Облік, аудит та шляхи удосконалення розрахунків з постачальниками та підрядниками в виробничому будівельному підприємстві «Спецбуд»

5 ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ  ОБЛІКУ ТА АУДИТУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ ТА ПІДРЯДНИКАМИ В ТОВ «ВБП СПЕЦБУД»

 

Розрахункам з постачальниками і підрядникамистали приділяють багато уваги як в юридичній літературі, так і в законодавстві України. Розрахунки у своїй цілісності формують певну систему. Система розрахунків з постачальниками є складовою загальної національної грошової системи.         [31]

Прибутковість діяльності підприємства залежить від швидкості обороту капіталу, що визначається цілим комплексом економіко-організаційних заходів. Його частиною є розрахунки між суб’єктами господарської діяльності. Для дотримання діючих правил розрахунків слід запобігати їх простроченню, сприяти зменшенню кредиторської і дебіторської заборгованостей. Чим швидше здійснюється процес розрахунків, тим ефективніше працює економіка.

Порядок і форми розрахунків з постачальниками визначаються господарськими договорами, внаслідок виконання яких у підприємства виникають поточні зобов’язання – кредиторська заборгованість. Господарський договір є найбільш поширеною і важливою підставою виникнення зобов’язання, основною формою реалізації товарно-грошових відносин у ринковій економіці [32]. Сучасна економіка побудована так, що підприємець має постійно вести розрахунки з різними юридичними та фізичними особами. У процесі діяльності підприємства повинні купувати матеріальні цінності: сировину, пальне,запасні частини, різні товари тощо, оплачувати за виконанні роботи і послуги. На цій стадії виникають широкі розрахункові відносини з постачальниками та підрядниками. З виробництва одержують готову продукцію, яку реалізують покупцям, з якими теж виникають розрахунки. Разом з тим підприємства здійснюють платежі в бюджет по податках, відрахування на соціальні заходи та в різні фонди. Водночас наявні розрахунки з фізичними особами при видачі грошей підзвіт, утриманній виплаті аліментів, по нестачах цінностей та інші.

Отже, підприємство постійно має розрахунки. Правильна організація їх обліку має важливе значення для ефективного використання коштів. Процес придбання засобів виробництва є важливою передумовою для здійснення основної діяльності підприємства.

Процес постачання (придбання) – це сукупність операцій, спрямованих на забезпечення підприємства предметами та засобами праці, необхідними для здійснення господарської діяльності. У процесі придбання відбувається заготівля всього необхідного для процесу виробництва: основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних ресурсів. Цей процесс має відбуватися безперервно та рівномірно, оскільки надлишок або нестача матеріальних запасів негативно впливає на кінцевий результат господарської діяльності. Основні завдання обліку процесу придбання такі:

– правильне і своєчасне встановлення обсягу необхідних оборотних і необоротних активів;

– виявлення всіх витрат, пов’язаних із заготівлею засобів та предметів праці;

– визначення фактичної собівартості придбаних засобів та предметів праці;

– визначення результатів  постачальницької діяльності, облік розрахунків із постачальниками за придбані цінності.

Центральним моментом обліку процессу постачання є облік розрахункових операцій з постачальниками та підрядниками. На                    ТОВ «ВБП Спецбуд» розрахунки з конкретним підприємством зосереджувались на одному рахунку на 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», який має три субрахунки:

– 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками та підрядниками»;

– 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками та підрядниками»;

– 633 «Розрахунки з учасниками».

На жаль, субрахунок 631 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» не показує заборгованість за кожним договором, не видно яка заборгованість поточна – термін сплати якої ще не настав, а яка вже прострочена. Досліджуючи й аналізуючи організацію бухгалтерського обліку на    ТОВ «ВБП Спецбуд» для полегшення ведення бухгалтерського обліку кредиторської заборгованості за конкретними договорами, пропонуємо ввести у План рахунків додатковий позабалансовий рахунок 10 «Кредиторська заборгованість»:

• 101 «Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, термін сплати якої ще не настав з вітчизняними постачальниками»;
• 102 «Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, термін сплати якої ще не настав з іноземними постачальниками»;
• 103 «Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, прострочена з вітчизняними постачальниками»;
• 104 «Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, прострочена з іноземними постачальниками».

За допомогою цих  субрахунків полегшується робота бухгалтерів, не потрібно аналізувати кожний договір та вибирати кредиторську заборгованість на 631 субрахунку. Цей аналіз заборгованості буде накопичуватись на позабалансових субрахунках – конкретно за кожним договором. Ці позабалансові рахунки допомагають стежити за кредиторською заборгованістю, контролювати терміни її сплати. Показують всю картину щодо заборгованості за кожним договором, що дає змогу більш правильно планувати розрахунки з постачальниками та підрядниками. При здійсненні оплати за рахунками на підприємствах виникають проблеми з контролю за кредиторською заборгованістю за рахунками, бо оплата може бути повною або частковою. Залишки за раніше сплаченими рахунками губляться, що унеможливує контроль за заборгованістю [33].

