Автоматизция бух галтерского учета: проблемы и перспективы

     Иногда, в силу объективных причин, бывает, что компьютеры ставят не на каждом рабочем столе, а в каком –  то определенном месте. Сотрудники бухгалтерии  ими пользуются по очереди. Если для  ведения самой бухгалтерии такой  вариант еще как-то приемлем, то для  расчета зарплаты совсем неудобен. Приходится вести на бумаге лицевые счета, клеить талончики.

     Для больших бухгалтерий требуется  объединение всех баз данных, которые  ведутся на различных рабочих  местах, в единое поле для того, чтобы  в любой момент можно было видеть общую картину финансового состояния  предприятия, получать итоговые отчеты. Одна из форм этого объединения –  сбор данных на дискеты и объединение  их в главном компьютере. В этих случаях по разным причинам возможны искажения информации. Сетевой же вариант системы позволяет работать в одном информационном поле всем сотрудникам одновременно. Вся информация сразу собирается в одном месте, что позволяет в любое время  получать отчеты всех видов.

     Итак, решение вопроса об автоматизации  бухгалтерского учета – это нечто  большее, чем покупка программы. По сути дела разрабатывается целый  проект автоматизации. Это сложный  комплекс мер, которые должны быть тщательно  продуманы с самого начала. Если потеряется какая–то часть технологии, то ее отсутствие в дальнейшем приведет к печальным последствиям и дополнительным затратам.

     Поэтому лучше всего, с того самого момента, как появилась мысль об автоматизации, обратиться в фирму, которая специализируется на разработке и внедрении систем финансово – хозяйственной деятельности.

     Для того чтобы правильно выбрать  систему автоматизации бухгалтерского учета, удовлетворяющую всем запросам предприятия, надо четко представлять систему ведения бухгалтерского учета на предприятии, тщательно  изучить рынок предлагаемых программных  продуктов. 

     1.3 Развитие системы  автоматизации бухгалтерского  учета 

     На  рынке программного обеспечения  автоматизированных систем бухгалтерского учета (АСБУ) представлено множество  разработок различающихся стоимостью, функциональной полнотой, принципами организации компьютерного учета, технологией внедрения и адаптации, интерфейсом и многими другими характеристиками. Эти различия во многом определяют границы применимости тех или иных разработок и реализуемых на их основе технологий учета. Следует отметить, что многие особенности современных программных продуктов прямо вытекают из истории их создания и развития.

     Автоматизированные  системы управления предприятиями  и системы компьютерного учета, как их составная часть, прошли достаточно длительный период эволюции. Исследование истории развития компьютерных систем управления позволяет понять почему сложилась именно такая, а не иная ситуация в сфере автоматизации  решения задач управления и бухгалтерского учета, каковы имеющиеся здесь проблемы, в чем состоят тенденции развития систем автоматизации и как эти  тенденции увязаны с общемировым  развитием информационных технологий управления предприятиями. Понимание  этих тенденций позволяет сделать  правильный выбор программных продуктов, ложащихся в основу системы управления предприятием, помогает создать живучую  автоматизированную систему на долгие года, что способствует сохранению инвестиций и повышению качества управления [9, с. 5].

     В создании концепции автоматизации  системы управления руководство  бухгалтерии обязательно должно принимать самое непосредственное участие. В противном случае можно  остаться у разбитого корыта: часто  выслушивать нарекания от директора  и постоянно иметь "разборки" со смежными отделами. Следствием сказанного является необходимость понимания  ведущими специалистами бухгалтерий  и, прежде всего, главными бухгалтерами и их заместителями текущего состояния  и перспектив развития информационных технологий учета и других функций управления.

     Рассматривая  основные функции типовой бухгалтерской  системы, следует отметить, что для  нее характерны:

• учет любых финансово – хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы;
• полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для контрагентов;
• возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов);
• автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов – ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм;
• создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и кассовых документов;
• различные типы печати для получения твердой (бумажной) копии отчетов;
• возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др. [9, с. 6]

     Основными этапами автоматизированной системы являются следующие:

• предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;
• проектирование;
• ввод в действие;
• сопровождение автоматизированной системы [9, с. 6].

     На  стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического содержания. Так как комплексная автоматизация бухгалтерского учёта является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную.

     В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный  бухгалтер, привлекая при этом практически  всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии  имеются такие документы, как  учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с  изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения  обязанностей, формализации системы  ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов  движения информации. Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в  порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, и  возможность замены неунифицированных  форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.

     Бухгалтеру  нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически  на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.

     При работе с автоматизированной бухгалтерской  системой появляется возможность:

• быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата;
• рассчитывать зарплату;
• вести учет основных средств;
• анализировать финансовую деятельность.

     В настоящее время существует широкий  выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую АСБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА II. Основные формы механизации и

     автоматизации бухгалтерского учета,

     направления их развития 

     В настоящее время ведение бухгалтерского учета малоэффективно без компьютерной обработки данных. Сейчас на рынке  существует множество бухгалтерских  программ, удовлетворяющие самые  разные требования к ним.

     Особенно  сложным является правильно выбрать  программу для своего предприятия.

     Механизация бухгалтерского учета способствует уменьшению трудоёмкости учета, но не позволяет в полной мере сделать  его оперативным, сократить сроки  на остальные отчетности. Наиболее полно эти вопросы решаются в  условиях автоматизации всего комплекса учетных работ. Особое значение придается разработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решение всех типовых задач бухгалтерского учета.

     Разработаны типовые проекты комплексной  автоматизации бухгалтерского учета  с применением различных типов  ЭВМ для промышленности, сельского  хозяйства, централизованных бухгалтерий, учреждений, находящихся на государственном  бюджете, и других организаций.

     В настоящее время автоматизация  бухгалтерского учета с помощью  персонального компьютера не является сложной задачей ни для разработчика, ни для пользователя бухгалтерских  программ. Сегодняшняя простота решения  компьютеризации бухгалтерского учета  достигнута сложным путем: от компьютеризации  отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для сведения баланса предприятия. Освоение бухгалтерами компьютеров  на уровне не только пользователя, но и  программирования (а сегодня это  уже квалификационное требование) позволило  кардинально пересмотреть стратегию  бухгалтерских программ. Как оказалось, эффективнее иметь единую структуру базы данных для всех участков бухгалтерского учета.

     Таким образом, в реальном масштабе времени  попутно решается проблема составления  баланса предприятия на каждый момент оформления первичных документов –  внесения содержания и суммы хозяйственной  операции в единую базу данных предприятия. Сетевые версии бухгалтерского учета  решили проблему зависимости работы участков от времени доступа к  единой базе.

     Доступность современных компьютерных языков и  возросший уровень компьютерной грамотности специалистов в области  экономики и бухгалтерского учета  позволяют создавать в короткое время программные приложения высокого качества с требуемым набором  функций. Для пользователя может  быть интересен набор функций, реализованных  в тех или иных программах. Ознакомиться с каждой из предлагаемых для автоматизации  учета программ, во – первых, абсолютно нереально и, во – вторых, нецелесообразно, так как все программы реализуют принцип двойной записи, различаясь только дизайном пользовательского интерфейса. Конечно, набор дополнительных пользовательских функций в программах может быть различным, поэтому системы автоматизированной обработки данных учета следует рассматривать, прежде всего:

• по возможностям решения задач всей бухгалтерии;
• по составу и глубине решаемых задач;
• по реализации функций обмена информацией [3, с. 97].

     На  железнодорожном транспорте также проведена определенная работа в области автоматизации бухгалтерского учета и совершенствования на этой базе его методологии.

     Так на что же должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учёта? Перед началом проектирования должны быть решены некоторые общие вопросы.

     При внедрении автоматизированной системы  можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов  работы бухгалтеров, так что затраты  и степень риска минимальны. Второй вариант – пересмотр организационной и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подразделения при этом может существенно возрасти. Хотя это более длительный и рискованный процесс, требующий всестороннего анализа и тщательной проработки.

     Выбор направления автоматизации бухгалтерской  службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных  средств.