Облік, аудит та аналіз грошових коштів на рахунках в банках

Перш за все аудитор  перевіряє наявність виписок  з кожного банківського рахунку  і ланцюжка перехідних залишків у них. Аудитор повинен впевнитись, що в бухгалтерії є в наявності всі виписки банку і за всіма рахунками. Щоб впевнитись в наявності всіх виписок, необхідно звернути увагу не тільки на нумерацію сторінок, але й на дати. Виписки банку за кожним рахунком слід окремо підібрати за всі робочі дні, в які проводилися операції. Неробочі дні можна визначити за календарем, а дні, в які операції не проводились, – за послідовністю залишку.

Аудитор звіряє залишки коштів, відображених у виписках банку ПАТ “Черкаський хлібокомбінат” за відповідними рахунками, із залишками готівкових коштів, що значаться за обліковими даними. Однак рівність залишків не гарантує тотожності оборотів за виписками банку і за балансовим рахунком, оскільки при обробці виписок може бути допущено навмисне зменшення оборотів за дебетом і кредитом рахунка на однакову суму з метою приховання зловживань. Тому слід перевірити відповідність оборотів за дебетом і кредитом рахунка за виписками банку за кожний місяць із даними оборотів за обліковими реєстрами. Вхідні й вихідні залишки слід звіряти не лише за виписками, але й за датами здійснення попередніх операцій. Це дає змогу виявити знищені банківські виписки за конкретний день. Залишок коштів на кінець періоду в попередній виписці банку за рахунком має дорівнювати залишку коштів на початок періоду в наступній виписці.

Правильність виписки  визначають шляхом перевірки всіх її реквізитів. Повноту банківських виписок встановлюють за їхньою нумерацією за сторінками і перенесенням залишку коштів на рахунку. При вивченні операцій за рахунками в установі банку перевіряється наявність та достовірність виписок банку за кожним рахунком, наявність штампів і підписів працівників установ банків, відповідність зазначених у них даних даним бухгалтерського обліку – Головної книги. При цьому виписки добираються за хронологічною послідовністю для того, щоб перевірити, чи правильно перенесені залишки з попередньої до наступної. Аудитор повинен також звірити номери корінців грошових чеків з банківськими виписками, і звірити одержання і повноту оприбуткування коштів за касовою книгою. Якщо у банківській виписці відсутній номер корінця чека, а сам чек знаходиться у чековій книзі, бо нібито зіпсований (що, ймовірно, свідчить про знищення банківської виписки, а отже – про можливі відхилення), то необхідно провести зустрічну перевірку цього чека в установі банку.

Якщо у виписці буде встановлено необумовлені виправлення або підчищення, закреслення, то необхідно провести зустрічну перевірку даних виписки із записами у першому примірнику особового рахунка, що знаходиться в установі банку. У випадку відсутності окремих виписок слід також звернутися до установи банку.

Аудитор перевіряє також  наявність усіх додатків та виписок, що засвідчують здійснення тієї чи іншої операції, платіжних доручень, платіжних вимог, заяв на акредитив. Якщо не вистачає додатків або якщо у виписках є помарки та виправлення, аудитор за погодженням з клієнтом бере в банку копії таких документів. Результати перевірки аудитор відображає у своєму робочому документі.

Звірка оборотів і  залишків, відображених у виписках банку, із записами в облікових регістрах. Для цього підраховують обороти  за виписками в банку в розрізі  кожного рахунку за кожен місяць і ці дані порівнюють із записами в  журналі № 1, відомості 1.2 та Головній книзі.

Документальну перевірку  записів за рахунками в банку  слід проводити в трьох напрямах:

а) перевірити, чи повністю виправдані ці операції документами, доданими до виписок банку;

б) перевірити, чи правильно  складені за ними бухгалтерські проводки.

Для цього необхідно  провести суцільну перевірку банківських  документів за період, що вивчається, переглядаючи їх в порядку записів у журнал та відомість з одночасною відміткою записів на виписках банку. Необхідно переконатися у правильності оформлення документів і відповідності доданих до них підстав, у наявності на копіях платіжних доручень штампів банку тощо;

в) провести систематизовану  перевірку документів, згрупованих  за однорідністю операцій.

