Облік, аудит та шляхи удосконалення розрахунків з постачальниками та підрядниками в виробничому будівельному підприємстві «Спецбуд»

3 ОРГАНІЗАЦІЯ І МЕТОДИКА  ОБЛІКУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ  ТА ПІДПРЯДНИКАМИ В ТОВ «ВБП СПЕЦБУД»

 

3.1 Первинний облік та документування операцій з обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

 

Розрахунки з вітчизняними постачальниками та підрядниками здійснюються на підставі документів постачальника:

• накладних;
• рахунків-фактур;
• актів прийнятих робіт та послуг;
• податкових накладних;
• товарно-транспортних накладних.

Всі розрахункові документи, які надає підприємство-постачальник покупцю на суму оплати за отриманні ТМЦ, роботи, послуги повинні бути акцептовані. Погашення заборгованості перед постачальником здійснюється на підставі платіжних доручень (додаток Е), розрахункового чеку, видатковий касовий ордер, векселі, аккредитив. Розрахунки з постачальниками та підрядниками повинні проводиться на основі укладених договорів. Проте, як свідчить практика, українські підприємства часто недооцініюють значення договорів і здійснюють придбання товару на основі виставлених постачальником рахунків. [21]

Загаьна схема закупівлі ТМЦ має такий вид:

• на підприємство постачальника скеровується довірена особа підприємства-покупця, чка оглядає товар і приймає рішення про його купівлю;
• на основі переговорів між постачальником та покупцем укладається договір. Це є дуже істотним моментом, позаяк на підставі договору піприємство тоже вистоювати свої права;
• на основі повідмлення покупця уповноважена особа підприємства постачальника виписує рахунок на оплату;
• виписаний рахунок керівником підприємства-покупця передається в бухгалтерію з роспорядним надписом;
• піприємство-покупець передає в обслуговуючий банк розпорядження на перерахування коштів зі свого рахунку на рахунок постачальника відповідно до виписаного рахунка - фактури;
• отримання піприємством-продавцем виписки банку, якіа подтвержує надходження коштів на його банківський рахунок.

Після вищенаведених  операцій, залежно від умов договору, можливі такі варіанти розвитку подій:

• отримання товару після повної оплати його вартості;
• одерження всієї партії товару після його часткової оплати;
• оплата товару чеком й отримання всієї партії товару одночано з виписуванням чека;
• отримання частини партії товарів в міру їх оплати. У такому разі час від часу між підприємствами має проводитись звіряння (терміни встановлюються в договорі).

Коли отримання ТМЦ здійснюється довіреною особою, на складі постачальника представник підприємства-покупця зобов’язаний пред’явити довіреність та документ, що засвідчує його особу. Довіренність видається працівникові за розпорядженням директора. Складає і видає документ спеціально призначена особа.

Відпускаючи цінності зі складу, постачальник виписує накладну-вимогу на відпуск  матеріалів (ф. М-11), у який зазначається номер довіренності та дата її видачі, а також найменування товару, його кількість. Якщо товар достовляється автотраспортом, то замість форми М-11 оформляється автотраспортна накладна. Якщо постачальник є платником ПДВ, він виписує покупцю ще й податкову накладну. Після відпуску матеріалів довіренність та другий примірник накладної здається в бухгалтерію постачальника. Доставлені довіреною особою на склад матеріали оприбутковуються комірником прибутковим ордером (ф. М-4), а також реєструється в «Журналі обліку вантажів» ф. М-1.

Для розрахунків з постачальником за отриманні ТМЦ покупець переважно  використовує платіжне доручення, за яким обслуговуючий банк перераховує кошти на рахунок постачальника. Проте при розрахунках між суб’ектами піприємницької діяльності можуть використовуватися інші форми безготівкових розрахунків, а також готівкова форма оплати.

Коли оплата здійснюється за допомогою  чеків, загальна схема розрахунків  набирає дещо іншу форму. Працівник  підприємства-покупця розраховується з постачальниками за придбану продукцію  на місці, виписуючи чек на потрібну суму. Підприємству-продавцю виписувати рахунок немає потреби. При наданні послуг, виконанні робіт підставою для здійснення розрахунків є підписаний замовником Акт виконаних робіт, наданих послуг. [22]

Оприбуткування імпортних товарів  на склад покупця проводиться  на підставі зовнішньо-економічного договору купівлі-продажу, вантажньо-митної декларації, приймального акту, акту експертизи торгівельно-промислової палати, а також комерційних документів: рахунків - фактур (invoice), які підтверджує митну вартість товару і траспортних накладних: залізничної накладної, авіа-накладної, товарно-траспортної накладної (CMR), покувальних листів.

