Бухгалтерский учёт и аудит в оптовой торговле

В товарном отчёте указывается:

- остаток тары и  товара на начало отчётного  периода (переписывается из предыдущего отчёта);

- стоимость поступивших  товаров и тары по каждому  приходному документу за отчётный  период;

- всего поступило товаров  и тары;

- отгруженные и реализованные  товары и тара по каждому  расходному документу, также товарные  потери, результаты инвентаризации за отчётный период и всего расход товаров и тары за отчётный период. Выводится остаток товаров и тары на конец отчётного периода (Он+ Пост- Расх = Ок).

В конце отчёта, кроме  подписи материально-ответственного лица прописью указывается количество приходных и расходных документов (приложенных к отчёту), чтобы не было искажений.

Принимая отчёт, бухгалтер  проверяет:

1. Полноту и правильность его заполнения;
2. Правильность переноса остатков товаров и тары;
3. Полноту заполнения всех первичных документов и законность совершенных операций по этим документам;
4. Правильность переноса данных из первичных документов в товарный отчёт;
5. Правильность подсчёта итогов и выявление конечных остатков.

После всего бухгалтер  подписывает товарный отчёт и  использует для дальнейшей разноски товаров и тары. Если в отчёте были ошибки, бухгалтер исправляет их корректурным способом, ставит в известность МОЛ, который должен расписываться об ошибках и внести исправления в свой экземпляр.

Отчётность МОЛ в  виде товарного отчёта в ООО «Союз» не осуществляется, что является нарушением. Положением № 250 «Об организации бухгалтерского учёта и отчётности в Украине» обществу рекомендовано движение товаров оформить товарным отчётом (приложение А).

*Порядок движения  документов по учёту поступления  товаров и расчётов с поставщиками.

Если приёмка товара производится на складе поставщика, станции  железной дороги, пристани, аэропорту, то предприятие торговли уполномочивает кого-либо получить товар.

Таким лицам выдаётся доверенность типовой формы. Доверенность — бланк строгой отчётности. Кроме доверенности на получение товара на складе поставщика или органа транспорта экспедитору или другому лицу вручаются другие сопроводительные документы, а также товарно-транспортные документы. Приёмка осуществляется по числу мест, весу брутто. Уполномоченное лицо должно проверить упаковку, пломбы, исправность каждого места. При выявлении расхождений при приёмке товаров составляется коммерческий акт. Он является основанием для предъявления претензии транспортной организации или поставщику. Если выявлена недостача не более установленной нормы естественной убыли при перевозке товара, то коммерческий акт не составляется, а потери списываются за счёт торгового предприятия и включаются в состав издержек обращения. Принятый товар экспедитор сдаёт МОЛ торгового предприятия.

При приёмке товара на месте нахождения получателя (предприятие  оптовой торговли) —  доверенность не требуется. Приёмка производится по количеству единиц, весу нетто, если товар поступил без тары, в открытой таре. При поступлении товаров в закрытой таре приёмка производится по массе, количеству мест, весу брутто, т.е без внутренней проверки содержимого, о чём делается отметка в сопроводительных документах.

Приёмку товаров оформляют  распиской в товарном документе  МОЛ — это является моментом перехода права оперативного управления товарами к предприятию получателю, а также возникновение материальной ответственности лица, получившего товар.

В случае поступления  товаров без сопроводительных документов поставщика, их принимает комиссия в составе МОЛ, специалистов, представителей администрации  и общественности. Комиссия составляет акт о приёмке товаров, поступившего без счёта поставщика. В нём записывают фактически принятые товары по количеству и качеству, цены указывают на основании прейскурантов, утверждённых в установленном порядке. Акт составляют в двух экземплярах, один из которых направляют поставщику с просьбой выслать счёт-фактуру.

