журналі автоматизовано рис. 3.2.

 

 

 

 

 

 

 

 

План рахунків обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками на ВЧД-4 м. Жмеринка

Рис. 3.1  План рахунків обліку поточних зобов’язань .

Кожне підприємство вибирає  рахунки , які використовуються в бухгалтерському обліку ,згідно  своєї діяльності.

 

 

Рис.3.2. 

 Відмічаємо рахунок  , заходимо  в нього , та ставимо   залишки на початок  року. Вибираємо  тип рахунку, рах.63 являється по  типу  рахунком :дебітори-кредитори   та аналітичним.

Рис.3.3. Аналітика рахунків.

Заносимо аналітику  по рах.63  вона має 3 рівні.

Рис.3.4. Рівні аналітики.

1 рівень відображає  групи із довідника груп заборгованості  за кодами:

-перевезення -1 ;

-ТМЦ     -2;

-послуги        -3;

--інші            -4.

2 рівень –відображає групи по типах послуг:

-розрахунки з населенням-1;

-з юридичними особами-  державних підприємств -2;

-підприємтсвами УЗ-3;

-юридичними особами  інших форм власності -4;

-приватними підприємствами-5

-бюджетними організаціями-6;

-персоналом-7;

Та інші.

3 - рівень відображає групи по типах послуг:

- електроенергія -1;

- вода-2;

- опалення-3;

- зв’язок-4 ;

- газ-5;

- інші ТМЦ-15;

- інші послуги-16 і т.д.

 

 

Рис.3.5. Господарські операції.

 Після цього записуємо  господарські  операції:

1. Зміст операції

2. Дата.

3. № пачки.

4. Вибираємо вид документу.

5. Проставляється № документа  та від якого числа.

6. Якщо є податкова накладна заносимо № і дату.

 

 

Рис.3. 5.  Запис господарських операцій.

 Після цього записуємо  господарські  операції:

1. Зміст операції

2. Дата.

3. № пачки.

4. Вибираємо вид документу.

5. Проставляється № документа ,та від якого числа.

6. Якщо є податкова накладна заносимо № і дату.

7. В полі кому  пишемо назву замовника.

8. Назва постачальника.

9.  Проводимо проводку документу .

10. Зберігаємо.

 

За короткий час формуються звіти синтетичного та аналітичного обліку. Однак за самим станом кредиторської  заборгованості  бухгалтер не слідкує, що є недоліком на даному підприємстві.

 

 

Рис.3.1 Регістр бухгалтерського  обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками

Отже, після сформування всіх проводок  в журналі ордеру, по рахунку можна перечитати інформацію в розрізі по клієнтам  та отриманим послугам , або ТМЦ. Також в журналі ордері можна сформувати акт звірок між підприємствами.

 

 

3.2 Використання зарубіжного досвіду в організації  безготівкових розрахунків

Важливим елементом  грошових розрахунків є міжбанківські  розрахунки. Вони є обов'язковою  передумовою міжгосподарських розрахунків, що здійснюються між економічними суб'єктами - клієнтами різних банків або різних філій одного банку. В цих випадках виникає потреба переказувати кошти з банку платника в банк одержувача.

Для забезпечення міжбанківських розрахунків створюються спеціальні платіжні системи. Україна відносно недавно приступила до розбудови своєї банківської системи. Однак, вивчивши кращий світовий досвід та запровадивши надсучасні комп'ютерні технології, вона створила досить оперативну, ефективну і надійну систему міжбанківських розрахунків - Систему електронних платежів (СЕП), що відповідає світовим стандартам.