Нормативная база операций по учету ГСМ

3. Учет поступления горюче-смазочных материалов на предприятии.

       К горюче-смазочным материалам (далее - ГСМ) относятся:

       топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);

       смазочные материалы (моторные, трансмиссионные  и специальные масла, пластичные смазки);

       специальные жидкости (тормозные и охлаждающие). 

       3.1. Приобретение ГСМ за наличный расчет.

       Согласно  п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40) выдача наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки определенные руководителями организаций.

       Сотрудникам предприятия, имеющим право получать денежные средства под отчет на основании  распоряжения (приказа) руководителя, выдаются из кассы наличные для приобретения ГСМ. Сумма таких средств обычно устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении — исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.

       По  истечении установленного срока  водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

       Пример  заполнения авансового отчета по унифицированной форме № АО-1 приведен в приложении 1 .

       К авансовому отчету прилагаются чеки ККТ, выдаваемые АЗС. Кассовый чек должен содержать:

-наименование организации-продавца (АЗС);

-ИНН организации-продавца;

-номер кассового аппарата;

-номер и дату выдачи чека;

-стоимость ГСМ;

-марку ГСМ, количество топлива и цену за единицу.

       Наличие чека ККТ с необходимыми реквизитами  является основанием для отнесения  в состав расходов, принимаемых для  целей налогообложения, стоимости  ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия.

       Пример 1. Водителю предприятия выданы денежные средства под отчет на приобретение ГСМ в сумме 5000 руб. на период с 9 января по 16 января 2011 г. Водитель 17 января представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением чеков ККТ на сумму 4107 руб., в том числе:

от 9 января 2011 г. №30301 на сумму 342,00 руб. (17,10руб./ л * 20л);

от 10 января 2011 г. №31106  на сумму 684,00 руб. (17,10 руб./ л * 40 л);

от 11 января 2011 г. №56018 на сумму 1020,00 руб. (17,00 руб./ л * 60 л).

от 12 января 2011 г. №61251 на сумму 1032,00 руб. (17,20 руб./л * 60 л).

от 15 января 2011 г. №18016 на сумму 1029,00 руб. (17,15 руб./л * 60 л).

       Остаток неиспользованных денежных средств (893,00руб.) водитель сдал в кассу.

       Таблица 1 - Журнал хозяйственных операций

№	Содержание  операции	Первичный документ	Сумма	Дебет	Кредит
1	Выдача ден. средств под отчет	Расходный кассовый ордер	5000	71	50
2	Отражено приобретение ГСМ	Авансовый отчет, чеки ККТ	4107	10,3	71
3	Возвращен в  кассу остаток неиспользованных денежных средств	Приходный кассовый ордер	893	50	71

       3.2. Приобретение ГСМ в безналичном порядке 

       По  безналичному расчету горюче-смазочные  материалы приобретают в основном предприятия, имеющие достаточно большой  парк автомашин и собственные  резервуары для хранения нефтепродуктов. Взаимоотношения между предприятиями и поставщиками ГСМ регулируются договором на поставку нефтепродуктов.

Приобретение  ГСМ по талонам

       Для приобретения ГСМ по талонам организация  заключает договор купли-продажи  с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС.

       Оплатив определенное договором количество бензина соответствующей марки, организация получает талоны, по которым  водители будут заправлять автомобиль на АЗС.

       Для получения, хранения и выдачи талонов водителям приказом руководителя назначается материально ответственное лицо.

       Получив талоны, материально ответственное  лицо на основании товаросопроводительных документов поставщика составляет приходный  ордер по форме N M – 4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) и сдает приходные документы в бухгалтерию организации.

       В приходном ордере необходимо указать  марку бензина, серию и номера полученных талонов, номинал талонов  в литрах и стоимость талона в  рублях исходя из стоимости бензина, указанной в договоре и счете на оплату.

       Пример  заполнения приходного ордера по форме  N M – 4 приведен в приложении 2.

       Если  предприятие приобретает литровые талоны (на них указан вид топлива  и литраж), то изменение цен, происшедшее после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете: ГСМ будут отражаться по цене приобретения.

