Контроль и ревизия

Согласно журналу-ордеру № 7 остаток  предыдущего аванса составил 300 руб.

Из кассы 08.09.2010 г. по расходному кассовому  ордеру № 105 Орловым А. И. получено 10 500 руб.

Все расходы отнесены на счет 26 «Общехозяйственные расходы», субсчет 1.

По данным задания требуется:

1.Составить вопросник для проверки  состояния внутреннего контроля  и системы учета расчетов с  подотчетными лицами.

Проверить соблюдение правил выдачи и расходования подотчетных сумм в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (утв. ЦБ РФ от 04.10.93 г. №40) и НК РФ:

а) правильность и законность отнесения сумм, выданных работникам, к подотчетным;

б) соблюдение условий выдачи денежных средств в подотчет;

в) обоснованность расходования подотчетных сумм строго по целевому назначению.

По результатам проверки составить  ведомость нарушений выдачи и  расходования подотчетных сумм (табл. 2.9.2).

Проверить правильность соблюдения норм возмещения командировочных расходов и обоснованность отнесения подотчетных сумм на затраты по производству продукции (работ, услуг) в соответствии с частью второй НК РФ.

Проверить правильность порядка налогообложения при оформлении авансовых отчетов

Проверить правильность ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Результаты проверки отразить в ведомости выявленных ошибок и нарушений.

 

Решение:

1. Составление вопросника для проверки состояния внутреннего контроля и системы учета расчетов с подотчетными лицами.

Тест для  проверки состояния внутреннего  контроля  и системы учета расчетов с подотчетными лицами.

№ п/п	Содержание  вопроса или объект исследования	Ответ		Примечание
		нет	да
1	Производится  ли плановый расчет сумм командировочных  расходов		+	Всегда
2	Утвержден ли список лиц приказом  руководителя учреждения, которым  разрешено получать в кассе  наличные деньги под отчет		+
3	Соблюдается ли приказ об ограничении  числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет	-
4	Существует ли система подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег  из кассы с обоснованием необходимости  приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг	-
5	Имеется ли виза руководителя учреждения или иного уполномоченного лица, утверждающего авансовые отчеты		+	Не везде
6	Соблюдаются ли  установленные сроки  отчетов за полученные суммы	-		Не всегда
7	Запрещена ли выдача авансов авансы людям не отчитавшимся по подотчетным  суммам	-
8	Присутствуют ли все оправдательные документы в авансовых отчетах, которые принимаются к оплате		+
9	Оформляются ли письменные распоряжения при направлении работников в  командировки		+	Не всегда
10	Облагается ли НДФЛ сверхнормативная сумма расходов	-
11	Организован ли аналитический учет командировочных  и представительских расходов в  пределах и сверх  норм  в целях  налогообложения	-
	Итого баллов:	0	5

 

За каждый ответ «Да» ставится один балл. По результатам  теста данная организация набрала 5 баллов из 11 возможных, из чего можно  сделать выводы, что организация  очень безответственно относится  к ведению кассовых операций, т.е. не в достаточной мере соблюдает  правила выдачи и расходования подотчетных  сумм. а именно:

• приказы о направлении работников в командировки не оформляются. Следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;
• в нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;
• в нарушение Главы 25 НК РФ «О налоге на прибыль предприятий и организаций» и Гл. 21 НК РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных и представительских сумм сверх норм не ведется;
• в нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм, не облагаются подоходным налогом;
• в нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;
• в нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации не соблюдаются сроки возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Исходя из вышеуказанного, можно сделать вывод о существенном несоблюдении норм законодательства РФ в части расчетов по авансовым платежам. Отсутствие должного внутреннего контроля, может привести к серьезным нарушениям порядка учета расходов. в том числе для целей налогообложения. Существующие нарушения могут привести к искажениям  налоговой отчетности и санкциям со стороны налоговых органов.

