Облік, аудит та шляхи удосконалення розрахунків з постачальниками та підрядниками в виробничому будівельному підприємстві «Спецбуд»

Поняттям кредиторської  заборгованості охоплюються боргові  зобов'язання організації-дебітора, що мають різне походження, а отже, різні юридичну природу і правовий режим, що, власне кажучи, обумовлює практичну необхідність використання погодженого на рівні закону понятійного апарата. Оскільки кредиторська заборгованість служить одним із джерел засобів, що знаходяться в розпорядженні організації-дебітора, неї показують у пасиві балансу.

За діючими правилами  в поясненнях до бухгалтерського  балансу і звіту про фінансові  результати в числі інших додаткових даних указують зведення «про наявність на початок і кінець звітного періоду окремих видів кредиторської заборгованості». До складу кредиторської заборгованості входять показники по наступним позиціях:

• постачальники і підрядчики;
• векселя до сплати;
• заборгованість перед дочірніми і залежними суспільствами;
• заборгованість перед персоналом організації;
• заборгованість перед бюджетом і соціальними фондами;
• заборгованість учасникам (засновникам) по виплаті доходів;
• аванси отримані;
• інші кредитори.

У залежності від юридичної  природи і правового режиму зазначені позиції можуть бути зведені до трьох груп:

• перша група - це заборгованість організації перед бюджетом і соціальними фондами. Заборгованість перед бюджетом - це, недоїмки, тобто не сплачені своєчасно податки; нараховані податковими органами фінансові санкції; заборгованість по платежах прирівняним з погляду їхньої обов'язковості до податків, наприклад, по платежах у дорожні фонди, митним зборам і іншим видам платежів, що надходять безпосередньо на казначейські рахунки у бюджет;
• друга група - заборгованість організації перед її персоналом: борги по виплатах працівникам заробітної плати, компенсаціям, платежам у порядку відшкодування шкоди, заподіяного здоров'ю чи працівників унаслідок смерті працівника на виробництві;
• третя група - заборгованість перед партнерами і контрагентами по договірних і корпоративних зобов'язаннях: борги по платежах постачальникам за поставлені товари, підрядчикам - за виконані роботи з повернення отриманих, але невідпрацьованих авансів, оплата векселів. Тут же заборгованість організації перед учасниками (засновниками) по виплаті їм доходів (дивідендів) і заборгованість чи холдингу фірми-засновника перед дочірніми суспільствами по оплаті внесків у статутний капітал, по компенсації збитків, заподіяних дочірньому суспільству з вини основного суспільства.

Планування погашень по зобов'язаннях здійснюється фінансовими директорами чи менеджерами безпосередньо центрами фінансової відповідальності по статтях бюджету, установлених регламентом. У рамках своєї компетенції і доцільності фахівці можуть визначати можливі варіанти планування заборгованості, використовуючи як прогнози «Розрахунки з постачальниками», визначаючи відстрочки платежів по конкретних контрактах і «Кредиторська заборгованість минулих періодів», установлюючи графіка погашення заборгованості по клієнтах, так і на основі бізнес-прогноз «Графік фінансування», що є спрощеною формою формування кредиторської заборгованості. Прогноз призначений для планування величини кредиторської заборгованості і кількості днів її рівномірного погашення, суми авансів і відстрочки поточних платежів по статтях і елементам бюджету. [7]

Основою для складання  видаткової частини бюджету руху коштів повинні бути операційні бюджети  всіх напрямків діяльності компанії і графік погашення заборгованості, що визначають наступні групи платежів, встановлені в прогнозі «Графік фінансування»:

• планові платежі по усіх видах податків і зборів перед бюджетом і позабюджетними фондами;
• обслуговування кредитів, що містять план виплат по основному боргу і відсоткам;
• витрати по оплаті праці;
• зобов'язання перед постачальниками за матеріали, що поставляються, забезпечення енергоресурсами;
• зобов'язання перед замовниками за виконані роботи;
• фінансування управлінських і комерційних витрат;
• графік інвестиційних виплат за придбання і модернізацію основних засобів;
• інші витрати.

По визначенню, кредиторська заборгованість - це тимчасово притягнуті підприємством і підмети поверненню фізичним і юридичним особам кошти. Кредиторська заборгованість відбиває вартісну оцінку фінансових зобов'язань підприємства перед різними суб'єктами економічних відносин і визначається за формулою

      Кз = РАС x Оп / Р;            (1.1)

де РАС – це матеріальні витрати + величина відкладених виплат стороннім організаціям;

        Оп – це відстрочка платежів у днях,

       P – це тривалість періоду в днях.

