Бухгалтерский учет оплаты труда

Вносимые изменения  должны быть оформлены соответствующим  организационно-распорядительным документом.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Таким образом, первичные учетные документы  должны составляться по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, или по формам, самостоятельно разработанным организацией с соблюдением требований действующего законодательства о наличии обязательных реквизитов.[30]

Ведение данных документов по учету труда и его оплаты обязательно для всех работодателей. Данные документы могут запросить представители Федеральной инспекции труда при проверке выплаты заработной платы.

Наличие указанных  форм по учету труда и его оплаты, правильность их заполнения может также стать объектом контроля при проверке правомерности отнесения затрат по оплате труда на себестоимость продукции, проводимой представителями Федеральной налоговой службы.

В случае выявления  нарушений организацию и (или) ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за совершение налогового правонарушения.

Так, отсутствие в организации унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата  России от 5 января 2004 года N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", а также отсутствие в первичных учетных документах какого-либо из обязательных реквизитов в соответствии с пунктом 3 статьи 120 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) квалифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

По указанным  основаниям в соответствии со статьей 120 НК РФ к организации могут быть применены следующие меры ответственности:

1. Если эти  деяния совершены в течение одного налогового периода, то это влечет взыскание штрафа в размере пяти тысяч рублей.

2. Те же деяния, если они совершены в течение  более одного налогового периода,  влекут взыскание штрафа в  размере пятнадцати тысяч рублей.

3. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей.

Кроме того, согласно требованию нормы в статье 136 Трудового  кодекса РФ (далее - ТК РФ) работодатель должен при выплате заработной платы обеспечить каждому работнику получение расчетного листка.

"Форма расчетного  листка утверждается работодателем  с учетом мнения представительного  органа работников в порядке,  установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов" (статья 136 ТК РФ).

Расчетный листок, как мы уже отмечали, должен информировать  работника о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей  денежной сумме, подлежащей выплате. (Приложение 3)

 В противном  случае при отсутствии расчетного  листка или неполной информации  в нем о составе заработной  платы работодателя и должностных  лиц могут привлечь к ответственности  за нарушение законодательства  о труде и об охране труда по статье 5.27 КоАП РФ.

Рассмотрим  порядок оформления некоторых документов подробнее.

Штатное расписание имеет важное значение для определения  размера оплаты труда работника. Штатное расписание - локальный нормативный  акт, в котором закрепляются перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и в целом. Штатное расписание является обязательным кадровым документом. Форма штатного расписания (форма NТ-3) утверждена Постановлением Госкомстата России N 1. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им на это лицом. В случае изменения размера окладов (тарифных ставок), надбавок изменения в штатное расписание вносятся также приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченным им на это лицом.(Приложение 2)

Группа документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд.

Согласно статье 91 ТК РФ рабочее время - это время, в течение которого работник в  соответствии с правилами внутреннего  трудового распорядка и условиями  трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Законодатель  возлагает на работодателя обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником, применяются: табель учета рабочего времени и  расчета оплаты труда (форма N Т-12) и табель учета рабочего времени (форма N Т-13).(Приложение 4)

 При ведении  табеля учета использования рабочего  времени целесообразно руководствоваться  следующими правилами:

- учет использования  рабочего времени может проводиться  по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям;

- включение  работника в табель и исключение  из него производится на основании  соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;

- табель составляется  в одном экземпляре, подписывается  руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы;

- отметки в табеле о причинах  неявки на работу, работе в  режиме неполного рабочего времени  или за пределами нормальной  продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другие производятся только на основании надлежаще оформленных документов. Такими документами являются листки нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и другие документы.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо путем регистрации только отклонений, то есть неявок, опозданий, сверхурочных часов и тому подобного.

 При отражении  неявок на работу, учет которых  ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и другое), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При ведении  табеля учета использования рабочего времени необходимо учитывать особенности  регулирования продолжительности  рабочего времени для некоторых  категорий работников и их оплаты, установленные трудовым законодательством.[33]

Так, согласно статье 99 ТК РФ:  "сверхурочная работа - работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период".

Работодатель  обязан обеспечить точный учет продолжительности  сверхурочной работы каждого работника.

Необходимо  соблюдать следующее требование ТК РФ: продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Оплата сверхурочной работы регулируется статьей 152 ТК РФ: "Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее  чем в полуторном размере, за последующие  часы - не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором".

По желанию  работника, оформленному заявлением в  письменной форме, сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Кроме того, работодатель обязан установить сокращенную продолжительность  рабочего времени:

- для работников в возрасте до шестнадцати лет - не более 24 часов в неделю;

- для работников  в возрасте от шестнадцати  до восемнадцати лет - не более  35 часов в неделю;

- для работников, являющихся инвалидами I или II группы, - не более 35 часов в неделю;

- для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, - не более 36 часов в неделю в порядке, установленном Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

- для учащихся  образовательных учреждений в  возрасте до восемнадцати лет,  работающих в течение учебного  года в свободное от учебы  время, - не более 17,5 часа в неделю.[33]

В соответствии со статьей 93 ТК РФ: "Работодатель обязан устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю по просьбе беременной женщины, одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет), а также лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ". Следует помнить, что работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных статьей 113 ТК РФ.

При этом привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится только с их письменного согласия в случае необходимости выполнения заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений, индивидуального предпринимателя.

Согласно статье 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий  праздничный день должна оплачиваться не менее чем в двойном размере  либо по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В последнем случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Для расчета  и выплаты заработной платы работникам применяются ведомости, которые составляются в одном экземпляре в бухгалтерии:

- расчетно-платежная  ведомость (форма N Т-49);

- расчетная  ведомость (форма N Т-51);

- платежная  ведомость (форма N Т-53).

Для учета и  регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам бухгалтером ведется журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а).

Для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в  течение календарного года, работником бухгалтерии заполняются лицевой счет (форма N Т-54) и лицевой счет (свт) (форма N Т-54а).

 При предоставлении  работнику ежегодного оплачиваемого  или иного отпуска делается  расчет причитающейся работнику  заработной платы и других  выплат. Для этих целей предназначена записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60).

При прекращении  действия трудового договора также  производится расчет причитающейся  заработной платы и других выплат. Применяется для этих целей записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61).

Для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных  по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, применяется акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73).

График отпусков - это документ, в котором закрепляется очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков.

График отпусков является обязательным кадровым документом, прямо предусмотренным статьей 123 ТК РФ: "Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков".