Бухгалтерский учёт и аудит в оптовой торговле

 

Информационную базу делят на внутримашинную и внемашинную информационную базу.

База данных — часть внутримашинной  информационной базы представляет собой совокупность масштабов, файлов и выделяемая для реализации определённых функций информационной системы.

В окне базы данных «Акцент бухгалтерии»  содержатся вкладыши «журнал», «счёт», «субъект (список) шаблонов хозяйственных операций, «отчёт». Список всех счетов и субсчетов предприятия содержит план счетов. При вводе счёта справочника определяется номер счёта, наименование, тип счёта, тип аналитической информации по счёту (материальный, денежный и т.д).

Список корреспондентов  содержит как внешних дебиторов, кредиторов, поставщиков, так и внутренних — (подотчётные лица, материально-ответственные лица. Для более удобного поиска корреспондента они объединены в группы, которые могут содержать юридических или физических лиц. В зависимости от того, к какой группе относится конкретный корреспондент необходимо ввести различные параметры. Группировка корреспондентов произвольна.

Список объектов учёта содержит все объекты с которыми выполняется работа: материальные объекты, денежные средства объединены в группы, которые содержат или материалы, или деньги. Группировка произвольна, для каждого объекта вводятся параметры, которые определяются типом группы. Работа с данными справочника «объектов учёта» выполняется по аналогии корреспондентов.

Список бухгалтерских  операций — содержит все шаблоны стандартных операций. Стандартные — это предварительно введённые и настроенные операции. Так как операции часто повторяются в системе «Акцент — бухгалтерия» имеется библиотека стандартных операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок и используется для ввода информации. Операции объединены в группы. В чистой базе данных содержатся операции для работы с разделами бухгалтерского учёта: материалы, МБП, основные средства, платежи в бюджет. Пользователь может создавать дополнительные группы и операции так как при работе со списком корреспондентов (добавить, создать). Каждая операция имеет наименование и представляет собой список проводок.

Информация  о проводке может содержать формулу для расчёта суммы по текущей проводке. Формула позволяет расписать суммы по проводке в зависимости от сумм других проводок или общей сумме операций. В формуле допустимы любые арифметические выражения, включая операции со скобками. Пользователь может вводить формулы, зависящие как от общей суммы операции, так и от конкретных проводок. Операция оприходование на склад товаров, поступивших от поставщиков: Дт 281 Кт 631. Одновременно на сумму НДС Дт 641 Кт 631, формула отсутствует, сумма вводится вручную. Для второй проводки вводится формула = $ 1 * 0,2 — она означает, что сумма второй проводки формируется автоматически и составляет 20% суммы первой проводки. Общая формула по операции = $1 + $2.

для каждой проводки можно  дополнительно указать корреспондента или группу «кому», корреспондента в группу «кто», «от кого» и  объект или группу объектов в области  «за что». Это удобно выполнять  в том случае, если заранее известно, кто, кому, за что платит. Для проводки, в области «кому» - «группа МОЛ», «от кого» - группа поставщиков, «за что» - группа товаров. Ввод такой информации заранее позволяет сэкономить время при использовании данной операции во время ввода оперативной информации.

На начало эксплуатации системы необходимо ввести остатки  по счетам. Окно «остатки по счетам» представляет собой таблицу со следующими полями: сумма корректировки, объект учёта, единица измерения, количество, цена.

Все хозяйственные операции должны быть отражены в журнале операций. Журнал хозяйственных операций — основной элемент системы, в котором хранится информация о бухгалтерских операциях и проводках. Все вносимые в журнал изменения автоматически отражаются во всех выходных документах. В журнале необходимо заполнить поля: дата, номер документа, сумма, операция (при выборе операции из справочника шаблонов, формируя сумму по проводке, определяется: объекты учёта и корреспонденты.