       Пример 2. Условиями договора с АЗС предусмотрен переход права собственности на ГСМ в момент оплаты. Приобретены 10 июля 2011 года талоны на 10 л. бензина за 200,6 руб. (в том числе НДС 30,6 руб.), которые переданы 11 июля 2011 года водителям для заправки. На конец месяца в топливных баках бензина не осталось. В учете будут сделаны следующие записи:

       Таблица 2 - Журнал хозяйственных операций

№	Дата	Содержание операции	Первичный документ	Сумма	Дебет	Кредит
1	10.07.11	Перечислен  аванс специализированной организации	Выписка банка	200,6	60	51
2	10.07.11	Отражено получение  талонов на ГСМ в стоимостном  выражении	Приходный ордер № М-4	170	10-3	60
3	10.07.11	Отражен НДС по полученным талонам	Счет-фактура	30,6	19	60
4	10.07.11	Принята к вычету сумма НДС	Книга покупок	30,6	68	19
5	11.07.11	Отражена выдача талонов под отчет водителям	Путевой лист	170	71	10-3
6	31.07.11	Отражена стоимость  ГСМ, залитых в баки автомобилей	Авансовые отчеты и отчеты АЗС	170	10-3	71
7	31.07.11	Списана стоимость  фактически израсходованных АЗС	Путевой лист	170	20,23,26,44	10-3

 

       Учет  будет отражаться, если покупаются стоимостные талоны и право собственности  переходит в момент заправки автомобиля предприятия. При предъявлении «рублевого» талона АЗС отпускает бензин на указанную в нем сумму по действующим в данный момент розничным ценам. Такие талоны являются денежными документами.

       Пример 3. Условиями договора с АЗС предусмотрен переход права собственности на ГСМ в момент отгрузки. Приобретены «рублевые» талоны за 200,6 руб. (в том числе НДС 30,6 руб.). остальные условия из примера 2.

       В учете будут сделаны следующие  записи:

       Таблица 3 - Журнал хозяйственных операций

№	Дата	Содержание  операции	Первичный документ	Сумма	Дебет	Кредит
1	10.07.11	Перечислен  аванс специализированной организации	Выписка банка	200,6	60	51
2	10.07.11	Отражено получение  талонов на ГСМ в стоимостном  выражении	Приходный ордер № М-4	170	50-3	60
3	10.07.11	Отражен НДС по полученным талонам	Счет-фактура	30,6	19	60
4	10.07.11	Принята к вычету сумма НДС	Книга покупок	30,6	68	19
5	11.07.11	Отражена выдача талонов под отчет водителям	Путевой лист	170	71	10-3
6	31.07.11	Отражена стоимость  ГСМ, залитых в баки автомобилей	Авансовые отчеты и отчеты АЗС	170	10-3	71
7	31.07.11	Списана стоимость  фактически израсходованных АЗС	Путевой лист	170	20,23,26,44	10-3

 

Приобретение  ГСМ по корпоративным картам 

       Согласно  Положению о порядке эмиссии  банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному Банком России 24 декабря 2004 г. № 266 – П, корпоративная карта представляет собой банковскую карту (средство для составления расчетных документов, подлежащих оплате за счет клиента), которая позволяет ее держателю (физическому лицу, уполномоченному юридическим лицом) проводить операции по счету этого юридического лица в пределах расходного лимита, установленного эмитентом.

       Для отражения операций по специальным  карточным счетам в бухгалтерском  учете организации используется счет 55 «Специальные счета в банках», к которому открывается отдельный субсчет 55-4 «Банковские карты».

       Согласно  п. 4.6 Положения № 23 – П средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателя корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты.

       Поскольку корпоративная карта позволяет  распоряжаться денежными средствами юридического лица, ее можно учитывать аналогично денежным документам, для отражения которых согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31октября 2000 г. № 94н, предназначен счет 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы». В таком случае выдача пластиковой карты работнику может отражаться как выдача под отчет денежных документов.

       Пример 4. Организацией для приобретения талонов на ГСМ общей стоимостью 23 600 рублей (в том числе НДС 3 600 рублей) заключен договор с АЗС, согласно которому право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент получения талонов. Организация открыла в банке специальный карточный счет и получила расчетную карту. Номинальная стоимость карты 100 рублей. Расчетная карта 18 ноября 2010 года выдана материально-ответственному лицу, ведущему учет талонов на ГСМ, который 20 ноября 2010 года рассчитался с ее помощью с поставщиком и получил талоны на ГСМ.

       За  обслуживание карточного счета банк удержал со специального карточного счета сумму комиссии за обслуживание банковской карты в размере 200 рублей.

       В учете будут сделаны следующие  записи:

       Таблица 4 - Журнал хозяйственных операций