Для удосконалення ведення обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками пропонуємо ввести документ – Реєстр документів до сплати. Використовувати зведений розпорядчий документ за кожний день та на перше число кожного місяця – «Реєстр документів до сплати», де вказані рахунки постачальників та терміни їх сплати, кінцеве сальдо за кожним рахунком (рис. 5.1).

 

Рисунок. 5.1 - Реєстр документів до сплати

 

Зведений «Реєстр документів до сплати»дуже ефективний, бо показує реєстр рахунків за кожним постачальником і підрядником та має інформацію про те, за що платить підприємство, які строки оплати та найголовніше – показує залишок за кожним рахунком на кінець дня і має накопичувальну інформацію на кінець місяця [34]. Цей документ дає змогу контролювати кредиторську заборгованість за конкретним рахунком від постачальника та підрядника. При розрахунках з постачальниками та підрядниками виникає податковий кредит, бувають випадки, коли постачальники не додають до документів на постачання податкової накладної. Для цього підприємства звіряються за звітний період за допомогою акта звіряння. Але, на жаль, така форма акта звіряння недає інформації про отримані податкові накладні, тому для перевірки наявності податкових документів на підтвердження розрахунків з податку на додану вартість на ТОВ «ВБП Спецбуд» удосконалено форму акта звіряння заборгованості – додано нову графу, особливістю якої є наявність інформації відносно отриманих податкових накладних на підтвердження розрахунків підприємства з податку на додану вартість [35]. При звірянні з постачальниками нова форма акта звіряння дає можливість виявити неотримані податкові накладні на товарно-матеріальні цінності, які отримано у звітному місяці,та віднести податок на додану вартість на податковий кредит за допомогою операцій:

Д-т 644 К-т 631, а при отриманні накладної:

Д-т 641 К-т 644 або витребувати у постачальників податкову накладну.

Ринкова трансформація  економіки України зумовила зміни в системі управління підприємствами різних галузей. Ці зміни передусім торкнулися системи постачання сировини і матеріалів, розрахунків з постачальниками і підрядниками. Незабезпеченість підприємств власними оборотними коштами зумовлено недоліками в управлінні кредиторською заборгованістю.

Основними проблемами при  аналізі стану розрахунків з кредиторами є визначення критеріїв класифікації кредиторської заборгованості, перевтілення системи взаємних неплатежів у систему взаємних платежів. З метою оцінювання кредиторської заборгованості, що має сприяти визначенню стану підприємства, рекомендуємо здійснювати контроль за кредиторською заборгованістю за розмірами заборгованості окремих кредиторів, за строками погашення боргів за графіком та фактично. Для поглиблення інформативності управлінського обліку стану розрахунків із постачальниками чи підрядниками необхідно застосовувати аналітичну таблицю (рис 5.2.).

 

 

 

Рисунок 5.2 - Аналитична таблиця стану розрахунків із постачальниками та підрядниками

 

Для цього пропонуємо вдосконалити аналіз розрахунків з постачальниками та підрядниками шляхом створення таблиці, де ми будемо бачити заборгованість кожного постачальника за договорами, термінами пога-шення заборгованості за графіком та фактично. Така форма дає змогу визначити за кожною операцією, здійсненою з постачальниками і підрядниками, дотримання встановлених у договорах термінів постачання товарно-матеріальних цінностей (виконання робіт) і своєчасність розрахунків з ними. Для наочності підсумок такої таблиці можна подати у вигляді графіка очікуваної оплати постачальникам і підрядникам (рис. 5.3).

 

Рисунок 5.3 - Графік сплати коштів постачальникам та підрядникам

Лінії очікуваної і фактичної оплати можуть збігатися тільки в ідеалі. Досягти цього практично навіть за найточніших підрахунків неможливо, оскільки розбіжність цих ліній залежить не лише від стану відносин підприємства з постачальниками і підрядниками, а й від ряду інших чинників: помилок персоналу, затримок банківських операцій, технічних помилок комунікативної системи,комп’ютерів [36].Однак значні розбіжності є сигналом до вивчення їх причин, і в управлінському обліку менеджерам доводиться оперативно контролювати й аналізувати ряд показників, різних за значущістю. Тому важливо, щоб вони зосереджували увагу на вагомих відхиленнях, а не розпорошували їх на другорядні. Після цього наступним кроком менеджера має бути оцінювання об’єктивності цього відхилення, виявлення чинників, що його спричинили, усунення повторення їх у майбутньому. Саме цій меті підпорядковане графічне зображення очікуваних та фактичних оплат постачальникам, що забезпечує зосередження уваги менеджерів на значних відхиленнях.