2.  Проверим соблюдение правил  выдачи и расходования подотчетных  сумм в соответствии с Порядком  ведения кассовых операций, утв.  ЦБ РФ от 04.10.1993 №40:

а) правильность и законность отнесения  сумм, выданных работникам, к подотчетным.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации: «Выдача наличных денег под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. Постороннее лицо подотчетным быть не может. Если работник направляется в командировку, то, прежде всего, издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку. Командированный – это лицо, связанный с организацией трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения.

Исходя  из вышеизложенного, можно сделать  вывод, что не все суммы  правильно  и законно отнесены к подотчетным.  При проверке авансовых отчетов  выявлено, что по авансовому отчету №84 сумма не может быть  подотчетной, т. к. Ефимов не является сотрудником  ООО «Магнат», а работает по договору подряда, который не включает командировочные  расходы.  Что еще раз подтверждает неудовлетворительную систему учета  расчетов с подотчетными лицами на предприятии. По авансовому отчету №85следующие  нарушения: отсутствует командировочное  удостоверение, отсутствует приказ руководителя о командировании сотрудника. Т.е. сумма, также не правомерна, отнесена к подотчетным.

б)  соблюдение выдачи денежных средств под отчет.

В соответствии с п.11 Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации: «Лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее 3 рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  их из командировки, предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет  производится при условии полного  отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу». Данное правило на предприятии не соблюдается: нарушаются сроки возврата неиспользованных подотчетных сумм; на предприятии выдаются новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

в) обоснованность расходования подотчетных сумм строго по целевому назначению:

По авансовому отчету №  79 можно отметить, относительно расходов на телефонные переговоры. Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные  расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома. К  таким расходам при командировках  на территории России можно отнести:

- расходы  по оплате услуг связи;

- дополнительные  услуги, связанные с наймом жилья  (в том числе бронирование номера);

- расходы  на получение и регистрацию  заграничного паспорта;

- расходы  на получение визы;

- сборы  за услуги аэропортов;

- комиссионные  сборы;

- расходы,  связанные с обменом наличной  валюты или чека в банке  на наличную иностранную валюту;

- другие  расходы.

Результаты ревизии показывают, что имеется нарушение в отношении  целевого расходования подотчетных  сумм сотрудниками, направленными в  командировку.  Полученные подотчетные  суммы по авансовым отчетам №79 и №85 на расходы, связанные со служебными командировками, потрачены именно на эти цели (расходы по найму жилого помещения, по проезду к месту командировки и обратно, по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями и др.). Однако как уже упоминалось выше, суммы авансового отчета №84 не принимаем к учету в связи с условиями договора подряда. Если стороны в договоре предусмотрели возможность возмещения расходов, но не указали конкретный перечень, то возмещению подлежат только те расходы, которые непосредственно связаны с выполнением подрядных работ. Расходы косвенного характера подлежат возмещению заказчиком лишь в случаях, прямо оговоренных в договоре.

№ п/п	Причина	Вывод
1	Правильность и законность отнесения  сумм, выданных работникам, к подотчетным.	Не совсем соответствует. Есть суммы  которые неправомерно отнесли к  подотчетным (АО №84, 85,79)
2	Соблюдение условий выдачи денежных средств под отчет	не соблюдаются: нарушаются сроки  возврата неиспользованных подотчетных  сумм; на предприятии выдаются новые  авансы лицам, не отчитавшимся по ранее  полученным авансам (АО №85)
3	Обоснованность расходования подотчетных  сумм строго по целевому назначению	подотчетные суммы расходуются  не строго по целевому назначению (в  проверяемых авансовых отчетах) (АО №84)

 

Из таблицы  можно сделать вывод о нарушении  правил выдачи и расходования подотчетных  сумм в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40) (с изменениями и дополнениями)

Пункты 3, 4, 5 задачи отразим в акте выявленных ошибок и нарушений:

а) Авансовый отчет №79 от 25.09.2010 г., представленный бухгалтером Ивановой О.А.

