Контроль расчетов по оплате труда

1. Выясним, как в проверяемой организации поставлен учет простоев, как регламентируются фиксация и оплата простоев, в чьи обязанности входит анализ потерь от простоев и т. д.
2. Если организация ведет работы или оказывает услуги (как в нашем случае), нужно выяснить, важно ли включение расходов по заработной плате в расходы одного отчетного периода, а признание доходов от заказчиков – в следующем отчетном периоде; какие меры принимаются организацией для предупреждения такой ситуации.
3. Какова система заполнения табелей рабочего времени, выявлялись ли ошибки в табеле (например, указание рабочего дня вместо отметки о командировке), кто проверяет соответствие данных табеля факту (например, если человек вернулся из командировки раньше или позже даты, указанной в приказе, как это сверяется, ведь изменения в приказ не вносятся).
4. Как учитывается сверхурочная работа по факту, кто сверяет фактически отработанное работником время с указанным в табеле.
5. Проверяем (по возможности) контрольные процедуры.
6. Сформировываем вывод о состоянии внутреннего контроля на данном предприятии.

Повторное проведение контрольных процедур можно начать с выявления ритмичности предприятия. Это можно сделать путем опроса работников производственного отдела. В период наименьшей загрузки предприятия больше вероятность простоев, в период максимальной загрузки – сокрытия сверхурочных работ, сверх норм, предусмотренных ТК.

В период наименьшей загрузки (а при стабильной загрузке- в любом периоде) выбираем одного - двух рабочих, работа которых «привязана» к какому-нибудь производственному процессу: компрессорщиков, формовщиков, трактористов и т. п. попробуем проанализировать данных о работе агрегата и рабочего. В большинстве случаев выясняется, что агрегат работал не все время, а рабочему каждый день ставили в табеле по 8 часов. Организация может установить норматив работы машины, например даже 30% рабочего времени, но тогда необходимо решать, как оплачивать работу трактористу, если фактически он работает только треть дня. Этот процесс должен быть решен без ссылок на сложность рыночной экономики; тем более что точная информация о фактической загрузке оборудования должна быть основой для принятия управленческих решений.

Для выявления факта простоя можно использовать документы, подтверждающие ремонт оборудования: установить дни проведения ремонта и сопоставить их с данными нарядов, закрытых за эти дни рабочим.

Риск «сдвига» учета расходов и доходов может возникать в организациях, ведущих работы или оказывающих услуги. Из данных о начислении заработной платы за последний отчетный месяц (если проверка за год, то этим месяцем будет декабрь) выбираем работу одной-двух бригад или просто одного – двух человек из основного состава и попробуем определить, над какими проектами они работали в декабре, выставлены ли счета за эти проекты заказчиком, в затраты какого года включены эти расходы.

Если оплата труда сотрудников не сдельная, а повременная, довольно трудно контролировать использование их рабочего времени. Некоторые организации вводят так называемые листы учета рабочего времени, в которых сотрудник расписывает, чем он занимался в каждом из двухчасовых интервалов; затем эти листы анализируются руководителем и службой внутреннего контроля.

Из авансовых расчетов за любой месяц берутся документы на две-три командировки разных сотрудников; запрашиваем табели учета рабочего времени этих сотрудников и сверяем даты их нахождения в командировке с данными табеля. Такую же сверку можно провести применительно к документам на оплату обучения с отрывом от производства, путевым листам при направлении водителя в многодневные поездки и т. д.

 

1.2 Методика контроля расчетов заработной платы

 

Контроль представляет собой форму научно-практического исследования, поэтому важно, чтобы его результаты были основаны на объективных, сравнимых и достоверных данных. При проверке допускается использование любых видов документации по труду и его оплате.

При проведении ревизии операций по соблюдению трудового законодательства и расчетов по оплате труда используем методы получения доказательств:

1. проверка расчетов на предмет арифметических ошибок,
2. проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, их подтверждение,
3. устный опрос персонала и руководства,
4. проверка документов, прослеживание, аналитические процедуры.

Достоверность произведенных работникам начислений заработной платы и других выплат в ООО «Улан» осуществлялась выборочно. Для этого в выборку включены данные по различным категориям работающих и уже уволенных сотрудников (руководители, специалисты, рабочие).

При повременной оплате труда выясняем обоснованность применения тарифных ставок и соблюдение условий контрактов, а при сдельной – выполнение количественных и качественных показателей, правильность применения норм и расценок.

При проверке первичных документов устанавливается полнота заполнения всех реквизитов данного хозяйства, наличие подписей лиц, ответственных за учет выполненных работ, отсутствие в документе подчисток, не оговоренных исправлений.

Анализируя наряды на сдельную работу по датам их выдачи, сопоставляя фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава, определяем, нет ли случая включения в них подставных лиц, повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам.

Обращаем особое внимание на правильность оформления и начисления выплат стимулирующего характера и выплаты компенсирующего характера, например, доплаты за работу в ночное время. Обязательно смотрим выплаты за неотработанное время (оплата очередных отпусков, пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

Начисление премий должно быть подтверждено приказом генерального директора, предусмотрено в договоре или контракте или положении об оплате труда.

Особое внимание уделяем проверке выплат по договорам гражданско-правового характера. Устанавливаем правильность оформления договора, экономическая целесообразность их заключения, реальность полученных по ним результатов и выгод для хозяйства, правильность расчетов по договорам.

Основным видом удержания, которому уделяется внимание, является налог на доходы физических лиц. При этом осуществляется арифметический контроль сумм удержанного налога, подтверждается правомерность применения льгот, предусмотренных действующим законодательством. Устанавливаются случаи не удержания или неполного удержания налога на доходы физических лиц с сумм материальной помощи. Компенсационных выплат сверх установленных норм (по командировочным и другим расходам).

