Бухгалтерский учёт и аудит в оптовой торговле

При поступлении товаров в учёте отражается:

1.Увеличение задолженности поставщику на сумму счёта:

а) за товар (покупная цена);

б) за тару (договорная цена);

в) за перевозку (транспортные расходы по тарифу).

2. Увеличение фактически полученных товаров

3. Увеличение тары

4. Увеличение транспортных расходов торговых предприятий.

5. Увеличение расходов предприятия или его убытков, или задолженности материально-ответственных лиц при установлении потери товаров в пути в пределах и сверх норм естественной убыли.

6. Увеличиваются расходы на тару или потери по таре.

В случае выявления недостачи при приёмке в учёте отражается увеличение дебиторской задолженности:

а) по вине поставщика или органа транспорта (Дебет счёта 374 — Кредит счёта 63);

б) по вине физических лиц (Дт счёта 949).

При поступлении товаров счёт 63 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на общую сумму задолженности поставщику. По дебету счёта 63 отражается оплата (бухгалтерские записи по счёту 63 в приложении Н).

Аналитический учёт поступления товаров в ООО «Союз» ведётся в учётном регистре с дебетовой ведомостью по счёту 631 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» линейно-позиционным способом. При этом способе каждая строка табличной части регистра заполняется на основании сопроводительных документов (запись Дт 281 — Кт 631), выписок с текущего счёта (валютного счёта) об оплате соответствующих счетов поставщиков (запись   Дт631-Кт 311). К концу месяца с ведомостью по счёту 631 могут быть выявлены следующие позиции:

1.Товары и тара получены от поставщиков и соответствующие счета оплачены Дт 281 -  К 631 и .Дт 631 — Кт 311. Позиция в этом случае закрыта.

2.Товары и тара получены (Дт 281 — Кт 631), но не оплачены счета поставщиков. Позиция по дебету счёта 631 остаётся открытой. Необходимо контролировать сроки оплаты счетов, т.к могут быть начислены штрафные санкции за несвоевременную оплату.

3.Осуществлена предварительная оплата счетов поставщика (Дт 631 — Кт 311), но товар и тара не получены. Позиция по кредиту счёта 631 открытая. Необходимо контролировать своевременность поступления товаров, т.к возникщая дебиторская задолженность ухудшает финансовое положение предприятия. Таким образом аналитический учёт поступления товаров ведётся по каждому счётк поставщика с одновременным контролем полноты оприходования товаров и своевременности их оплаты по каждой позиции.

В соответствии с Инструкцией о применении нового Плана счетов, счета класса 6 являются пассивными и в активе баланса не отражаются. Возникает вопрос, как отразить в балансе дебиторскую задолженность по счёту 631. По нашему мнению эту дебиторскую задолженность образовавшуюся на 1-е число месяца следует отразить на счёте 371 «Расчёты по выданным авансам» проводкой Дт 371 Кт 631, и по мере её оплаты закрыть эту дебиторскую задолженность проводкой (Дт 311- Кт 371).

Чтобы определить сумму НДС, которая должна быть отнесена в зачёт налоговых обязательств, рекомендуется дебет счёта 631 в части оплаты счетов поставщиков разбить так:

1) оплата стоимости товаров, транспортных услуг по покупным ценам и тарифам;

2) оплата НДС на поступившие товары (работы, услуги). Эта сумма НДС и пойдёт в зачёт налоговых обязательств.

В учётном регистре по счёту 631 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» позиционный метод  аналитического учёта поступления  товаров в указанном варианте показан следующим образом:

В этом учётном регистре на начало месяца была открытая  позиция  по строке 1 (сальдо 2400), но она может  быть закрытой по результатам оплаты в отчётном месяце; позиция вторая также закрылась после оплаты счетов поставщиков; позиция третья  осталась открытой, т.к ещё не было произведено ещё оплаты счетов поставщиков; позиция четыре также открытая, т.к произведена предварительная оплата счетов поставщиков, а товары ещё не получены.

При составлении баланса  дебетовое сальдо по счёту 631 может быть показано в активе второго раздела в составе прочей дебиторской задолженности без дополнительной проводки, которая бала указана ранее.

Существует общее требование к приёмке товаров:

1.Приёмка осуществляется в соответствии с нормативными актами, при обязательном их соблюдении.

2.Своевременность приёмки в соответствии с установленными сроками.

3.Приёмка производится всегда по количеству и качеству.