Конкретное меню записи  журнала операций содержит помимо обычных команд работы с объектами также команду «печатный документ», с помощью которого можно выдать первичный стандартный документ. Для создания новых форм первичных документов в среде программ используется инструментальное средство Power Form. В списке «отчёты» перечислены все отчёты, с которыми работает программа «Акцент — бухгалтерия». Отчёты объединены в папки. Для создания новых отчётов с помощью команды контекстного меню или инструмента «создать» используется мастер отчёта. Мастер отчёта позволяет создать практически любую форму отчётности или учебного регистра (приложения Б, Т,Э,К). Примерный перечень выходных документов по поступлению товаров и расчётов с поставщиками и их характеристика представлены в таблице 2.2.

 

Таблица 2.2 Состав и характеристика выходных документов.

 

 

 

 

Наименование выходного документа	Форма представления	Периодичность	Сроки выдачи	Получатель информации
Накладная	Машинограмма	Ежедневно	-	Бухгалтерия
Оборотная ведомость по счёту 28 (журнал-ордер и ведомость по счёту	МГ	1 раз в месяц	3-е число след месяца	Бухгалтерия
Журнал-ордер по счёту 631	МГ	1 раз в месяц	3-е число след месяца	Бухгалтерия

 

Для соблюдения принципов  автоматизированной системы бухгалтерского учёта необходимо выбрать оптимальный  вариант технологического процесса обработки данных, т.е такую последовательность организационно — связанных между собой операций, которая обеспечивает получение заданной системы учётных регистров и сводных показателей.

Рациональная технология обработки учётной информации предполагает: однократность ввода в ПЭВМ информации и многократное её использование, применение машинных носителей информации; обеспечение надёжности технических средств и взаимосвязанности обслуживающего персонала; постоянное снижение сложности и трудоёмкости работ с учётом равномерной загрузки вычислительной техники; снижение стоимости технологических процессов обработки данных; автоматизация ведения сводного синтетического и аналитического учетов  и составление отчётности.

Блок схема технологического процесса обработки информации отражает состав и последовательность выполнения операций по приёму, контролю, обработке, выдачи результатов обработки.

Значение автоматизации  заключается в следующем:

1. Машины ускоряют обработку учётной  информации, обеспечивают оперативность учётных и отчётных данных;
2. Обеспечивают эффективность учёта за счёт улучшения качества учёта, детализации, аналитичности учётных данных;
3. Повышают культуру учёта, унифицируют форму учётных регистров;
4. Высвобождает время бухгалтерского аппарата для выполнения контрольных и и аналитических функций.

Перспективным направлением совершенствования организации  учёта на предприятиях является создание автоматизированного рабочего места (АРМ) бухгалтера.

АРМ бухгалтера позволит:

1. Локально  автоматизировать учёт на конкретных участках

2.  Избежать  ошибок, которые допускали операторы  при переносе информации с  документов на машинный язык.

АРМ выступает  как элемент автоматизированной системы функционирования всего  предприятия. Технической основой  является ПЭВМ, ПК.

В заключении данного вопроса, хотелось бы сказать  немного об автоматизации учёта, о проблемах перехода к нему, т.к  именно в настоящее время все  предприятия и организации перешли  к этому — это сокращает, облегчает  работу бухгалтерии, повышает эффективность обработки документов.

Автоматизация учёта финансово-расчётных операций является неприемлемой составляющей  комплексной автоматизации бухгалтерского учёта и внутреннего контроля предприятия.

Система автоматизированной обработки комплекса задач финансово-расчётных операций составляет информационный фонд, в состав которого входят база данных, языковые и программные свойства, реализующие доступ и управление данными в базе, а также программное обеспечение решение данного комплекса задач, необходимые свойства общения с ней пользователей в виде соответствующих языков диалога.

Решения задач  по учёту финансово-расчётных операций и использованием АРМ бухгалтера предусматривает применение информации первичного учёта, информации единой базы данных бухгалтерских записей, нормативно-справочной информации.