При покупке продукции  ООО «Союз» материально-ответственное  лицо (директор или главный бухгалтер) производит качественный и количественный отбор указанной продукции: наличие маркировки на коробках, целостность упаковки, соответствие маркировке находящейся внутри продукции, сроки изготовления, годности, условия хранения.;

*Документальное оформление приёмки товаров в случае соответствия фактического наличия данным сопроводительных документов может быть:

1. путём росписи ответственного лица и проставление штампа предприятия на сопроводительных документах;
2. путём проставления на сопроводительной ведомости поставщика специального штампа приёмки;
3. путём составления приёмки акта по утверждённой форме. Акт составляется в двух экземплярах комиссией. В нём указывается наименование поставщика и документа, наименование товаров, их количество фактическое, сумма. Один экземпляр акта остаётся у МОЛ для складского учёта и контроля, а второй передаётся в бухгалтерию.

В ООО «Союз» документами  по учёту товарных операций являются приходные (расходные) накладные, налоговые  накладные, квитанции о приёмке  груза, акты приёмки-передачи угольной продукции, удостоверение качества угольной продукции и уведомление о передаче права собственности на угольную продукцию. Особенность: оприходование и реализацию посредник не ведёт в связи с различными производственными циклами.

Схема продажи угольной продукции:

шахта — посредник  — конечный потребитель

Схема технологического процесса

шахта — КХЗ — другие заводы

В железнодорожной накладной  указывается производитель и  конечный потребитель. Момент налоговых  обязательств по углю наступает по мере оплаты (кассовый метод). Бартерные операции с углём после октября 1998 года облагаются налогом на общих основаниях, но при оприходовании угля, идущего по бартерным контрактам выписывается налоговая накладная.

• Документальное оформление приёмки товаров в случае отдельных расхождений:

1. составляется акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приёмке товарно-материальных ценностей. Он составляется в двух экземплярах. Акты с приложением сопроводительных документов передаются в бухгалтерию под расписку в товарном отчёте; первый — для учёта движения материальных ценностей, второй — для направления претензионного письма поставщику.

2. Составляется акт об установлении расхождений при приёмке импортных товаров. Этот акт составляется по каждой иностранной фирме при установлении ненадлежащего качества; некомплектности, недостачи или излишков. К акту прилагают упаковочные листы (ярлыки). Отсутствие при товарах листов оговаривается в комиссией в акте:
3. Приёмный акт для оформления фактического получения товара без сопроводительных документов поставщика. Этот акт составляется в 2-х экземплярах. Цены в акте указываются на основании прейскурантов;
4. Акт об оприходовании тары, не указанный в счёте поставщика, составляется в двух экземплярах, применяется для оприходования тары и упаковки материально-ответственным лицом, которая получена бесплатно.

Эти акты всегда составляются комиссией в строго установленные  сроки. Если по договору поставки необходимо присутствие поставщика в случае расхождений, то его нужно вызывать. Если поставщик отказывается от участия в приёмке, то нужно участие независимой стороны (бюро товарных экспертиз). Эти акты являются основанием для предъявления претензий.

Договорные отношения  могут быть установлены также  путём обмена письмами, телеграммами, телефонограммами.

Приёмка товаров должна осуществляться в соответствии с  Инструкцией № П6 и № П 7. В  целях сохранности продукции  и товаров при поставках и  создании условий для своевременной  их приёмки поставщик обязан обеспечить чёткое и ясное оформление сопроводительных и расчётных документов, соответствие указанных в них данных о количестве и качестве товаров фактическому количеству и качеству. Результаты проверки веса нетто, веса брутто оформляются актами.

Если при приёмке  товара будет обнаружена недостача, то получатель приёмку оформляет актом, установленной в Инструкции П 6 форме. В акте должны быть указаны следующие реквизиты:

а) наименование предприятия, составляющего акт, его адрес;

б) дата и номер акта, место приёмки товара, время начала и окончания приёмки;

в)фамилия, имя, отчество лиц, принимавших участие в приёмке  товара и составление акта, место  их работы, занимаемые должности;

г) наименование и адреса изготовителя и поставщика;

д) дата и номер телеграммы о вызове поставщика;

е) номер и дата транспортной накладной;

и) состояние тары, упаковки,

ц) точное количество недостающей  продукции;

т) заключение о причинах и месте образования недостач.