При покупці товарівза  іноземну валюту обов’язково повина складатись довідка бухгалтерії про наявність курсових різниць при перерахувані заборгованості. При виявленні недостачі або дефіциту товарів, приймання не припиняється, а скадається рекламеційний акт. Погашення заборгованості іноземним постачальником здійснюється на підставі виписок банку, платіжних доручень, розархункових чеків, векселів, заяви на аккредитив.

 

3.2 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

 

Облік розрахунків з  постачальниками й замовниками  ведеться на пасивному рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками», схема цього рахунка представлена на рисунку 3.1

 

Рахунок 63
Дт                                                              Кт
Оплата рахунків постачальників і підрядчиків за поставлені матеріальні  цінності і послуги. Залік виданих авансів  і попередніх оплат.	Сальдо – залишок  заборгованості постачальникам на початок періоду. Акцент рахунків постачальників і підрядчиків за поставлені матеріальні  цінності, виконані роботи, послуги; видача векселів; акцент витрат; відображення комерційного кредиту. Сальдо – залишок  заборгованості постачальникам і підрядчикам на кінець періоду.

 

Рисунок 3.1 - Схема рахунка 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками»

 

На рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками» ведеться облік розрахунків за отримані ТМЦ, виконані роботи і послуги, розрахункові документи, по яких акцептовані і підлягають оплаті; розрахунки по який виробляються в порядку планових платежів; розрахункові документи, по яких не надійшли (невідфактуровані постачання); надлишки ТМЦ, виявлені при їхньому прийманні. По кредиту рахунка 63 у кореспонденції з рахунками виробничих запасів, товарів, витрат виробництва і звертання відбивається заборгованість підприємства постачальнику (підрядчику) за фактично надійшли ТМЦ, прийняті роботи і послуги, за послуги по доставці ТМЦ, а так само ПДВ. Суми, відбивані по кредиту форми 63 залежать також від відповідності термінів надходження матеріальних цінностей і платіжних документів (таблиця 3.1).

 

Таблиця 3.1 - Відображення заборгованості постачальникам

Матеріальні цінності	Платіжні документи	Запису в обліку
Перехід права власності на матеріальні  цінності відбувся
Надійшли   Надійшли       Не надійшли	Надійшли   Не надійшли       Надійшли	Сума в межах акцепту: Дт рах. 27, Кт рах. 63   Сума фактично надійшли матеріалів за цінами, встановленим у договорі: Дт рах. 27, Кт рах. 63   Сума, зазначена в рахунку постачальника: Дт рах. 27 матеріали в шляху, Кт рах. 63
Перехід права власності на матеріальні  цінності не відбувся
Надійшли Надійшли Не надійшли	Надійшли Не надійшли Надійшли	Сума, згідно договору Дт рах. 022 Сума, згідно договору Дт рах. 022 Не відбивається

 

При журнально–ордерній формі обліку, облік розрахунків з постачальниками ведуть у Ж/О № 3, де синтетичний розрахунок обліків з постачальниками сполучається з аналітичним обліком. Аналітичний облік розрахунків з постачальниками при розрахунках у порядку планових платежів ведуть у відомості до нього, дані якої наприкінці місяця включають загальними підсумками по кореспондуючим рахунках у Ж/О № 3. [26]

При автоматизації обліку на підставі виписок банку складаються машинограми синтетичного й аналітичного обліку по кожнім рахунку, застосовуваному для обліку розрахунків з постачальниками і покупцями («Розрахунок з постачальниками і підрядчиками», «Розрахунки по авансах», «Розрахунки з покупцями і замовниками», «Розрахунки по претензіях»). Ці машинограми служать підставою для розробки оборотних відомостей по рахунках, по підсумковим даним, на підставі яких робляться записи в Головну книгу.