Функционирование  АРМ бухгалтера по учёту финансово-расчётных  операций должно обеспечить в диалоговом режиме учёт, контроль за финансовыми  операциями, отражающие ежедневное состояние  расчётов с отдельными организациями, финансовое состояние предприятий, выполнение необходимых расчётов по анализу финансового состояния с целью определения резервов ускорения оборачиваемости денежных средств. На любую дату могут быть выданы данные аналитического учёта по соответствующему счёту. Пользователь должен иметь возможность в режиме активного диалога проанализировать состояние расчётов, средств и др.

появление и  применение в различных сферах управления ПЭВМ, развитие новых информационных технологий в частности сбора, регистрации  и обработки данных, переход экономики к рыночным отношениям поставили перед организацией и автоматизацией бухгалтерского учёта ряд проблем:

1.Связано с  использованием ПЭВМ:

- позволяет  автоматизировать основные процедуры  по обработке учётной информации  непосредственно на рабочем месте бухгалтера, делает его работу белее интересной и комфортной и приводит к созданию на базе ПЭВМ АРМ бухгалтера, а сама бухгалтерия превращается в современный офис.

2. Связана  с расслоением процесса автоматизации  учёта — проявляется в том, что для крупных и средних предприятий автоматизированный учёт должен строиться на основе комплексов АРМ бухгалтера, которые связаны с АРМ сводного аналитического и синтетического учёта и составления отчётности.

Не менее  важной проблемой для малых предприятий и для частных предпринимателей становится организация учёта. Здесь может не создаваться бухгалтерская служба. В этом случае бухгалтерский учёт и отчётность могут осуществляться специализированной бухгалтерской службой или бухгалтером на договорных основах.

Для успешного  решения проблемы автоматизации  важны подготовка и повышение  квалификации учётных кадров. Ликвидировать  эти проблемы, снизить трудоёмкость обработки информации бухгалтерского учёта возможно только при широкомасштабном внедрении в учёт ПЭВМ, пакета прикладных программ «бухгалтерский учёт», переквалифицирование кадров в специалистов рынка.

В ООО «Союз» организация учёта не автоматизирована, что пока при небольших объёмах  деятельности не оказывает пагубного  влияния, но в дальнейшем может сказаться негативно на результатах деятельности предприятия.  

 

 

 

 

 

 

 

3.Аудит поступления товаров и расчётов с поставщиками.

 

 

3.1.Цели, задачи, объекты и нормативное обеспечение аудита.

 

 

Целью внутреннего аудита операций поступления товаров и расчётов с поставщиками является оценка качества формируемой экономической информации по поступлению товаров и расчётов с поставщиками, выявление нарушений допущенных в работе предприятия за определённый промежуток времени, раскрытие хищений, злоупотреблений отдельными лицами, дать оценку качества работы данного участка предприятия, состоянию и ведению бухгалтерской отчётности, сделать выводы о состоянии дел на предприятии и внести рекомендации.

Основными целями аудиторской проверки расчётов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками является формирование мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчётности отражающих дебиторскую и кредиторскую задолженность о соответствии учётной методики учёта нормативных документам, её соответствии учётной политики, а также установление правильности ведения расчётов с поставщиками и покупателями. От их реальности зависят результаты деятельности предприятия, его платежеспособность. Прежде всего, уверенность в достоверности показателей в состоянии расчётов необходима для всех пользователей отчётности, а также  для самого предприятия с целью планирования дальнейшей своей деятельности, налаживания связей с поставщиками и покупателями.

Можно выделить следующие объекты контроля поступления товаров и расчётов с поставщиками:

• план поставок товарно-материальных ценностей в части соответствия его договору;
• соблюдение правил приёмки товаров по количеству и качеству;
• нормативы товарных запасов, их обоснованность и фактическое соблюдение на различных этапах товародвижения;
• поступление товарно-материальных ценностей, полнота и своевременность оприходования;
• выявление неходовых и залежалых товаров;
• учёт движения тары;
• сохранность товарно-материальных ценностей — организация материальной ответственности, условия хранения, порча, недостача, хищение ценностей;
• своевременность и полнота расчётов за товары;
• учёт и отчётность по поступившим товарам и  расчётом за них в части достоверности данных.