Автоматизция бух галтерского учета: проблемы и перспективы

     Первое  направление — использование  офисных программ, например, из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы — ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных и т. д.

     Наиболее  популярно второе направление автоматизации  бухгалтерского учёта — с помощью  специализированной прикладной бухгалтерской  программы. Их выбор сейчас очень  широк, практически в каждом более  или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему для бухгалтерского учета. Предприятию такой вариант может быть удобен, если кроме самой программы предлагаются и другие услуги: её настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских систем существует множество, вопрос определений предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надёжной фирмы, с которой придётся работать весь период использования программы. Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

     Третье  направление автоматизации бухгалтерского учёта — разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней  фирмы или собственного подразделения, информационно-технологической службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика. Если разрабатывается автоматизированная система управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы были учтены и потребности бухгалтерии [3, с.113].

     Конечно, роль бухгалтера будет различна при  выборе того или иного направления  автоматизации.

     В первом случае бухгалтер, как правило, должен в совершенстве знать и  уметь использовать офисные программы (небольшие предприятия не могут  держать для этого отдельного работника). При последнем варианте бухгалтеру гарантировано пристальное  внимание со стороны команды разработчиков. При использовании тиражной бухгалтерской  программы помощь бухгалтеру при  её внедрении, как правило, минимальна, и часто возникает ситуация, когда  он не знает, что делать с приобретённой  программой.

     Механизация бухгалтерского учета способствует уменьшению трудоёмкости учета, но не позволяет в полной мере сделать  его оперативным, сократить сроки  на остальные отчетности. Наиболее полно эти вопросы решаются в  условиях автоматизации всего комплекса учетных работ. Особое значение придается разработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решение всех типовых задач бухгалтерского учета.

     Выбор направления автоматизации бухгалтерской  службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных  средств.

     Роль бухгалтера будет различна при выборе того или иного направления автоматизации.  
 

     ГЛАВА III.  РЕАЛИЗАЦИЯ ПРИЕМОВ БУХГАЛТЕРСКОГО

     УЧЕТА В ПРОГРАМНЫХ ПРОДУКТАХ  ПО

     АВТОМАТИЗАЦИИ 
 

     В настоящее время существует очень  много разнообразных программных  средств для автоматизации бухгалтерского учета. Практически все они предлагают стандартный набор инструментов для облегчения труда бухгалтера и лучшей организации бухгалтерского учета. Программы позволяют автоматизировать следующие участки бухгалтерского учета:

• Банк, касса.
• Основные средства и нематериальные активы.
• Учет товарно-материальных ценностей.
• Валютный учет.
• Учет произведенной продукции и оказанных услуг.
• Расчеты с организациями.
• Расчеты с подотчетными лицами.
• Расчеты по заработной плате.
• Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами [4, с. 10].

     Помимо  этого, некоторые программы позволяют  вести складской учет в рамках бухгалтерии.

     Кроме того, некоторые фирмы-разработчики программного обеспечения пошли по пути комплексной автоматизации деятельности предприятий. В число таких программ входит, например, комплексы «1С: Предприятие», «Галактика».

     Они обеспечивают автоматизацию не только бухгалтерского учета, но и планово-экономической  деятельности, торговли и других сфер деятельности.

     Учет  в программах построен на основе регистрации  исходных данных – бухгалтерских  проводок, порождаемых хозяйственными операциями. Чтобы хозяйственная  деятельность предприятия была отражена в полной мере, в программу необходимо вносить все проводки, что может выполняться разными способами:

• Вручную.
• С использованием, так называемых типовых операций, в которых каждой операции соответствует группа проводок, причем суммы некоторых проводок могут рассчитываться автоматически. К ним относятся, например, начисление заработной платы и покупка валюты. Это позволяет упростить ввод большого количества таких стандартных проводок.
• С помощью первичных документов [4, с. 27].

     Для работы с первичными документами  в программах предусмотрен большой  набор стандартных первичных  документов бухгалтерского учета (накладных, счетов на оплату, приходных и расходных  кассовых ордеров, платежных поручений  и т. д.). Также предусмотрена возможность  создания и настройки первичных  документов любых других видов.

     Для организации аналитического учета  программы позволяют использовать практически любое количество справочников объектов аналитического учета.

     Кроме того, в программах предусмотрено  ведение валютного учета: для  этого используются справочники  видов валют и их курсов.

     Следующий обязательный момент в бухгалтерском  учете – отчетность. В типовых  конфигурациях предусмотрены, настроены  и готовы к использованию стандартные  формы бухгалтерской отчетности. Произвольные формы отчетности могут  настраиваться самим бухгалтером  или программистом.

     Вместе  с тем важно понимать, что мало просто купить компьютер и какую-нибудь бухгалтерскую программу. Иногда бывает необходимо немного «перестроить» свой бухгалтерский учет, поменять привычный ход работы бухгалтера. Особенно часто это случается, когда бухгалтерский учет крупного предприятия приходится вести не на одном, а на нескольких компьютерах. В каждой конкретной ситуации могут быть свои особенности.

     Итак, рассмотрим более подробно некоторые  программные продукты по автоматизации в бухгалтерском учете.

     «1С: Бухгалтерия»

     Программа «1С: Бухгалтерия» является компонентой  ведения бухгалтерского учета в  комплексе программ «1С: Предприятие» и может работать совместно с  другими его компонентами.

     «1С: Бухгалтерия» - самая распространенная программа автоматизации бухгалтерского учета в странах СНГ. По данным журнала «Бухгалтерский учет» количество только зарегистрированных ее пользователей составляет около 250 тысяч [4, с. 58].

