Аудит учета труда и заработной платы

     Для учета и расчета причитающейся  работнику заработной платы и  других выплат при прекращении действия трудового договора (контракта) применяется  форма № Т-61 «Записка-расчет при  прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении). Форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицо, а  расчет причитающейся заработной платы  и других выплат производится работником бухгалтерии. 

1.4 Методика аудита расчетов по оплате труда.

     Аудиторская деятельность, аудит - предпринимательская  деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций  и индивидуальных предпринимателей. [3]

     Внешний аудит представляет собой, прежде всего  предпринимательскую деятельность аудиторов и аудиторских фирм по проведению проверок, консультированию клиентов с целью подтверждения  достоверности бухгалтерской отчетности и повышения эффективности финансово-хозяйственной  деятельности организации. Поскольку  каждая аудиторская проверка ограничена во времени, аудитору всегда важно четко  определить ее цели, безошибочно выбрать  исследуемые объекты проверки, грамотно спланировать свои действия, применить  эффективные аудиторские процедуры  и собрать необходимые доказательства для формулирования объективного заключения.

     Для успешной реализации целей конкретной аудиторской проверки необходимо, чтобы  последовательно выполнялись основные этапы проведения аудита.

     Существует три основных этапа проведения аудита:

1. подготовка и планирование аудиторской проверки;
2. выполнение аудиторских процедур и оформление рабочей документации;
3. составление аудиторского заключения. [21]

     К числу основных комплексов задач, которые  необходимо проверить при аудите расчетов учета труда и заработной платы, относятся следующие:

1. соблюдение положений законодательства о труде, состояние внутреннего контроля по трудовым отношениям;
2. учет и контроль выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам;
3. учет и начисление повременных и прочих видов оплат;
4. расчеты удержаний из заработной платы физических лиц;
5. аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний);
6. сводные расчеты по заработной плате;
7. расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда, учет налогов и платежей с фонда оплаты труда;
8. расчеты по депонированной заработной плате. [16]

     Источниками информации являются документы по зачислению, увольнению и переводу работников предприятия, первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность. В качестве первичных документов преимущественно  используются унифицированные формы  первичной документации, разработанные  НИПИстатинформом Госкомстата России. Так, по учету личного состава  используются приказ (распоряжение) о  приеме на работу (ф. №Т-1), личная карточка (ф. №Т-2), приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. №Т-5), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. №Т-6), приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф. №Т-8). По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12), расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49), расчетная ведомость (ф. №Т-53), лицевой счет (ф. № Т-54). Используются первичные документы по учету выработки и сдельной заработной плате: наряды, рапорты, маршрутные листы и другие документы. [26]

     К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ведомости  распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и др.), регистры по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, журналы-ордера № 8 и  № 10 (при журнально-ордерной форме  учета), Главная книга, баланс (ф. № 1). [26]

     В процессе решения первой задачи аудитор  определяет основные категории работающих, виды начисления и порядок их оформления. Подтверждение достоверности произведенных  начислений осуществляется выборочно. В объем выборки включаются различные  категории работающих или уволенных (руководители, специалисты, рабочие, служащие и др.), разные временные периоды (обычно один месяц квартала) и основные виды начислений. Если учетная информация обрабатывается вручную, то аудитор  по данным книги начислений или по данным расчетных ведомостей подтверждает достоверность произведенных расчетов и используемых в расчетах показателей. При этом изучаются первичные  документы, которые являются основанием для начисления заработной платы. Особое внимание обращается на правильность их заполнения, соответствие требованиям  нормативных документов по начислению и выплате заработной платы.

     При проверке первичных документов устанавливается  наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных  работ, правильность заполнения всех реквизитов, нет ли в документах подчисток, неоговоренных  исправлений. Анализируя наряды на сдельную работу по датам их выдачи, сопоставляя  фамилии рабочих в нарядах  и табелях учета рабочего времени  с данными учета личного состава, аудитор определяет, нет ли случаев  включения в них вымышленных  лиц, повторного начисления сумм по ранее  оплаченным первичным документам. Методом  арифметического контроля определяются неточности в подсчетах в первичных  документах или расчетных ведомостях. [26]

     Доплата за работу в ночное время осуществляется на основании табеля учета рабочего времени с итоговым количеством  за месяц и регулируется ст. 96 и 154 ТК РФ.

     Доплата за работу в сверхурочное время также  подтверждается данными табеля. Согласно ст.152 ТК РФ сверхурочная  работа оплачивается за первые два часа не менее чем  в полуторном размере, а за последующие  часы – не менее чем в двойном. Сверхурочные работы не должны превышать  для каждого работника четырех  часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ). По желанию  работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного  времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

     Оплата  работы в праздничные дни должна подтверждаться приказом на работу в  праздничные дни и табелем  учета рабочего времени. Работа в  выходной и нерабочий праздничный  день оплачивается не менее чем в  двойном размере (ст. 153 ТК РФ)  По желанию работника, работавшего  в выходной или праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в  нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

     Согласно  ст. 114 ТК РФ штатным работникам ежегодно предоставляются очередные отпуска  по графику, утвержденному администрацией предприятия.  Основанием для расчета суммы отпускных является приказ, в котором указывается, кому предоставляется отпуск, с какого  числа, продолжительность отпуска. С 01.02.2002 г. минимальная продолжительность отпуска – 28 календарных дней.