Удержания по исполнительным документам подтверждаются наличием личного заявления работника.

Для успешной реализации целей конкретной аудиторской проверки необходимо, чтобы последовательно выполнялись основные этапы проведения ревизии.

Соответственно, выделяются три основных этапа проведения ревизии:

1. подготовка и планирование проверки;
2. выполнение контрольных процедур;
3. оформление рабочей документации, составление акта ревизии.

Прежде чем приступить к проверке расчетов по оплате труда, ревизор составляет перечень тестов проверки операций по оплате труда и получает от работников бухгалтерии ответы, которые позволяют выявить состояние внутреннего контроля и учета и определить, какие тесты необходимо включить в программу проверки операций по оплате труда.

Для проверки расчетов по оплате труда в ООО «Улан» составлены следующие тесты (таблица 12), на которые в ходе проверки получены соответствующие ответы.

Таблица 12

Тест внутреннего контроля операций по оплате труда

Вопрос	Ответ
	Да	Нет
1) Бывают ли случаи  задержки заработной платы?	+
2) Все ли работники  получают заработную плату через  кассу?	+
3)Имеются ли должностные  инструкции бухгалтера расчетной  группы	+
5)Зафиксирована ли в  учетной политике наиболее характерная корреспонденция счетов по начислению заработной платы		+
6)Своевременно ли подаются  в бухгалтерию приказы о движении  личного состава	+
7)Сверяется объем выполненных  работ с начислением заработной  платы	+
8)Соответствую ли ставки  установленным ставкам по выполненным работам	+
9)Проверяют ли начисления  по заработной плате внутренние  аудиторы		+
10)Производится ли замена  бухгалтера при его отсутствии	+
11)Выписывают ведомости  на выплату заработной платы  другие бухгалтера		+
12)Нумеруются ли платежные ведомости?	+
13) Подписаны ли ведомости  лицами, на это уполномоченные	+
14)Сопоставляется ли сумма  начисленной заработной платы  с данными отчетов?	+
Проверяет ли главный бухгалтер начисление заработной платы и отчисления в фонды, налоговые карточки?	+

 

Полученные данные используются для составления программы проверки расчетов по оплате труда.

Программа представляет собой детальный перечень содержания контрольных процедур, необходимых для практической реализации плана проверки. Программа служит подробной инструкцией и является средством контроля качества работы.

Программа документально оформляется, т.е. обозначается номер или код каждой проводимой контрольной процедуры. Программа может составляться в виде сборника процедур контроля (содержит процедуры для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля предприятия) и в виде программы проверки оборотов и остатков на бухгалтерских счетах (содержит процедуры сбора информации об оборотах и остатках на счетах). Порядок составления и оформления плана и программы (таблица 13) проверки ревизор определяет самостоятельно.

В ходе проведения проверки были использованы следующие рабочие документы:

1. Составленный в удобной форме перечень нормативных документов, необходимый для проведения проверки и позволяющий оперативно найти ответ на возникший вопрос;
2. Составленный в расширенной форме перечень ответов ревизора по тематике проведения проверки;

Таблица 13

Программа проведения ревизии расчетов по заработной плате

Наименование организации			Общество с ограниченной ответственностью «Улан»
Ф.И.О. проверяющего			Подойницына М.В.
Период проведения проверки			08.12.2011 – 24.12.2012
№ п/п	Перечень контрольных процедур, рабочая документация	Период	Рабочая документация
1	Анализ хозяйственной деятельности предприятия и методика расчета и учета заработной платы		Опрос сотрудников, обзор документов
2	Разработка аналитических таблиц для пересчета начисленной заработной платы		Аналитические таблицы
3	Проверка состава ФОТ, его распределения по счетам бухгалтерского учета		Аналитические таблицы
4	Обобщение информации за проверяемый период		Аналитические таблицы
5	Подготовка и печать акта ревизии		Акт ревизии

 

3. Использованы учредительные документы организации, первичные документы бухгалтерского учета, при отсутствии возможности пользоваться первичными документами использовались ксерокопии.

По полученным в процессе тестирования результатам можно сделать выводы о том, что эффективность системы внутреннего контроля оплаты труда в ООО «Улан» находится на среднем уровне. В организации налажено взаимодействие между бухгалтерией и кадровой службой, приказы по личному составу доставляются в бухгалтерию сразу же после их подписания генеральным директором. Расчеты по оплате труда находятся под личным контролем главного бухгалтера.

При прохождении практики по бухгалтерскому учету в сельском хозяйстве была проведена проверка начисления заработной платы некоторых работникам хозяйства.

В результате мы составили макет сводного рабочего документа (Таблица 14), на основании которого можно сформулировать некоторые выводы по отношению к качеству учета расчетов с работниками хозяйства по заработной плате.

Таблица 14

Проверка правильности начисления оплаты труда по данным документов ООО «Улан» за 2010 год.

Фамилия И.О.	Основание для начисления	Начислено, руб.	Следовало начислить, руб.	Отклонения
				переплата	недоплата
1.Николаев Н.Д.	Путевые листы, Табель учета рабочего времени, расчетно-платежная ведомость, расчет отпускных	108216	108216	-	-
2.Остапова Е.Н.	Штатное расписание, Табель учета рабочего времени, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет отпускных	73105	73105	-	-
3.Чирков А.В.	Расчет начисления заработной платы работникам животноводства, расчетно-платежная ведомость	84315	84315	-	-
ИТОГО:		265636	265636	-	-

 

По данным таблицы видно, что начисление заработной платы работникам ООО «Улан» производится правильно.

Выводы и предложения