     Программа может продаваться в разных вариантах  – однопользовательском (локальном) и многопользовательском (сетевом). Многопользовательский вариант  предполагает одновременную работу с программой на нескольких рабочих  местах в компьютерной сети.

     Типовая конфигурация программы, входящая в  комплект поставки, использует стандартную  методику бухгалтерского учета в  соответствии с действующим законодательством. Помимо этого существуют базовая  и профессиональная версии программы. Они отличаются тем, что в первой из них отсутствует возможность  конфигурирования, и бухгалтер может  работать с ней только в рамках типовой конфигурации. Базовая версия является однопользовательским вариантом.

     Программа имеет современный внешний вид; разделы главного меню интуитивно понятны  даже неопытному пользователю; в отдельные  группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы, что дает возможность  наглядно и быстро работать с ними. В программе имеется справочник корректных проводок, что уменьшает  вероятность ошибки при корреспонденции  счетов. Каждый бухгалтер может иметь  свои настройки, свои пункты меню и  панели инструментов в зависимости  от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета и права доступа к данным, хранящимся в системе. Есть возможность, уходя со своего рабочего места заблокировать работу с программой; без личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и данным бухгалтерского учета [4, с. 60].

     Для регистрации документов, операций и  проводок используются журналы, количество которых определяется настройкой программы. В типовой настройке присутствуют журнал документов, журнал операций и  журнал проводок.

     Проводки  могут формироваться разными  способами: пользователем вручную, с помощью типовых операций и  первичных документов. Типовые операции могут быть разбиты на группы, связанные  с одним участком бухгалтерского учета. Первичные документы формируются  с помощью раздела «Документы». В типовой конфигурации все документы этого раздела разбиты на группы по смысловому содержанию. Отдельно стоит сказать о так называемых регламентных документах. К ним относятся документы по начислению износа ОС и НМА, переоценке валюты и закрытию месяца. Эти документы вводятся один раз в месяц.

     Так как план счетов – основа ведения  бухгалтерского учета на предприятии, программа поставляется с настройкой на стандартный план счетов, установленный  соответствующими нормативными документами. В зависимости от конкретной конфигурации программа может иметь несколько  планов счетов. Активным может быть только один из них. Данная возможность  может быть полезна при ведении  на одном компьютере бухгалтерского учета для нескольких предприятий. Это еще одна из особенностей «1С: Бухгалтерии» [4, с. 62].

     В программе предусмотрено большое  количество иерархических справочников аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и т. д.). Для них определен  специальный термин – субконто. Любому из счетов (субсчетов) можно поставить в соответствие любой справочник аналитического учета. Например, можно вести аналитический учет на 60 счете в разрезе контрагентов – поставщиков. К одному счету может быть прикреплено до пяти справочников субконто, что позволяет вести многомерный аналитический учет.

     Кроме того, программа позволяет вести  многовалютный учет. Для этого предусмотрено ведение справочника видов валют и их курсов.

     Программа поставляется с большим набором  форм стандартной бухгалтерской  отчетности – Главная книга, журналы- ордера, книги продаж и покупок и т. п. В стандартную поставку входят регламентированные формы отчетности. Регламентированные отчеты – это налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для представления в налоговые органы, а также отчеты для внебюджетных фондов. Кроме того, в программу входит набор форм статистической отчетности. Формы отчетности ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами и бесплатно передаются зарегистрированным пользователям. Помимо этого программа позволяет создавать произвольные отчеты, отражающие особенности ведения учета на конкретном предприятии. Произвольные отчеты могут настраиваться самим бухгалтером или программистом.

БЭСТ

      Для управления персоналом и  начисления заработной платы  используются модули "Кадры"  и "Заработная плата", которые  могут эксплуатироваться как  отдельно, так и в составе комплекса  "Интегратор". САБУ фирмы "Интеллект-Сервис". Отличительной чертой ПО "БЭСТ" является ориентация на комплексную автоматизацию предприятий оптовой торговли. Этот продукт может функционировать как в локальном, так и сетевом варианте. В качестве сетевой среды используются ОС NetWare версий 3.11 и выше, Windows NT, VINES, LANtastic и др. Требования к аппаратному обеспечению: для станции-клиента необходимы процессор 386 и выше, оперативная память от 4 Мбайт; для сервера - процессор от 486DX, ОЗУ объемом не менее 16 Мбайт [4, с. 137]. 

      Структурно система "БЭСТ" выполнена  в виде набора взаимосвязанных  программных модулей: настройка  и системные утилиты; ведение  Главной книги (АРМ главного  бухгалтера); учет кассовых операций; учет операций с банком; учет  основных средств; учет производственных  запасов; учет товаров и готовой  продукции; управление продажами  (реализацией); заработная плата. 

      Модуль "Управление продажами" (в западных системах он чаще  всего носит название "Книга  продаж", или "Оформление заказа") выполняет скорее менеджерские, нежели бухгалтерские функции.  Он позволяет составлять заказы  на приобретение контрагентами  материальных ценностей у предприятия.  Сформированный заказ служит  основой для составления счетов  и расходных накладных. Описываемый  модуль автоматически контролирует  количество выписываемого товара  с определенного склада. После  отработки всех документов в  системе учета заказу присваивается  статус исполненного.Составление заказов в значительной мере сокращает затраты рабочего времени менеджеров и облегчает планирование торгово-закупочной стратегии предприятия.