4.Товар и тару должны принимать лица хорошо знающие потребительские качества товаров, их комплектность; лица компетентные в определении качества и количества товара.

5.Должна быть обеспечена сохранность принимаемых товаров и тары.

6.С момента приёмки возникает материальная ответственность за количество и качество товара в полном объёме принятых товаров и тары..

7.Обязательное документальное подтверждение приёмки товаров МОЛ в соответствующих документах (поставить штамп или расписаться).

Исходя из вышесказанного можно сказать, что правильное оформление приёмки товаров, недостачи товаров при приёмке, товаров ненадлежащего качества и расчётов за них влияет на результаты дальнейших операций, связанных с товародвижением (передача, бартерные операции, реализация), а значит, и отразится и на общем результате деятельности предприятия.

Каждый документ по поступлению товаров должен быть оплачен. И наоборот, на сумму оплаты должно быть поступление.

Поступление и оплата обобщается по каждой партии товара. Если такой стыковки на первое число нет, то возникает сальдо по счёту 63 и конкретному поставщику и конкретному документу. Записи по кредиту счёта 63 производятся на основании сопроводительных документов и соответствующим образом оформленной приёмки товаров материально-ответственными лицами. Записи по дебету счёта 63 производятся на основании банковских документов.

В ООО «Союз» планом счетов предусмотрено ведение учёта товародвижения на счёте 28 «Товары». Так как за месяц происходит незначительное количество товарных операций, специализированный журнал-ордер по счёту 28 не ведётся, данные отражаются в сводним журнале-ордере. Аналитический учёт товаров на предприятии не ведётся.

Предприятию рекомендовано вести по счёту 28 журнал-ордер, в котором осуществляется отражение, систематизация и обобщения наличия и движения товаров за каждую дату и в целом за месяц. Обороты по дебету и кредиту счёта 28 записываются во взаимосвязи с корреспондирующими счетами. Журнал — ордер по счёту 28 открывается в разрезе структурных подразделений торгового предприятия и материально-ответственных лиц. Отдельно открывается журнал-ордер для учёта тары. Для аналитического учёта товаров используются карточки количественно - суммового учёта. (приложение Э).

Для оформления поступивших  товаров применяются различные  документы составляемые как поставщиками, так и покупателями. Поставщики контролируют товар на пути его движения к покупателю, и покупатели — с момента их приёмки до стадии реализации.

Контроль за сохранностью товаров обеспечивается соблюдением  правил приёмки товаров, правильным документальным оформлением, точным учётом операций, связанных с оприходованием товаров и расчётов по ним.

Порядок приёмки товаров  и документальное оформление зависит  от места приёмки, её характера (по количеству, качеству, комплектности), степени соответствия условиям договора и поставке и сопроводительным документам.

Сопроводительные документы — это документы, которые сопровождают товары на всём пути их следования. Они удостоверяют количество и качество товара и являются основой для расчётов с поставщиками. Сопроводительные документы выписывает поставщик, а также транспортные организации, которые принимают груз к перевозке.

Все сопроводительные документы  подразделяются на:

1. Товарные документы — эти документы являются бланками строгой отчётности, имеют типографскую нумерацию. Применение форм товарных документов неустановленной формы не допускается. В товарных документах обязательными реквизитами являются: наименование поставщика, наименование покупателя, наименование документа, его номер и дата составления, наименование товара, единицы измерения, количество, цена, сумма.

К товарным документам относятся: товарная накладная на перевозку грузов (товаров) в торговле, накладные упрощённой формы, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные.

В ООО «Союз» в качестве товарных документов используются счета-фактуры  и накладные упрощённой формы (приложение В).

Кроме основных товарных документов при поступлении продовольственных  товаров могут быть использованы: сертификаты, качественные удостоверения, упаковочные ярлыки, результаты лабораторных анализов.

Наиболее распространены товарно-транспортные накладные (ТТН). Это комбинированный документ, в котором отражается и товар, и транспортные расходы. Она выписывается в 4-х, 5-ти экземплярах. Первый экземпляр служит основанием для списания ценностей организацией, отпустившей товар; второй- является сопроводительным документом на перевозку грузов и предназначен для оприходования его получателем; третий -служит основанием для расчётов автотранспортного предприятия с заказчиком транспорта и является приложением к счёту на оплату за оказанные услуги; четвёртый — для учёта транспортной работы и прилагается к путевому листу; 5-й служит пропуском для вывоза грузов. При использовании ТТН в качестве спецификации один из экземпляров прилагают к платёжному требованию.