Отже, на рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підприємцями» ведеться облік розрахунків з постачальниками та підрядчиками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги. За Кт. рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підприємцями» відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядчиків товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за Дт - її погашення, списання тощо. Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підприємцями» має такі субрахунки:

• 631 «Розрахунок з вітчизняними постачальниками»
• 632 «Розрахунок з іноземними постачальниками»
• 633 «Розрахунки з учасниками ПФГ»

На субрахунку 631 «Розрахунок з вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядчиками. На субрахунку 632 «Розрахунок з іноземними постачальниками» ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядчиками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги.. Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підприємцями» кореспондує з такими рахунками (рис. 3.2):

 

 

 

 

 

 

Рахунок 63 «Розрахунки  з постачальниками та підрядниками»  кореспондує:

За дебетом з кредиту  рахунків:

За кредитом з дебету рахунків:

24 «Брак у виробництві» 30 «Каса» 31 «Рахунки в банках» 34 «Короткострокові векселі одержані» 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками» 37 «Розрахунки з різними дебіторами» 41 «Пайовий капітал» 46 «Неоплачений капітал» 48 «Цільове фінансування і цільові надходження» 50 «Довгострокові позики» 51 «Довгострокові векселі видані» 52 «Довгострокові зобов’язання за облігаціями» 55 «Інші довгострокові зобов’язання» 60 «Короткострокові позики» 62 «Короткострокові векселі видані» 68 «Розрахунки за іншими операціями» 70 «Доходи від реалізації» 71 «Інший операційний дохід» 74 «Інші доходи»

15 «Капітальні інвестиції» 20 «Виробничі запаси» 21 «Тварини на вирощуванні і відгодівлі» 22 «МШП» 24 «Брак у виробництві» 28 «Товари» 30 «Каса» 31 «Рахунки в банках» 39 «Витрати майбутніх періодів» 47 «Забезпечення майбутніх періодів» 64 «Розрахунки за податками і платежами» 68 «Розрахунки за іншими операціями» 80 «Матеріальні витрати» 84 «Інші операційні витрати» 85 «Інші витрати» 91 «Загально-виробничі витрати» 92 «Адміністративні витрати» 93 «Витрати на збут» 94 «Інші витрати операційної діяльності» 99 «Надзвичайні витрати»

 

Рисунок 3.2 - Коресподенція рахунка 63 «Рахунки з постачальниками та підпрядниками»

 

 

Аналітичний облік ведеться за місцями зберігання і обліковими (товарними) партіями, при визначенні ознак яких береться до уваги: характер товару, можливість зберігання партії в процесі перевезення, перевалки, зберігання вантажу. Якщо з іноземним постачальником є домовленість про пред'явлення рахунку на кожну транспортну партію, то за облікову партію приймається партія, оформлена одним рахунком постачальника.Побудова аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками має забезпечити можливість отримання необхідних даних по:

• акцептованих та інших розрахункових документах термін оплати, яких не настав;
• неоплачених в строк розрахункових документах постачальникам за невідфактурованими поставками;
• виданих векселів, термін оплати, яких не настав.

 

3.3 Стан обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками в        ТОВ «ВБП Спецбуд»

 

Підприємство ТОВ «ВБП Спецбуд для обліку поточних зобов’язань  по рахунках з постачальниками та підрядниками за одержані ТМЦ, виконані роботи і надані послуги на на підприємстві призначений рахунок 63 «Розрахунки  з постачальниками та підрядниками». По кредиту рахунка 63 відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників ТМЦ, прийняті роботи, надані послуги, по дебету – її погашення, списання. Основними джерелами інформації для контролю розрахункових  відносин по товарних операціях служать первинні документи з обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками. При купівлі товарів укладається договір купівлі–продажу або договір підряду. Розрахунки з вітчизняними постачальниками та підрядниками проводяться на підставі документів постачальника : накладних, рахунків–фактур, рахунків, податкових накладних, товарно–транспортних накладних .

Розрахункові документи, які надає підприємство-постачальник  підприємству ТОВ «ВБП Спецбуд» на суму оплати за надані послуги  повинни  бути акцептовані. Після цього ТОВ «ВБП Спецбуд» надає своєму банку платіжне доручення на оплату придбаного товару і отримує виписку уповноваженого банку про списання грошових коштів  на поточному рахунку. Розглянемо первинну документацію з обліку розрахункоих операцій.

Рахунок–фактура – це розрахунковий  документ, що виписується постачальником на ім’я ТОВ «ВБП Спецбуд» на кожну  партію відвантаженої продукції, а  також за виконані роботи і послуги. У ньому зазначається найменування, адреса і розрахункові рахунки постачальника, а також розрахунок вартості пред’явленої платнику для оплати. Рахунок–фактура одночасно є документом, на підставі якого здійснюється приймання за кількістю і якістю. Надходження товарно–матеріальних цінностей без рахунка–фактури називається невідфактуреним постачанням. Оприбуткування запасів за невідфуктуреним постачанням здійснюється оформленням  Акта про приймання .