Авансовый отчет Ивановой О.А. составлен  без нарушения сроков, оправдательные документы по произведенным расходам представлены не в полном объеме —  отсутствует документ, подтверждающий оплату за проживание в служебной  командировке (чек или квитанция  к приходному кассовому ордеру). Командировочные расходы произведены  в пределах установленных норм. Т.к. цель командировки - курсы повышения  квалификации, расходы отнесены на счет 26 «ОХР».

По данному авансовому отчету сомнения вызывает квитанция за телефонные переговоры на сумму 115 рублей. Если командированный  работник сможет подтвердить производственную направленность осуществленных переговоров, а также подтвердить их документально (например, квитанцией из гостиницы  с распечаткой телефонных номеров, распечаткой счета за разговоры  по мобильному телефону), то оплату указанных  расходов организация вправе компенсировать сотруднику. В противном случае расходы  не принимаются к учету.

 б) Авансовый отчет №84 от 27.09.2010 г., представленный Ефимовым А.С., работающим в ООО «Магнат» по договору подряда,  не принимается к учету. С Ефимовым А.С. не составлен трудовой договор, т.е. он не является сотрудником организации и не может направляться руководителем данного предприятия в командировку. С данным физическим лицом составлен договор подряда, который не включает в себя командировочные расходы. Это еще раз доказывает, что данный авансовый отчет является ошибкой.

в) Авансовый отчет №85 от 30.09.2010 г. менеджером Орловым А.И.

Авансовый отчет Орлова А.И. представлен  с нарушением сроков, предусмотренных  п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (превышен трехдневный срок со дня возвращения из командировки). В нарушение этого же пункта аванс  на командировку был выдан без  полного расчета по ранее выданному  авансу. Оправдательные документы по произведенным расходам представлены не в полном объеме - отсутствует  документ, подтверждающий оплату за проживание в служебной командировке (чек  или квитанция к приходному кассовому ордеру). Командировочные расходы произведены в пределах установленных норм. Т.к. цель командировки - для заключения торговых сделок, то расходы неправомерно отнесены на счет 26 «ОХР», их следует отнести на счет 44 «Расходы на продажу».

 

Заключение

 

Связь внешнего и внутреннего контроля выражается, прежде всего, в том, что они определены общей целью – это проверка соблюдения законодательства при осуществлении хозяйственной деятельности. Степень такой связи может быть различной и зависеть:

1) от  уровня организации внутреннего  контроля;

2) от  подверженности предприятия внешнему  контролю.

Однако  независимо от степени связи при  внешних проверках используются результаты внутреннего контроля. Это  необходимо для оценки эффективности  внутреннего контроля и определения  объема информации внешней проверки. Т.о. при достаточно эффективном  функционировании обоих видов контроля предприятие всесторонне охвачено  контрольными действиями.

Финансовый  контроль способствует укреплению законности, правопорядка, государственной, договорной и исполнительской дисциплины. Хорошо организованный контроль формирует  у работников всех звеньев управления высокий профессионализм, компетентность, деловитость и оперативность, что  является немаловажным фактором успешного  решения политических и экономических  задач в условиях рыночной экономики.

В Российской Федерации должна функционировать  единая система государственного финансового  контроля, объединяющая во взаимной увязке внутренний и внешний контроль с  тесными горизонтальными и вертикальными  связями, с единой методологической и методической базой. Единая система  государственного финансового контроля должна функционировать на всех уровнях  власти, подчиняясь общим для всех элементов системы требованиям  и процедурам.

За последнее десятилетие произошли значительные изменения и в организации финансового контроля, и в его содержании. С одной стороны, были упразднены органы народного контроля, образованы новые контрольные органы. Особое внимание уделялось укреплению государственного финансового контроля. С другой – в условиях формирования рыночных отношений в РФ объективно возрастало значение повседневного внутрихозяйственного контроля, контроля со стороны собственников организаций и индивидуальных предпринимателей. Однако, несмотря на столь  значительные изменения в системе финансового контроля, можно констатировать, что к настоящему времени, к сожалению, так и не выработано единого понимания системы финансового контроля, не определены принципы ее построения, единые организационные и методологические основы финансового контроля в Российской Федерации, отсутствует единая концепция реформирования существующей системы финансового контроля.