Документи, які викликають сумнів, уважно перевіряються як за формою, так і за змістом. При цьому, як правило, необхідно провести за згодою замовника зустрічну перевірку і взаємний контроль операцій.

Після порівняння виписок  банку з доданими до них первинними документами, встановлення правильності підрахунків сум оборотів, початкового і кінцевого сальдо, особливо ретельно перевіряється сутність господарських операцій, а саме: чи на законних підставах надійшла на відповідний рахунок або була списана та чи інша сума коштів. Для цього необхідно порівнювати дані бухгалтерського обліку, товарно-транспортні документи, журнал реєстрації дорожніх листів тощо.

Крім взаємної звірки та порівняння сум, що записані у відповідних  документах, треба також впевнитися, що всі здійснені через банк розрахункові операції є реальними і підтверджені відповідними справжніми документами.

Інколи їх підробляють  або прикладають не повністю, що дає можливість, застосовуючи неправильну  кореспонденцію рахунків, приховувати  в обліку зловживання на значні суми. У разі виникнення сумнівів у наявності та достовірності документів (відсутність банківського штампа, виправлення перерахованих сум, найменування одержувача готівки, дати здійснення розрахункових операцій) необхідно провести зустрічну перевірку платіжних документів, що зберігаються у справах підприємства, із платіжними документами банку. Одночасно з’ясовують правильність кореспонденції рахунків і записів у облікових регістрах, бо деколи зловживання можуть бути приховані шляхом складання неправильних бухгалтерських записів, не підтверджених документами, а також сторнувальних записів без документальних підтверджень і без дійсної потреби або неправильним підрахунком чи перенесенням підсумків з одної сторінки регістру на іншу. При цьому аудиторам потрібно скласти робочі документи.

Обов’язком аудитора є також перевірка правильності та обґрунтованості перерахування готівки за товарно-матеріальні цінності, для чого порівнюють суми, вказані в платіжних документах, із даними виписки банку і записами на рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками” або на рахунку 37 “Розрахунки з різними дебіторами”.

При цьому за документами  по оприбуткуванню запасів перевіряють їх повноту і правильність оприбуткування. Якщо є сумніви в справжності документів чи достовірності операцій, необхідно провести зустрічну перевірку їх у постачальників продукції.

3.4. Шляхи вдосконалення  організації та методики аналізу  і аудиту грошових коштів на  рахунках в банках

В умовах переходу до ринкових відносин для підвищення наукового рівня  управління і його результативності все більшого значення набуває аналіз грошових коштів на розрахунковому та інших рахунках у банках, результати якого слугують для прийняття вірних управлінських рішень. Ефективність проведення аналітичної роботи в значній мірі залежить від її раціональної організації. В наш час мотивація покращання рівня аналітичної роботи в діяльності підприємств і фірм різних форм власності значно зростає, але цей процес стримується недостатнім рівнем її організації.

На ПАТ “Черкаський хлібокомбінат” аналізу грошових коштів на рахунках у банках, тим паче його організації майже не приділяється належної уваги. Акцентування уваги керівника підприємства саме на цьому питанні в значній мірі допомогло б стабілізувати фінансовий стан товариства. Так, аналіз руху грошових коштів на рахунках в банках дає можливість зробити висновки про те: в якому об’ємі і з яких джерел були отримані підприємством грошові кошти і які основні напрямки їх використання; чи здатне підприємство в процесі своєї виробничої діяльності перевищити надходження грошових засобів над платежами і якщо так, то наскільки стабільне таке перевищення; чи в змозі підприємство розплатитися зі своїми зобов’язаннями; чи достатньо отриманого підприємством прибутку для здійснення його поточної діяльності; чи достатньо власних засобів підприємства для здійснення інвестиційної діяльності; чим пояснюється розбіжність величини отриманого прибутку і наявних грошових засобів. Маючи такого роду інформацію керівництво товариства мало б змогу приймати більш правильні, раціональні і обґрунтовані управлінські рішення щодо виведення підприємства зі стану економічної кризи.

Наведемо деякі пропозиції щодо удосконалення аналітичної  роботи та узагальнення результатів  аналізу на ПАТ “Черкаський хлібокомбінат”. Насамперед потрібно чітко організувати аналітичну роботу на підприємстві. Успішне проведення аналітичної роботи залежить від того, наскільки ретельно продумана її організація. Дана організація повинна проходити ряд етапів.