2. Транспортные документы.  Они удостоверяют работу транспорта. К ним относятся железнодорожные  или водные накладные товарно-транспортная накладная при перевозке автомобильным транспортом, путевой лист.

При доставке товаров  железной дорогой поставщик оформляет  накладную специальной формы, которая является сопроводительным документом и выдаётся грузополучателем на станции назначения. От станции отправления грузополучатель получает квитанцию, которую вместе с расчётными документами отправляет покупателю. Для приёмки грузов торговые предприятия-получатели выделяют материально-ответственное лицо. Ему выдают доверенность, распоряжение на получение груза и грузовую квитанцию. Доверенность выдаёт бухгалтерия предприятия в одном экземпляре под расписку получателя в журнале учёта выданных доверенностей. Срок действия зависит от вида доверенности: разовые — до 10 дней, постоянные — на месяц или квартал. Последние выдаются для получения товаров на протяжении  исходя определённого периода. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером.

ООО «Союз» осуществляет покупку и реализацию кондитерских изделий по заказу покупателей. Директор общества заключает договор и на основании заказа отбирает необходимый ассортимент продукции, на который были выписаны счета. На основании выписанного счёта, предприятие осуществляет оплату кондитерских изделий. Исходя из сумм, указанных в счёте и надбавки, принятой на ООО «Союз», выписывает счета своим покупателям. Передача права собственности на кондитерские изделия происходит на основании доверенности. Представитель ООО «Союз» в обмен на доверенность забирает на складе «Киев — Конти» кондитерские изделия и документы (налоговые накладные, накладные).

Учитывая, что ООО «Союз» не имеет склада, на складе «Киев  — Конти» передает товар и накладные  на данный товар своему заказчику, в обмен на доверенность своего заказчика.

При выявлении расхождений  при приёмке товара от органов  транспорта составляется коммерческий акт в трёх экземплярах. Он является основанием для предъявления претензий.

3. Расчётные документы — на основании которых производятся расчёты. Их может выписывать поставщик на основе товарных и транспортных документов и покупатель, производя расчёты, оплату товаров через учреждения банков (платёжные поручения, чеки, векселя). Обязательные реквизиты: банковские реквизиты, наименование и полный адрес поставщика и плательщика; наименование документа, печать, подпись руководителя и главного бухгалтера ( приложение Б).

В настоящее время  согласно Закона Украины от 03.04.97 № 168/97-ВР «О налоге на добавленную стоимость», появился ещё один расчётный документ налоговая накладная (приложение Д).

Плательщик  налога (продавец) обязан предоставить покупателю при  совершении торговой сделки налоговую  накладную, которая должна содержать  указанные отдельными строками:

а) порядковый номер налоговой накладной;

б) дату выписки налоговой  накладной;

в) наименование юридического лица или ФИО физического лица, зарегистрированного в качестве плательщика НДС;

г) налоговый номер  плательщика налога (продавца и покупателя);

д) место расположения юридического лица или место налогового адреса физического лица, зарегистрированного в качестве плательщика НДС;

е) опись (номенклатуру) товаров (работ, услуг) и их количество (размер, объём);

ё) полное наименование получателя;

ж) цену продажи без  учёта налога;

з) ставку налога и соответствующую  сумму налога в цифровом значении;

и) общую сумму средств, подлежащих уплате с учётом налога. В соответствии с пп.7.2.3. Закона Украины  от 03.04.97 № 168/97 — ВР «О НДС» налоговая  накладная составляется в момент появления налоговых обязательств продавца в двух экземплярах.

Письмом ГНАУ от 10.10.97 № 16-1321/10-8132 плательщикам налога было предоставлено  право выписывать налоговые накладные  не в момент возникновения налоговых  обязательств, как это было предусмотрено  Законом, а в момент возникновения события, которое происходит раньше: или поставка товаров (выполнение работ, предоставление услуг), или дата поступления средств продавцу от покупателя.

На основании первичных  приходно — расходных документов, отражённых предварительно в карточках складского учёта материально-ответственного лица составляют отчётность о наличии и движении товаров и тары. Сроки составления отчётности регламентируются руководителем предприятия. Отчёт составляется в 2-х экземплярах, из которых первый экземпляр с приложенными первичными документами сдаётся в бухгалтерию под расписку бухгалтером на втором экземпляре, который возвращается МОЛ.