В VI разделе Положения о поставках товаров народного потребления указывается имущественная ответственность сторон по поставке.

Поставщик отвечает за:

• недопоставку или просрочку поставки товаров — неустойка в размере 4%. Если поставщик восполнит недопоставку — размер неустойки уменьшается на 50%
• за поставку товаров некачественных — штраф 20%
• за поставку товаров без тары, упаковки или ненадлежащей таре — штраф 5% стоимости товара.

Покупатель  отвечает за:

• неосновательный отказ от акцепта платёжного требования, а также за уклонение от оплаты товаров. Уплачивает поставщику штраф в размере 5% суммы, от уплаты которой он отказался или уклонился.
• несвоевременную оплату счёта — уплачивает поставщику некто в размере 0,04% суммы просроченного платежа за каждый день просрочки.

На право получения  товарно-материальных ценностей материально-ответственным  лицам выдаются доверенности типовой формы. Согласно Инструкции № 99 «... сырьё, материалы, топливо... товары..., отпускаются покупателям или передаются только по доверенности получателей. Бланки доверенностей являются документами строгой отчётности. Доверенности подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия или их заместителями и лицом, на то уполномоченным. Доверенности выдаются доверенному лицу под расписку и регистрируются в журнале регистрации выданных доверенностей.

После анализа системы  учёта, внутреннего контроля на предприятии, изучение бухгалтерской информации, оценки её качества представители аудита, согласно законодательству, обязаны оформить результаты.

Состояние расчётов с  поставщиками проверяется по регистрам  аналитического и синтетического учётов по счёту 63 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». По расчётным документам устанавливаются время возникновения задолженности, содержание операций, поставки, обоснованность цен, тарифов, торговых наценок и скидок. Одновременно, путём встречной проверки контролируется и полнота оприходования ценностей. Если выявлены суммы претензионного характера, то аудит проверяет, каким образом они отражены на счёте 374 «Расчёты по претензии» и какие приняты решения по удовлетворению претензий.

При проверке реальности сумм числящихся на счёте 374 «Расчёты по претензиям», могут быть выявлены факты бесхозяйственности и злоупотреблений, скрываемые путём предъявления необоснованных претензий поставщикам. Одновременно изучаются претензии поставщиков. Эти документы могут помочь выявить серьёзные недостатки в деятельности аудируемого предприятия.

Проверка состояния  расчётов с иногородними поставщиками производится с копии карточки аналитического учёта расчётов (контокоррентной  карточки, выписки). Эту выписку после  проверки и внесения необходимых исправлений, подписи и заверки печатью предприятия — дебитор возвращает предприятию — кредитору. Изучая проверку расчётов, можно обнаружить факты неоприходования ценностей отдельными материально-ответственными лицами, хищения, недостачи и другие злоупотребления.

В тех случаях, когда  по отдельным поставщикам, выявлена устойчивая задолженность, то её обоснованность устанавливается по данным первичных  документов,отражающим её возникновение, и актам взаимной сверки расчётов (инвентаризации), выясняются причины, препятствующие своевременному проведению расчётов аудируемого предприятия с данным поставщиком. При этом проверяется соблюдение сроков исковой давности, как по дебиторской, так и по кредиторской задолженности.

В случаях пропуска сроков взыскания задолженности или нереальности отдельных сумм, проверяющий составляет специальную ведомость, которая затем прилагается к актам комплексной ревизии. Исходят при этом из того, что Гражданским Кодексом Украины предусмотрены следующие сроки исковой давности:

• общий срок для защиты права по иску 3 года;
• для исков, вытесняющих из поставки продукции ненадлежащего качества — 6 месяцев со дня установления покупателем недостатков с поставленной ему продукции;
• по всем претензиям о взыскании штрафов, пени и неустоек 6 месяцев.

По задолженности, переданной к взысканию в судебные органы, но не рассмотренной на дату проведения аудита, проверки производится непосредственно  в этих органах.