На першому етапі  відбувається виділення суб’єктів і об’єктів аналізу, вибір організаційних форм та їх дослідження і розподіл обов’язків між окремими дослідниками. Об’єктом аналізу на ПАТ “Черкаський хлібокомбінат” є аналіз грошових коштів на рахунках у банку. Обов’язки можна розподілити таким чином: один працівник займається аналізом грошових коштів на розрахунковому рахунку, другий – аналізом грошових коштів на інших рахунках у банку, дані аналізу узагальнює головний бухгалтер.

На другому етапі  проходить планування аналітичної  роботи. Важливою умовою, від якої залежить дієвість і ефективність аналізу, є планомірний характер його проведення. В плані аналізу грошових потоків на рахунках у банку повинні бути зазначені об’єкти, суб’єкти, етапи та строки аналізу, його виконавці та інше. Виконавцями аналізу на підприємстві є бухгалтери, менеджери. Також повинен відбуватися контроль за виконанням планів аналізу. На ПАТ “Черкаський хлібокомбінат” складати плани аналізу грошових коштів на рахунках в банках та здійснювати контроль за їх виконанням повинен головний бухгалтер. При організації економічного аналізу на товаристві доцільно розробити “Табель аналітичних робіт” (табл. 3.3), зазначаючи повний перелік аналітичних робіт (завдань), відповідальних за них виконавців і співвиконавців.

Таблиця 3.3

Табель аналітичних  робіт

На третьому етапі  визначається інформаційне і методичне забезпечення аналізу. Склад, зміст і якість інформації, що застосовується при аналізі грошових коштів на розрахунковому та інших рахунках у банках, має визначну роль в забезпеченні дієвості економічного аналізу [47, с. 402].

Інформація повинна  відповідати потребам аналізу, об’єктивно відображати грошові потоки на підприємстві, мати єдність, оперативність та раціональність.

Для аналізу використовується наступна інформація: реєстрів обліку грошових коштів на розрахунковому та інших рахунках у банку (журнал-ордер №1, відомість №1, журнал-ордер №2, відомість №2, Головна книга); звітності (Ф. №1 «Баланс підприємства», Ф. №2 «Звіт про фінансові результати», Ф. №3 «Звіт про рух грошових коштів»); даних оперативної пам’яті ПЕОМ, гнучких магнітних дисків та різноманітних машинограм; документів, законодавчих актів, інструкцій, що регулюють грошові кошти на розрахунковому та інших рахунках у банку. Комплексне використання перерахованих джерел інформації та правильне їх поєднання в процесі економічного аналізу дозволять всебічно та глибоко вивчити всі сторони діяльності та повніше виявити резерви економічного та соціального розвитку.

На четвертому етапі  відбувається аналітична обробка даних  про хід і результати господарювання. На цьому етапі інформацію, яку  було зібрано для аналізу перевіряють  на доброякісність (тобто перевіряється  наскільки повними є дані реєстрів і звітів обліку, чи правильно вони оформлені, перевіряється правильність арифметичних підрахунків), по суті (тобто наскільки той або інший показник відповідає дійсності).

На п’ятому етапі оформлюються результати аналізу. Результати аналітичного дослідження грошових коштів на рахунках у банку повинні бути оформлені у вигляді документів. Це може бути пояснювальна записка, довідка, висновок. Також результати аналізу можна оформлювати в аналітичних таблицях, які не містять пояснюючого тексту. Ці таблиці дозволяють систематизувати, узагальнювати вивчений матеріал і подавати його в придатній для сприйняття формі. Форми типових аналітичних таблиць на підприємстві повинен розроблювати, наприклад, головний бухгалтер. За формою вони можуть бути самими різноманітними. Вони будуються у відповідності з потрібними для аналізу грошових коштів на рахунках у банку даними.

Результати аналізу і розроблені на його основі конструктивні заходи  з метою поліпшення роботи доцільно обговорювати на зборах колективу підприємства. Практичну реалізацію вони отримають після відповідних постанов зборів колективу, наказів керівництва підприємством або вищих органів управління.