Для планування кредиторської  заборгованості на короткостроковий період можна умовно приймати, що погашення  заборгованості виробляється рівними  частками протягом запланованої кількості  днів додатково до поточного платежам, з урахуванням суми виданих авансів. При розрахунку витрати коштів сума платежу поділяється на кількість днів місяця і зміщається щодо місяця в обсязі, що приходиться на період відстрочки.

Прогнозний розрахунок кредиторської заборгованості є  одним з основних етапів формування бюджету руху коштів і прогнозного балансу, а також для виконання фінансового аналізу. Для аналізу стану кредиторської заборгованості використовуються коефіцієнти оборотності кредиторської заборгованості, що відносяться до групи показників ділової активності.

Коефіцієнт оборотності кредиторської заборгованості, що виражається в числі оборотів за період, можна розрахувати за формулою:

                                                        Кокз = Рп / Кз;                                       (1.2)

де Рп – це вартість реалізованої продукції (собівартість);

      Кз - це середньорічна кредиторська заборгованість.

Важливість аналізу  і керування кредиторською заборгованістю обумовлюється її значною часткою  в поточних пасивах підприємства, її зміни помітно позначаються на динаміку показників його платоспроможності і ліквідності. Поточна фінансова стабільність підприємства значною мірою залежить від того, наскільки вчасно воно відповідає по своїх фінансових зобов'язаннях. Фінансове планування бюджету, організація керування фінансовими потоками є підставою для складання платіжного календаря підприємства, що є інструментом оперативного планування і складається на невеликий проміжок часу з детально можливою точністю.

Багато підприємств  купують товари та послуги в кредит без складання формальної кредитної угоди. Такі операції призводять до виникнення заборгованості, відомої як кредиторська заборгованість. В бухгалтерському балансі кредиторська заборгованість відображається як рахунки до сплати. Купівля в кредит - це придбання товарів з відстроченням платежу.

Закупівля - як у зовнішній, так і у внутрішній торгівлі, - це придбання товарів, послуг за дорученням замовника або з метою продажу. Закупівля необхідних виробничих запасів  і товарів може здійснюватися  наступними способами:

• безпосередньо конкретним підприємством;
• через агентів, які купують за свій рахунок чи від імені підприємства;
• через закупівельні бази, які утворені кількома підприємствами.

Постачальники – це фізичні  чи юридичні особи, які здійснюють постачання ТМЦ або надають послуги, виконують роботи. Підрядники – це спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при споружені об’єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

З метою зменшення  ризику і підвищення надійності поставок при виборі постачальника потрібно враховувати наступне:

• цінову конкурентоспроможність, умови платежу;
• гарантійні строки;
• ремонт і після продажне обслуговування;
• відповідність продукції постачальника стандартам якості;
• можливість закупок безпосередньо у виробників або оптовиків;
• географічне місце розташування;
• основні види діяльності та фінансовий стан;
• виробничу потужність та обсяги випуску продукції за останні роки.

З метою підвищення надійності поставок при виборі постачальника  потрібно враховувати ряд умов, серед яких: цінова конкурентоспроможність (включаючи витрати на зберігання, транспортування і страхування); умови платежу; гарантійні строки; ремонт і після продажне обслуговування; відповідність продукції постачальника стандартам якості; можливість закупок безпосередньо у виробників або оптовиків; географічне місце розташування; основні види діяльності та фінансовий стан; виробнича потужність та обсяги випуску продукції за останні роки. Якщо спеціалізоване стороннє підприємство виконує будівельно-монтажні роботи, то розрахунки з таким підприємством належать до розрахунків з підрядниками.

Облік розрахунків з постачальниками  бухгалтерія підприємства веде на пасивному  синтетичному рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками». Усі розрахунки з постачальниками відбиваються бухгалтерією підприємства в картці постачальника, де вказується номер і дата документів, на підставі яких буде вироблятися розрахунок, а також суми по дебету і кредиті рахунку 63.

Основними завданнями обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками є:

• достовірне відображення в облікових регістрах наявності та змін сум кредиторської заборгованості;
• забеспеченя своєчасного перерахування грошових коштів кредиторам;
• систематична звірка розрахунків з фізичними та юридичними особами щодо суми кредиторської заборгованості.