     При проверке данного объекта аудита необходимо проконтролировать правильность исчисления отпускного пособия. Расчет оплаты за отпуск производится исходя из средней заработной платы и  количества дней предоставляемого отпуска. Для исчисления средней заработной платы расчетным периодом является три календарных месяца (с 1 по 1 число), предшествующих месяцу начала отпуска.

     Аудитору  необходимо помнить, что если в расчетном  периоде или в том месяце, когда  работник уходит в отпуск, произошло  повышение тарифных ставок или окладов  по отрасли или на предприятии, то заработок работника должен корректироваться на коэффициент повышения. Эта корректировка  не производится, если тарифная ставка или оклад повышены у конкретного  работника.

     Необходимо  отметить, что замена отпуска компенсацией за него не допускается. Лишь часть  отпуска, превышающая 28 календарных  дней, по письменному заявлению работника  может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ).

     Если  работник увольняется или переводится  на другое предприятие, не использовав  очередной отпуск, то ему начисляется  компенсация (ст. 127 ТК РФ). Для этого  также рассчитывают среднедневной  заработок и количество дней неиспользованного  отпуска.

     Далее аудитор приступает к проверке пособий  по временной нетрудоспособности. Эти  пособия выплачивают рабочим  и служащим за счет отчислений на социальное страхование согласно «Положения о  порядке обеспечения пособиями  по государственному социальному страхованию». Основанием для выплаты пособий  являются больничные листки, выдаваемые лечебными учреждениями. Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работы сотрудника и среднего заработка:

     при непрерывном стаже работы до 5 лет  – 60% заработка;

     от 5 до 8 лет – 80% заработка;

     более 8 лет – 100% заработка.

     Независимо  от стажа работы пособие выдается в размере 100% вследствие трудового  увечья или профессионального заболевания; лицам, имеющим на своем иждивении  трех и более детей, не достигших 16 лет; по беременности и родам и в других случаях.

     В заключение аудитор проверяет правильность составления бухгалтерских записей. Как известно, синтетический учет по начислению заработной платы ведется  по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Поэтому при начислении заработной платы и других выплат аудитору сначала необходимо определить их источники, а затем проверить бухгалтерские записи.

     Из  начисленной работникам организации  заработной платы, оплаты труда по трудовым соглашениям, договорам подряда  и совместительству производят различные  удержания, которые можно разделить  на две группы: обязательные и удержания  по инициативе организации. Обязательными  удержаниями являются налог на доходы физических лиц и удержания по исполнительным листам. По инициативе организации через бухгалтерию  из заработной платы работников могут  быть произведены следующие удержания: долг за работником; в погашение  задолженности по подотчетным суммам; за порчу, недостачу или утерю  материальных ценностей; за товары, купленные  в кредит и т.п.

     Проверка  правильности удержаний из заработной платы осуществляется аудитором  выборочно. Причем размеры выборки  определяются теми же методами, что  и при проверке начислений. Затем  по данным свода удержаний определяются виды удержаний из заработной платы, осуществляемые на конкретном экономическом  субъекте.

     Основным  видом удержания, которому при проверке уделяется главное внимание, является налог на доходы физических лиц, который  регулируется главой 23 «Налог на доходы физических лиц» части II Налогового кодекса РФ.

     Приступая к проверке правильности удержания  налога на доходы, аудитору сначала  необходимо выявить суммы, которые  подлежат обложению данным налогом. Согласно ст.210 НК РФ  при определении  налоговой базы учитываются все  доходы налогоплательщика, полученные ими как в денежной, так и  в натуральной форме, или право  на распоряжение, которыми у них  возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в  соответствии со ст.212 НК РФ. Кроме того, при определении размера налогооблагаемой базы налогоплательщик имеет право  на следующие налоговые вычеты: стандартные (ст.218 НК РФ), социальные (ст.219 НК РФ), имущественные (ст.220 НК РФ) и профессиональные (ст.221 НК РФ) налоговые вычеты.

     Таким образом, после проверки исчисления налоговой базы аудитор проверяет  правильность применения тех или  иных налоговых ставок. Они устанавливаются  ст.224 НК РФ и составляют 13, 30 и 35%.

     При проверке удержаний налога на доходы аудитор должен проконтролировать  то, что с сумм доходов, в отношении  которых применяется ставка 13%, исчисление налога производится налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца с зачетом ранее удержанных сумм налога. Причем сумма налога определяется в полных рублях.

     В заключение проверки данного объекта  аудита, аудитору необходимо удостовериться в правильности составления бухгалтерских  записей. На счетах бухгалтерского учета  суммы удержанного налога на доходы физических лиц должны отражаться по Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кт 68 «Расчеты с бюджетом». Перечисление сумм налога на доходы отражается: Дт 68 Кт 51 «Расчетный счет».

     Другим  видом удержаний является удержание  по исполнительным листам. По исполнительным листам судов производятся удержания  алиментов (штрафов). Они могут удерживаться и по заявлению работника. Здесь  аудитору необходимо проверить наличие  полученных исполнительных листов, их регистрации в специальном журнале. Кроме того, необходимо проверить  правильное исчисление сумм алиментов  и отражение их на счетах бухгалтерского учета.

     Причем  аудитору необходимо знать, что удержание  алиментов происходит со всех видов  дохода как по основной, так и  по совмещенной работе, со всех видов  доплат, с оплаты за время отпуска, с пособий по временной нетрудоспособности, с вознаграждения за общие годовые  итоги работы. Исключением являются суммы разовых единовременных премий,  компенсационных выплат за работу во вредных условиях, не носящих постоянный характер, разовой материальной помощи.